Blick auf den Jentower

Abteilung Einkauf

Blick auf den Jentower

Die Abteilung Einkauf ist zuständig für die Beschaffung sämtlicher Lieferungen und Leistungen ab einem Gesamtauftragswert von 500 EUR (ohne Umsatzsteuer).

Hierzu gehört insbesondere auch die Beratung bei der Vergabe von Forschungs- und Entwicklungsleistungen, sowie die Beratung bei der Teilnahme an Wettbewerben oder Angebotsabgaben für Aufträge, die durch andere Auftraggeber aussgeschrieben wurden.

Sie gewährt außerdem Unterstützung im Rahmen der Vereinbarung kaufmännischer und vertraglicher Inhalte einschließlich zollrechtlicher Bestimmungen und Regelungen des Außenwirtschaftsgesetzes.

Besucheradresse der Abteilung Einkauf:                                            Fax-Nr. Abteilung Einkauf:

Friedrich-Schiller-Universität Jena                                                          +49 3641 9-412202
16. Etage - Jentower
Leutragraben 1
07743 Jena

Hinweis

Informationen für Bieter: hier

Imiella, Rudolf
Abteilungsleiter Einkauf
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412200
Fax
+49 3641 9-412202
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Henschel, Marianne
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412214
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Lange, Ronny
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412221
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Nagel, Jessica
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412210
Fax
+49 3641 9-412202
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Roth, Stefan
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412211
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Schieferdecker, Michael
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412222
Fax
+49 3641 9-412202
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Schmidt, Silke
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412220
Fax
+49 3641 9-412202
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Gurgel do Amaral Valente, Elena
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412212
Fax
+49 3641 9-412202
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Krämer-Waack, Susann
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412213
Fax
+49 3641 9-412202
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Matz, Ronald
Dezernat 2
Zusatzinformationen einblenden
Telefon
+49 3641 9-412215
Fax
+49 3641 9-412202
JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Zuständigkeitsbereiche

Rudolf Imiella                    
Abteilungsleiter Einkauf

Tel.: +49 3641 9-412200         
E-Mail    
Vertretung: N. N.

  • vergaberechtliche Beratung sowie Bewerber- und Bieterberatung (für Einrichtungen der FSU Jena)
  • Verfahren im EU-Vergaberecht unabhängig einer Warengruppenzuordnung
  • Abschluss von mehrjährigen Rahmenverträgen
  • Zusammenarbeit mit anderen öffentlichen Einrichtungen
  • freiberufliche Leistungen (z. B. Ingenieur- und Architektendienstleistungen)
  • Beratungsleistungen einschließlich Forschungsdienstleistsungen
  • Kraftfahrzeuge
  • Reinigungsdienstleistungen
  • Kommunikationsgeräte, -anlagen und -dienste
  • Energielieferungen
  • nachhaltige und innovative Beschaffung
  • Wirtschaftlichkeitsberechnungen
  • Preiskalkulationen
  • Konzessionen
  • Interessenbekundungen
  • Auktionen
  • Verkäufe

Marianne Henschel        

Tel.: +49 3641 9-412214     
E-Mail        
Vertretung: Ronald Matz

  • Catering
  • Veranstaltungen
  • Reisedienstleistungen
  • Beherbergungsleistungen
  • Verfilmung und Digitalisierung von Archivmaterial
  • Externe Personaldienstleistungen
  • Honorar-und Werkverträge

Ronny Lange 

Tel.: +49 3641 9-412221    
E-Mail  
Vertretung: Hr. Schieferdecker, Silke Schmidt

  • Labormöbel, Laborzubehör
  • Labor- und Forschungsgeräte
  • Laborverbrauchsmaterialien/Chemikalien
  • Instandhaltung und Wartung von Labor- und Forschungsgeräten
  • Labordienstleistungen

Jessica Nagel     

Tel.: +49 3641 9-412210                
E-Mail                   
Vertretung: Stefan Roth

  • Büromöbel/-ausstattungen einschließlich Bibliotheksmöbel/Stellwände etc.
  • Küchen-/Kantineausstattungen einschließlich Küchengeräte und Geschirr
  • Einrichtungen und Ausstattungen für Unterkünfte
  • Lager- und Geschäftsausstattung einschließlich Regale
  • Beleuchtungstechnik
  • Verdunklungs- und Sonnenschutzanlagen einschließlich Lamellen, Rollos und Gardinen
  • Post- und Paketdienstleistungen sowie Postverarbeitungsgeräte

Stefan Roth             

Tel.: +49 3641 9-412211            
E-Mail         
Vertretung: Jessica Nagel

  • Bürobedarf (Büromaterialien und -geräte, Büroverbrauchsmaterialien, Stempel, Papier)
  • Druck- und Medienerzeugnisse einschließlich Dienstleistungen
  • Lager- und Archivmaterialien einschließlich Transport- und Lagerbehälter
  • Werbeartikel

Michael Schieferdecker 

Tel.: +49 3641 9-412222 
E-Mail 
Vertretung: Ronny Lange, Silke Schmidt

  • Labormöbel, Laborzubehör
  • Labor- und Forschungsgeräte
  • Laborverbrauchsmaterialien/Chemikalien
  • Instandhaltung und Wartung von Labor- und Forschungsgeräten
  • Labordienstleistungen

