Projekt "Überarbeitung des kaufmännischen Rechnungswesens"

Ansprechpartner

Projektmanagerin:	Kerstin Gaida	Mail	Tel. (03641) 9-31206
Projektleiterin:	Kathrin Lampert	Mail	Tel. (03641) 9-31201

Was bisher geschah / Projektstand

Mit Kanzlerschreiben vom 31.8.2011 haben wir über den Stand und die weiteren Schritte der Einführung der kaufmännischen doppelten Buchhaltung an der Universität informiert. Das im März 2011 begonnene Projekt "Überarbeitung des kaufmännischen Rechnungswesens" war im Dezember 2011 zu wesentlichen Teilen konzipiert; für 2012 stehen nunmehr noch einige Restarbeiten sowie der Praxistest und die finale Umsetzung der Projektergebnisse an.

Was ändert sich?

In vielen Fällen kommt es zu Änderungen und Anpassungen der bisherigen Arbeitsabläufe, nicht nur innerhalb des Dezernates 2, sondern auch in den übrigen Einrichtungen der Universität.

Wesentliche Projektergebnisse sind:

Erarbeitung interner Regelungen im Dezernat 2 zur haushalts-, handels-, steuer- und beihilferechtkonformen Bearbeitung der anfallenden Geschäftsvorfälle
Umsetzung angepasster Strukturen in der Aufbau- und Ablauforganisation des Dezernats 2 (hier können Sie das Informationsschreiben und das Organigramm einsehen)
Anpassungen im HIS-Verfahren zur rechtskonformen und ablaufoptimierten Unterstützung des Tagesgeschäfts
Erstellung eines "Handbuchs für Externe" unter Nutzung einer Wiki-Plattform mit Informationen, Hinweisen, Mustern und Hilfestellungen sowie verbindlichen Regelungen für allfällige Themen mit Bezug zum Rechnungswesen
Beschaffung von Lieferungen und Leistungen mit zentralisierter Bestellauslösung
Umsetzung eines stufenweisen zentralen Rechnungseingangs
Zentraler Rechnungsausgang nach dezentraler Rechnungserstellung
Standardisierung in der Projektverwaltung mit Stärkung der Eigenverantwortung der Projektleiter
Weitestgehende Umstellung der Kommunikationsform (von der Papierform in die elektronische Übertragung)

Wie geht es weiter?

Als Dienstleistungseinrichtung der FSU Jena steht das Dezernat 2 allen Einrichtungen als Berater, Unterstützer und Ansprechpartner zur Verfügung.
Um die künftigen Änderungen transparent zu machen, werden die angepassten Ablaufbeschreibungen und Verfahrensweisen mit Verweisen zu den entsprechenden Formularen in einem Wiki zentral zur Verfügung gestellt.
Als interner Leitfaden und umfassendes Regelwerk wird die Datenbank permanent aktualisiert und sukzessive erweitert.
Darüber hinaus werden auf dieser Seite regelmäßig Neuerungen/Änderungen in einem Newsticker kommuniziert und eine Telefonhotline für die Übergangsphase eingerichtet.
Neben diesen Angeboten zur Erleichterung der administrativen Arbeit in den Einrichtungen sind Schulungen sowie Besuche seitens der Projektleitung in den Einrichtungen zu Informationszwecken und der Aufnahme von Besonderheiten vor Ort vorgesehen.

Migrations-Fahrplan

Trotz der sorgfältig geplanten und getesteten Soll-Prozesse ist es denkbar, dass manche Schwierigkeiten erst bei der Anwendung in der Praxis aufgedeckt werden.
Um auf mögliche Umsetzungsprobleme in den dezentralen Einrichtungen frühzeitig reagieren zu können werden die Neuerungen an der FSU Jena schrittweise eingeführt. Einige Neuerungen werden ab März 2012 vorerst in der Physikalisch-Astronomische Fakultät (PAF), in der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultät (CGF), der Stabstelle Information und Kommunikationsdienste (STI), dem Universitätsrechenzentrum (URZ) und der Philosophischen Fakultät, welche als "Pilotfakultäten" fungieren, getestet. Den Umsetzungsplan können Sie hier abrufen.
Nach der Auswertung dieser Testphase und der damit verbundenen "Feinjustierung" der Abläufe ist die schrittweise Integration aller Einrichtungen ab dem III. Quartal 2012 geplant.

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