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 Wie viele Studierende der Friedrich- Schiller-Universität kommen aus dem Ausland? Wie hoch ist der Frauenanteil unter den neuberufenen Professoren? In welchem Umfang haben die Forscher der Universität in den letzten Jahren Drittmittel eingeworben? Wer Zahlen wie diese zur Universität Jena sucht, der wird im Internet unter www.uni-jena.de/Daten_Fakten_Zahlen.html fündig. Dass diese Informationen dort stets aktuell abrufbar sind, dafür sorgen seit 1. Januar 2010 die Mitarbeiter der neuen Stabsstelle "Ressourcenmanagement und Berichtswesen" der Friedrich- Schiller-Universität (FSU). "Ziel ist es, Daten und Informationen innerhalb der Universitätsverwaltung so zu vernetzen, dass diese systematisch analysiert werden können und kurzfristig abrufbar sind", beschreibt Isabelle Mehlhorn die Aufgabe der neuen Stabsstelle. Nur so ist es gewährleistet, Universitätsleitung, Fakultäten und andere Einrichtungen für ihre Entscheidungsprozesse mit optimal aufbereitetem Material zu versorgen.
Symbiotische Zusammenarbeit
Die neue Einrichtung ist direkt dem Kanzler unterstellt und bündelt Daten und Informationen auf zentraler Ebene. "Dabei ist eine enge - ja ,symbiotische' - Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen unerlässlich", betont Isabelle Mehlhorn, die die Stabsstelle leitet. So gebe es eine enge Kooperation mit dem IT-Beauftragten der Universität, Prof. Dr. Wilhelm Rossak, und seinem Team. Eine noch engere Verknüpfung besteht zur Abteilung Datenverarbeitung der zentralen Universitätsverwaltung, die seit Jahresbeginn in die neue Stabsstelle integriert ist. "Dies ist ein logischer Schritt, liefert die Datenverarbeitung - neben ihren klassischen Aufgaben im Bereich der Systemadministration - doch das Instrumentarium, um unsere Ziele zu erreichen", macht Mehlhorn deutlich. Denn bisher werden Daten zwar erhoben und verarbeitet. "Allerdings liegen die meisten Informationen in den jeweils zuständigen Dezernaten und Bereichen in unterschiedlichen Datenbanken und uneinheitlichen Systemen oder auch noch gar nicht vor."
Mit der Einrichtung der neuen Stabsstelle trägt die FSU geänderten wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen der Hochschullandschaft Rechnung. Die Universität steht zunehmend im Wettbewerb mit anderen Hochschulen um Studierende, Wissenschaftler oder Drittmittel. Außerdem sind die Hochschulen durch das Thüringer Hochschulgesetz verpflichtet, regelmäßig über Stellen, die Verwendung finanzieller Mittel sowie über die strukturelle, personelle, bauliche und finanzielle Entwicklung der Universität Auskunft zu geben.
Eine der zentralen Aufgaben der neuen Stabsstelle ist der Aufbau eines internen und externen Berichtswesens. So laufen bei den Mitarbeiterinnen der neuen Einrichtung, Sandra Hillesheim und Petra Heinisch, die Fäden zur Erstellung der Jahresberichte der FSU zusammen. Zugleich sieht sich das Team als Anlaufstelle für alle Uni-internen Einrichtungen, die auf Daten in jeglicher Form angewiesen sind. "Wichtig ist uns vor allem, Informationen adressatengerecht und effizient aufzubereiten und in konsistenter Weise zur Verfügung zu stellen", sagt Isabelle Mehlhorn. Dabei müssten Aufwand und Nutzen der Erhebung in einem sinnvollen Verhältnis zueinander stehen, betont die 32-Jährige. Aktuell werden die notwendigen Daten für die Bewerbung der FSU in der aktuellen Runde der Exzellenzinititative des Bundes und der Länder aufbereitet.
Im Rahmen des Ressourcenmanagements wird die neue Einrichtung bei hochschulinternen Entscheidungen insbesondere für qualitätssichernde und -fördernde Maßnahmen eine wichtige Unterstützung sein. "Dafür werden valide Daten und standardisierte Kennziffern gebraucht", betont die Diplom-Kauffrau. Diese müssten jedoch zunächst einmal definiert und auf ihre Tauglichkeit hin überprüft werden. Dabei müsse immer klar sein, dass sich eine Universität mit ihren Kernaufgaben in Forschung und Lehre und ihrer kooperativen Verfasstheit nicht einfach wie ein Wirtschaftsunternehmen führen lasse. "Es gilt, den gewachsenen Strukturen unserer Traditionsuniversität ebenso Rechnung zu tragen, wie den sich immer dynamischer ändernden Anforderungen, denen Universitäten sich heute gegenüber gestellt sehen."
Kennzahlensystem etablieren
Es sei unerlässlich, Informationen zur Hand zu haben, die Auskunft über die Entwicklung der Universität geben und als Vergleichsgrößen zu anderen Hochschulen dienen können. Ein solches Kennzahlensystem zu entwickeln, ist das Ziel eines von vier deutschen Universitäten gemeinsam mit der HIS Hochschul-Informations-System GmbH begonnenen Projekts, an dem sich die neue Stabsstelle federführend für die FSU beteiligt. "Wir wollen ein Verfahren etablieren, das mit möglichst geringem Aufwand die steuerungsrelevanten Kennzahlen einer Uni zur Verfügung stellt." Die zeit- und kraftraubende Erzeugung immer weiterer "Datenfriedhöfe" könne nicht der Sinn eines vernünftigen Berichtswesens sein, unterstreicht Isabelle Mehlhorn. Letztlich gehe es darum, die Prozesse innerhalb der Universität möglichst effizient zu gestalten und so die vorhandenen personellen, finanziellen und baulichen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. US
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Das Team der neuen Stabsstelle "Ressourcenmanagement
und Berichtswesen" der FSU unter der Leitung von Isabelle Mehlhorn (vorn, 3.
v. l.). Neben ihr steht Andreas Hendrich, Leiter der Abteilung Datenverarbeitung, die seit 1. Januar 2010 zur neuen Stabsstelle gehört.
Foto: Scheere
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