Netzwerktechnik und ein altes Telefon

CIO-Gremium

Strategische Entwicklung der IT-Infrastruktur und Digitalisierung für Forschung, Lehre, Bibliothek und Verwaltung an der Uni Jena
Netzwerktechnik und ein altes Telefon
Foto: Jens Meyer (Universität Jena)

Das CIO-Gremium der Universität Jena startete seine Arbeit im August 2022 in neuer Zusammensetzung. Der Vorsitzende ist der Vizepräsident für Digitalisierung Prof. Dr. Christoph Steinbeck. Er wird im Gremium unterstützt durch Vertreterinnen und Vertreter des Universitätsrechenzentrums, dem Kanzler, dem Informationssicherheitsbeauftagten, dem Datenschutzbeauftragten, der Stabsstelle Digitale Universität, der Universitätsbibliothek und des Michael Stifel Center Jena.

Zu den Kernaufgaben des CIO-Gremiums zählen insbesondere:

  • Die strategische Weiterentwicklung von Digitalisierung und IT-Infrastruktur für Forschung,
    Lehre, Bibliothek und Verwaltung
  • Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Operationalisierung der Strategieziele
  • Das Monitoring laufender Strategiemaßnahmen sowie die Identifikation von Problemstellungen bzw. Handlungsbedarfen in Digitalisierung und IT sowie die Ableitung geeigneter Lösungen bzw. Optimierungsmöglichkeiten

Das Gremium trifft sich monatlich in einer 1 ½-stündigen Sitzung und zweimal im Jahr zu einer eintägigen Klausurtagung. Um eine Nachverfolgbarkeit der Gremiumsarbeit sicherzustellen, erstellt es einen jährlichen Bericht an die Hochschulleitung und veröffentlicht seine Themen transparent auf dieser Webseite.

Mitglieder des CIO-Gremiums

  1. Steinbeck, Christoph, Prof. Dr. Vizepräsident für Digitalisierung Büro des Vizepräsidenten für Digitalisierung
    Portrait von Prof. Dr. Christoph Steinbeck
    Foto: Anne Günther (Universität Jena)
  2. Held, Thoralf, Dr. Kanzler Kanzleramt
    Dr. Thoralf Held
    Foto: Jens Meyer (Universität Jena)
  3. Schneider, Olaf, Dr. Universitätsrechenzentrum
  4. Schulz, Frederik, Dr. Chief Digital Officer Stabsstelle Digitale Universität
  5. Leydolph, Karsten Thüringer Universitäts- u. Landesbibl.
  6. König-Ries, Birgitta, Univ.-Prof. Dr. Forschungsdatenmanagement
  7. Hendrich, Andreas Informationssicherheitsbeauftragter Stabsstelle für Informationssicherheit
  8. Schleicher, Jana, Dr. Datenschutzbeauftragte Büro des Vizepräsidenten für Digitalisierung

Aktuelle Themenfelder

Das Gremium orientiert seinen Einsatz an definierten Themenfeldern, dadurch wird eine effektive strategische Weiterentwicklung im Rahmen der digitalen Transformation der Universität erreicht. Hierbei stehen folgende Themenfelder im Zentrum der Tätigkeit:

  • Strategieentwicklung

    Die Hauptaufgabe des Gremiums liegt in der strategischen Entwicklung der Digitalisierung an der Universität, dies strahlt in die anderen Themenfelder hinein und führt zu einer engen Verknüpfung. Insbesondere beschäftigt sich das Gremium hierbei mit den Auswirkungen neuer technischer Entwicklungen (z. B. KI), der Verknüpfung zu anderen Themengebieten (z. B. Nachhaltigkeit), der Weiterentwicklung bestehender IT-Strukturen und dem Auf- und Ausbau von Kooperationen und der Schaffung von Synergien (z. B. mit dem IT-Zentrum der Thüringer Hochschulen, HS-ITZ).

    Die verantwortliche Koordination in diesem Themenfeld liegt beim Vizepräsidenten für Digitalisierung.

  • Informationssicherheit

    Die Universität Jena verarbeitet bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben in Forschung, Lehre und Verwaltung regelmäßig schutzbedürftige Informationen. Sowohl durch technische, organisatorische und präventive Maßnahmen werden Risiken minimiert und die Informationssicherheit kontinuierlich verbessert. Der Leiter der Stabsstelle für Informationssicherheit trägt Themen aus seiner Arbeit in das CIO-Gremium ein, hierunter fallen unter anderem Sicherheitsvorfälle, Datenschutzangelegenheiten (in Kooperation mit dem Datenschutzbeauftragten), Risikomanagement, die Entwicklung von Leitlinien und Richtlinien (Compliance) sowie der Aufbau eines Awareness-Programms.

    Koordination des Themenfeldes: Andreas Hendrich

  • Digitale Verwaltung / Digitalisierung der Serviceprozesse

    Die Digitalisierung der Service-Prozesse der Universität erfolgt derzeit durch die Verwaltungsdigitalisierungsprojekte: Einführung des ERP-Systems SAP, Einführung des neuen Campusmanagementsystems HISinOne, Einführung des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents und Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes.

