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Durchführung von Beglaubigungen sowie Vorbeglaubigungen durch das Rechtsamt

Im Rechtsamt der Friedrich-Schiller-Universität Jena (FSU Jena) können Mitarbeiter und Studierende der FSU Jena Dokumente einfach bzw. amtlich beglaubigen lassen. Für Dritte ist dies nur möglich, wenn das zu beglaubigende Dokument ausschließlich zur Vorlage bei der FSU Jena (dienstliche oder studentische Gründe) bestimmt ist oder es sich um ein von der FSU Jena ausgestelltes Dokument handelt. Bitte prüfen Sie auch vorab, welche Form der Beglaubigung Sie benötigen.


In der Zeit vom 31.07.2017 bis 04.08.2017 werden urlaubsbedingt keine Beglaubigungen vorgenommen.


I. Einfache Beglaubigungen

Mit einer "einfachen" Beglaubigung wird nur die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original bestätigt. Bitte beachten Sie, dass neben dem Rechtsamt auch jedes Sekretariat/Prüfungsamt/Dekanat eine solche einfache Beglaubigung vornehmen kann. Kosten können - sofern keine Kopie vorgelegt wird - für das Anfertigen einer Kopie in Höhe von 0,50 €/Seite anfallen.

II. Amtliche Beglaubigungen

Das Rechtsamt der FSU Jena ist darüber hinaus zuständig für amtliche Beglaubigungen (§ 33 ThürVwVfG). Danach können Urkunden, die von der FSU Jena ausgestellt wurden, amtlich - d.h. mit Dienstsiegel - beglaubigt werden. Darüber hinaus können Abschriften beglaubigt werden, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird.

Das Rechtsamt nimmt daher amtliche Beglaubigungen von folgenden Schriftstücken vor:

Abschriften von Dokumenten, die von der FSU Jena ausgestellt wurden (z.B. Vor,- Zwischen- und Abschlusszeugnisse, Promotionsurkunden)

  1. Abschriften von Dokumenten, die zur Vorlage bei der FSU Jena benötigt werden (z.B. Abiturzeugnis)
  2. Abschriften von Dokumenten, die von einer anderen deutschen Behörde ausgestellt wurden.
  3. Amtliche Beglaubigungen werden nur nach Vorlage des Originals vorgenommen.

Achtung: Nicht beglaubigt werden können Personenstandsurkunden, wie Geburts,- Heirats- und Sterbeurkunden, Reisepässe, Personalausweise sowie Grundbuchauszüge.

Kosten:

Für Dokumente, die von der FSU Jena ausgestellt wurden:               4,00 € pro Dokument

Für Dokumente, die von einer anderen Behörde ausgestellt wurde:   8,00 € pro Dokument

(Ein Dokument kann dabei auch mehrere Seiten umfassen.)

Kosten für das Anfertigen von Kopien:                                               0,50 € pro Seite

Grundlage der zu erhebenden Gebühren und Auslagen ist das Thüringer Verwaltungskostengesetz i.V.m. der Thüringer Allgemeinen Verwaltungskostenordnung in den jeweils geltenden Fassungen.

Bitte, wenn möglich, Kopien mitbringen!


III. Vorbeglaubigungen zur Verwendung deutscher Urkunden im Ausland (Legalisation und Apostille)

Im Ausland werden deutsche Urkunden nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit vom Konsulat des betreffenden ausländischen Staates im Bundesgebiet bestätigt worden ist (Legalisation) oder wenn sie mit einer Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 versehen sind.

Für die Dokumente, die von der FSU Jena ausgestellt worden sind, erhält man die Vorbeglaubigung bzw. die Apostille beim Landesverwaltungsamt Weimar.

Zuvor ist es zwingend erforderlich, die Dokumente vorbeglaubigen zu lassen. Auch hierfür ist das Rechtsamt der FSU Jena zuständig. Die Vorbeglaubigung erfolgt nur nach Vorlage des Originaldokuments. Vorbeglaubigungen auf dem Originaldokument erfolgen im Rahmen der Amtshilfe für das Landesverwaltungsamt Weimar und sind für den Antragsteller nicht kostenpflichtig. Ausnahme, die Vorbeglaubigung soll auf einer Kopie des Dokuments vorgenommen werden, die amtlich zu beglaubigen ist. Für die amtliche Beglaubigung und eventuell anzufertigende Kopien werden Kosten in folgender Höhe erhoben:

Kosten für das Anfertigen von Kopien:                                               0,50 € pro Seite

Bitte, wenn möglich, Kopien mitbringen!

Kosten für das Erteilen einer amtlichen Beglaubigung:                      4,00 € pro Dokument


IV. Übersetzungen

Wird die Apostille/Legalisation auf einer Übersetzung gewünscht, so muss die Übersetzung durch einen staatlich bestellten Übersetzer durchgeführt werden. Für die Übersetzungen ist das Landgericht Gera zuständig. Die Dokumente sind an folgende Adresse zu senden:

Landgericht Gera
Büro des Präsidenten
Rudolf-Diener-Straße 1
07545 Gera

Durch das zuständige Gericht wird die Eigenschaft des Übersetzers als staatlich anerkannter Sachverständiger bestätigt. Diese amtliche Bestätigung ist dann eine öffentliche Urkunde auf der anschließend eine Apostille oder Legalisation erteilt werden kann.


IV. Beglaubigung von ausländischen Dokumenten für den Gebrauch in Deutschland

Bitte beachten Sie, dass ausländische Dokumente, die an der FSU Jena vorgelegt werden sollen, nur amtlich beglaubigt werden können, wenn diese ebenfalls mit einer Apostille/Legalisation versehen sind.

Ist dies nicht der Fall können die Dokumente nur einfach beglaubigt werden.


V. Beglaubigungen für das Universitätsklinikum

Sowohl einfache als auch amtliche Beglaubigungen von Dokumenten des Universitätsklinikums und für Mitarbeiter des Universitätsklinikums werden in der Rechtsstelle des Klinikums, Carl-Zeiss-Str. 12, 07743 Jena, (Telefon: 03641/933323) durchgeführt.


VI. Kontaktdaten Rechtsamt

Rechtsamt der Friedrich-Schiller-Universität Jena
Frau Loschek
Fürstengraben 1
07743 Jena

Zimmer 362
Tel: 03641/931080
E-Mail:

Öffnungszeiten:

Mo. - Do.:       10.00 Uhr bis 11.30 Uhr sowie 14.00 Uhr bis 15.30 Uhr

Fr.:                  10.00 Uhr bis 11.30 Uhr

Bitte beachten Sie eine Bearbeitungsdauer von in der Regel einem Tag.

Wir weisen darauf hin, dass der Zugang zum Rechtsamt nicht barrierefrei ist.


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