Silke Schmidt   

Tel.: +49 3641 9-412220    
E-Mail  
Vertretung: Ronny Lange, Hr. Schieferdecker

  • Labormöbel, Laborzubehör
  • Labor- und Forschungsgeräte
  • Laborverbrauchsmaterialien/Chemikalien
  • Instandhaltung und Wartung von Labor- und Forschungsgeräten
  • Labordienstleistungen

Elena Gurgel Valente     

Tel.: +49 3641 9-412212         
E-Mail      
Vertretung:   Susann Krämer-Waack

  • Medienausstattung und Medientechnik (Tafelanlagen, Video- und Audiotechnik, Beamer) einschließlich Wartung und Instandhaltung
  • Werkstatt-, Produktions- und Industriebedarf (einschließlich Hausmeisterbedarf, Werkstattmaschinen und -verbrauchsmaterialien) sowie Reparaturen
  • Sonstige Geräte (soweit keine Forschungs- und Laborgeräte) einschließlich Wartung und Instandhaltung
  • Erste-Hilfe-Ausrüstung/ persönliche Arbeitsausrüstung (Bekleidung, Handschuhe, etc.)
  • Schließsysteme
  • Kälte- und Klimatechnik
  • Stromversorgungsanlagen (SV/USV)
  • Gärtnereibedarf
  • Sportgeräte (z. B. für Sportwissenschaften)

Susann Krämer-Waack

Tel.: +49 3641 9-412213
E-Mail
Vertretung: Elena Gurgel Valente

  • IT-Hardware sowie -zubehör einschließlich Multifunktionsgeräte
  • IT-Messgeräte/-Werkzeuge
  • IT-Software (exklusive gerätespezifische Laborsoftware)
  • IT-Dienstleistungen (z. B. Webseitenerstellung; Programmierleistungen)
  • IT-Reparaturen und -wartung
  • IT-Netzwerk

Ronald Matz

Tel.: +49 3641 9-412215
E-Mail
Vertretung: Marianne Henschel

  • Transport- und Umzugsdienstleistungen
  • Sicherheitsdienstleistungen
  • Entsorgungsdienstleistungen
  • Hausmeisterdienste

Sonderfälle der Beschaffung

Beschaffung Büro- und Geschäftsbedarf Inhalt einblenden

Büro- und Geschäftsbedarf umfasst alle Gegenstände des täglichen Bedarfs im Büro, wie zum Beispiel Schreibwaren, Stempel, Briefumschläge aber auch elektrische Geräte (Büromaterial), soweit sie in der Rahmenvereinbarung  zur Verfügung stehen.

Bürobedarf und Geschäftsbedarf soll unabhängig vom Gesamtbestellwert ausschließlich über die  Rahmenvereinbarung bestellt werden. Sofern die Rahmenvereinbarung  einen Artikel nicht führt und auch kein gleichwertiger Artikel angeboten wird, kann dieser bis zu einem Gesamtbestellwert in Höhe von 500 EURO (netto) anderweitig beschafft werden.

Beschaffung von Raumausstattung/Labormöbeln Inhalt einblenden

Zur Raumausstattung bzw. zu Büromöbeln zählen u. a. Schränke, Regale, Tische und Rollcontainer, Stühle, Garderoben und sonstige Einrichtungsgegenstände.

Die Beschaffung von Büromöbeln/Labormöbeln sowie sonstigen Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen erfolgt unabhängig vom Preis, ausschließlich durch die Abteilung Einkauf, die den Bedarf prüft und beratend zur Verfügung steht.

Beschaffung von IT-Software und -dienstleistungen Inhalt einblenden

Im Falle des Bedarfs an Software ist zwingend das Universitätsrechenzentrum (URZ) zu kontaktieren. Dieses prüft die technischen Voraussetzungen, die Kompatibilität und die Verfügbarkeit von Landeslizenzen. Die Bestellung erfolgt in jedem Fall zentral durch das Rechenzentrum (URZ) oder die Abteilung Einkauf.

Die Beschaffung von Software und Applikationen, für die Rahmenverträge bestehen, sind über den Bereich Softwarebeschaffung des Universitätsrechenzentrums zu beantragen. Für zu beschaffende Software und Applikationen (Apps) ohne Rahmenvertrag ist die Abteilung Einkauf als erster Ansprechpartner zuständig. Die Abstimmung mit dem URZ bzw. den zuständigen Stellen erfolgt vor Bestellauslösung zentral durch die Abteilung Einkauf.

Beschaffung von Mobiltelefonen, Tablets und mobiler Internetzugang Inhalt einblenden

Die Beschaffung von Mobiltelefonen, Blackberrys, Smartphones, sonstigen Geräten und Zubehör zur mobilen Internetverbindung (GSM/GPRS, LTE, UMTS) per Internet-Stick oder -Karte (HSDPA, HSPA, HSPA+, HSUPA) sowie die damit verbundenen Mobilfunkverträge sind ausschließlich über das Dezernat 4 zu beantragen.

