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350/2017 - Verwaltungsmitarbeiter/in am Lehrstuhl für Aquatische Geomikrobiologie der Biologisch-Pharmazeutischen Fakultät


Ausschreibung Reg.-Nr. 350/2017

Fristende 22. Dezember 2017

An der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist am Lehrstuhl für Aquatische Geomikrobiologie der Biologisch-Pharmazeutischen Fakultät zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter/in

zu besetzen.

Die Stellenbesetzung erfolgt zur Unterstützung der Lehrstuhlinhaberin und ihres dynamischen, internationalen Teams bei der Verwaltung der vielfältigen Drittmittelprojekte im Zusammenhang mit dem Sonderforschungsbereich AquaDiva und dem Deutschen Zentrum für Integrative Biodiversitätsforschung (iDiv) sowie mit Aufgaben der Organisation, Finanz- und Personalverwaltung.

Arbeitsaufgaben:

  • administrative Organisation des Lehrstuhls bezüglich Forschung und Lehre (u. a. Postbearbeitung, Terminkoordination, Korrespondenz, Dienstreiseorganisation, Datenpflege in Friedolin, Aktenablage, Schriftgutverwaltung) und allgemeine Büroorganisation           
  • administratives Controlling und Koordination des Personalmitteleinsatzes kooperativer Projekte in Drittmittelförderprogrammen
  • Unterstützung bei der Erfüllung von Berichtspflichten, die den spezifischen Anforderungen der Fördermittelgeber entsprechen
  • Mitarbeit bei der Bewirtschaftung und Planung der Finanzmittel und Fördermittel (Führen und Kontrolle von Überwachungslisten, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Zahlungsanordnungen)
  • interne Kommunikation und organisatorische Abstimmung mit der wissenschaftlichen Projektleitung, den Arbeitsgruppen des Institutes sowie universitären Verwaltungseinrichtungen
  • externe Kommunikation zu nationalen und internationalen Kooperationspartnern sowie zum Fördermittelgeber
  • Öffentlichkeitsarbeit, Organisation von Veranstaltungen (Tagungen, Workshops, Projekttreffen)
  • verwaltungstechnische Aufgaben (u. a. administrative Betreuung und Auskunftserteilung zumeist an internationale Mitarbeiter und Studierende)   

Anforderungsprofil:

  • abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (bspw. als Fachangestellte/r für Büro­kommunikation oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär/in, Geprüfte/r Betriebswirt/in, Verwaltungsfachangestellte/r) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • erweiterte Kenntnisse auf dem Gebiet Betriebswirtschaft/Finanzen (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen) sowie Verwaltung, bspw. durch ein abgeschlossenes VWA-Studium
  • berufspraktische Erfahrungen an der FSU sowie gute Kenntnisse der universitären Strukturen und Verwaltungsabläufe sind wünschenswert
  • fundierte Kenntnisse und Erfahrung im Projektmanagement
  • sehr gute Fremdsprachenkenntnisse (in Wort und Schrift), insbes. Englisch
  • sicherer Umgang mit IT-Systemen (u.a. Microsoft Office, Berichtswesen SuperX)
  • sehr gute kommunikative, soziale und interkulturelle Kompetenz
  • Belastbarkeit, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, service-orientiertes Verhalten

Die Einstellung erfolgt zunächst befristet, längstens für die Dauer von 2 Jahren; bei Eignung ist eine Dauerbeschäftigung möglich. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8.

Die Ausschreibung richtet sich ausdrücklich auch an Beschäftigte des Hochschulbereiches der Friedrich-Schiller-Universität Jena.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte unter Angabe der o. g. Registriernummer bis zum 22. Dezember 2017 an:                       

Friedrich-Schiller-Universität

Dezernat für Personalangelegenheiten

Fürstengraben 1

07743 Jena

Wir bitten darum, Ihre Unterlagen nur als Kopien einzureichen, da diese nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ordnungsgemäß vernichtet werden.
Bitte beachten Sie auch unsere Bewerberhinweise unter: www.uni-jena.de/stellenmarkt_hinweis.html 

 

Registriernummer
350/2017

 

Bewerbungsadresse
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Dezernat für Personalangelegenheiten
Fürstengraben 1
07743 - Jena

 

Fristen
Ausschreibung vom: 29.11.2017
Bewerbungsende: 22.12.2017

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