Diese Beschaffungsanträge gelten unabhängig vom Auftragswert.

Hierzu ist ein formloser Antrag mit Begründung der dienstlichen Notwendigkeit für den Einsatz des Gerätes an

Dezernat 4
Abteilung Technik
SG Kommunikationstechnik
Nollendorfer Straße 26
07743 Jena

zu richten.

Beschaffung von Honorarkräften Inhalt einblenden

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena bindet in zahlreiche Prozesse externe Honorarkräfte ein. So werden zum Beispiel Vorträge oder Vorlesungen durch Gastreferenten bestritten. Der Prozess der Beschaffung von Honorarkräften setzt immer eine Leistung des Dritten an die Friedrich-Schiller-Universität Jena voraus. Überwiegt hingegen das Eigeninteresse des Dritten, wie zum Beispiel im Rahmen eines Vortrages eines Ehrendoktors aus Anlass der Verleihung der Ehrendoktorwürde durch die Universität Jena, so erbringt der Referent keine Leistung an die Friedrich-Schiller-Universität Jena. In diesen Fällen liegt keine Beschaffung von Honorarkräften vor. In Zweifelsfällen unterstützt das Rechtsamt.

Die Leistungsbeschaffung obliegt den Hochschuleinrichtungen selbst.

In allen Fällen der Beschaffung der Honorarkräfte ist ein Honorarvertrag zwischen der Friedrich-Schiller-Universität Jena und der Honorarkraft zu schließen. Die zu verwendenden Musterverträge sind durch das Rechtsamt in HanFRIED bereitgestellt. Die Verträge sind in zweifacher Ausfertigung auszudrucken. Beide Ausdrucke sind dem Projektverantwortlichen bzw. Kostenstellenverantwortlichen zur Unterschrift vorzulegen. Beide von diesem unterzeichneten Ausdrucke sind an das Dezernat 5 zur weiteren Prüfung zu übergeben. Erst nach der Prüfung durch das Dezernat 5 werden die Verträge dem Vertragspartner zur Unterschrift übersandt. Für weitere Ausführungen wird auf das vom Rechtsamt der Friedrich-Schiller-Universität Jena zur Verfügung gestellte Merkblatt verwiesen.

Sofern die Vergütung der Honorarkraft aus Drittmitteln finanziert wird, muss die Hochschuleinrichtung sicherstellen, dass die Höhe der Vergütung und die Reisekostenvereinbarung den Verwendungsbestimmungen des Drittmittelgebers entsprechen. Gegebenenfalls ist im Vorfeld eine Abstimmung mit dem Dezernat Finanzen und Beschaffung herbeizuführen.

Bewirtungsleistungen und Aufmerksamkeiten in geringem Umfang Inhalt einblenden

Werden Personen verköstigt und steht die Darreichung von Speisen und/oder Getränken im Vordergrund, liegt eine Bewirtung vor. Dabei kann es sich um externe Bewirtungen (z. B. Restaurantbesuche) oder um Bewirtungen in den Räumen der Friedrich-Schiller-Universität Jena handeln (z. B. Sektempfang nach einer Veranstaltung).

Bei der Darreichung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee oder Gebäck), z. B. anlässlich von Besprechungen, handelt es sich - in Abgrenzung zur Bewirtung - um eine übliche Geste der Höflichkeit. Näheres dazu regelt die Bewirtungsrichtlinie der Friedrich-Schiller-Universität Jena in der jeweils geltenden Fassung.

Beschaffung von Literatur Inhalt einblenden

Der Prozess der Beschaffung von Fachliteratur/Zeitschriften an der Universität Jena ist durch die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ThULB) geregelt. Bei einem Bedarf an Literatur ist die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ThULB) zu kontaktieren. Diese Regelung gilt nicht für die Verwaltung.

Beschaffung in Notlagen/Havarien Inhalt einblenden

Diese Ausnahmeregelung greift, wenn ohne die vorgesehene Ersatzbeschaffung/Reparatur der Geschäftsbetrieb der Hochschuleinrichtung akut gefährdet ist und damit kurzfristig nicht aufrechterhalten werden kann. Katastrophen sind immer Notlagen.

In Notsituationen, d. h. in Fällen der Havarie, ist die Hochschuleinrichtung nach vorheriger Rücksprache mit dem Einkauf befugt, etwaige Ersatzbeschaffungen selbstständig zu veranlassen.

Information

Dokumente und Formulare finden Sie auf der HanFRIED-Plattform: https://www.hanfried.uni-jena.de/

In unserem Wiki sind Regelungen und Verfahrensweisen zu unseren Standardprozessen dokumentiert.

Diese Seite teilen
Die Uni Jena in den sozialen Medien:
Ausgezeichnet studieren:
  • Logo der Initiative "Total E-Quality"
  • Logo des Best Practice-Club "Familie in der Hochschule"
  • Logo des Projekts "Partnerhochschule des Spitzensports"
  • Qualitätssiegel der Stiftung Akkreditierungsrat - System akkreditiert
Zurück zum Seitenanfang