    Diese Projekte werden durch die Bearbeitung übergreifender Themen wie Prozess-, Change- und Rollen-Rechtemanagement begleitet. Ebenso erfolgt eine Unterstützung durch die Einführung digitaler Werkzeuge wie digitale Signaturen oder E-Payment.

    Koordination des Themenfeldes: Thoralf Held

  • Digitale Dienste und Infrastrukturen

    Mit vielfältigen Diensten basierend auf leistungsfähigen Infrastrukturen ermöglicht das Universitätsrechenzentrum gemeinsam mit vielen Partnern die Digitalisierung in Forschung, Lehre und Verwaltung. Ziel ist es, dieses umfangreiche Leistungsangebot kontinuierlich weiterzuentwickeln unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen und der sich verändernden Bedarfe. Technische Neuerungen sowie damit einhergehende Erwartungen der Nutzenden sind wesentliche Treiber in diesem Verbesserungsprozess. Durch eine sorgfältige Planung und strukturierte Umsetzung werden Attraktivität, Qualität und Verlässlichkeit der Dienste erhalten oder verbessert.

    Koordination des Themenfeldes: Olaf Schneider

  • Digitale Lehre

    Die Nutzung digitaler Medien kann Lehre qualitativ bereichern und ihre (internationale) Reichweite deutlich steigern. Dazu müssen wir die Voraussetzungen im Form der Begleitung durch Qualifizierungs- und Supportangebote für Lehrende und Studierende sowie einer modernen und leistungsfähigen Infrastruktur schaffen. Durch Zertifikatsprogramme für Data Literacy und KI und deren Einbettung in die Lehre müssen wir Studierenden die Kompetenzen mitgeben, die in allen Fachbereichen und Berufsfeldern immer stärker gefordert werden. Die Entwicklung der digitalen Lehre an der Universität wird hauptsächlich über die Stabsstelle Digitale Universität  ins Gremium eingetragen.

    Koordination des Themenfeldes: Frederik Schulz

  • Qualifizierung und Support

    Die fortlaufende Entwicklung der Bildungs- und Supportangebote ist eine essentielle Aufgabe an einer Universität, um den sich verändernden Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden. Das Gremium beschäftigt sich aktuell insbesondere mit dem Aufbau von Digitalkompetenzen und sogenannter „Future Skills“. Dabei spielt die Sicherstellung von Barrierefreiheit eine wichtige Rolle, sowie das Clientmanagement und die Gewährleistung eines souveränen Supports für die Nutzer*innen. Anknüpfungsstellen sind hier die Thüringer Universitäts- und LandesbibliothekExterner Link (ThULB ) und das Michael Stiefel Center JenaExterner Link (MSCJ).

    Koordination des Themenfeldes: Birgitta König-Ries, Karsten Leydolph

  • Digitale Forschung

    Ein zentraler Aspekt für die Digitalisierung im Bereich Forschung ist die Verwirklichung einer Open Science Kultur an der Universität, dabei spielen Themenfelder wie das Forschungsdatenmanagement und elektronische Laborbücher, Langzeitarchivierung und Unterstützungsangebote zum Aufbau von interdisziplinären Vernetzungen eine entscheidende Rolle. Insbesondere dient hier das Michael Stiefel Center JenaExterner Link (MSCJ) als Ankerpunkt.

    Koordination des Themenfeldes: Birgitta König-Ries

Überblick zu Themen und Projekten des Gremiums

Im Folgenden werden quartalsweise die im Gremium besprochenen Projekte und Themen zusammengefasst. Weitere Details können aus den Jahresberichten (siehe unten) entnommen oder bei Frau Jana Schleicher (E-Mail: cio@uni-jena.de, Telefon 401603) erfragt werden.

  • I. Quartal 2024 (in Arbeit)

    Digitale Dienste und Infrastrukturen

    • Softphone-Nutzung (Telefonie mittels Software): Aktueller Nutzungsstand und Planung weiteres Vorgehen
    • Status und Planungen zu NextCloud im HS-ITZ
    • Aktueller Stand URZ-Neubau Inselplatz

    Digitale Verwaltung

    • Bericht zu AG-Bildungen in der Verwaltungsdigitalisierung
    • Vorstellung Digitalisierungslandkarte (Kanzlervereinigung)
  • IV. Quartal 2023

    Informationssicherheit

    • MFA-Einführung: technische Umsetzung und Alternative zu PrivacyIDEA
    • Überarbeitung der Leitlinie für Informationssicherheit
    • Bericht zum SAP-Sicherheitskonzept

    Digitale Dienste und Infrastrukturen

    • Regelung zu Kostenumlagen für Leistungen des URZ
    • Inhouse-Verkabelung für WLAN-Accesspoints der Generation Wifi6
    • Vorstellung der Einsparungen am URZ ab 2024

    Digitale Lehre

    • Bericht zum Moodle Update und den zurückgemeldeten Nutzererfahrungen

    Qualifizierung und Support

    • Überblick zu Qualifizierungsmöglichkeiten digitaler Kompetenzen an der Universität

    Digitale Forschung

    • High Performance Computing (HPC): Diskussion der aktuellen Situation und Absprache weiteres Vorgehen

    Sonstiges

    • Vorstellung des EC2U-Projekts und der unmittelbar anstehenden IT-Deliverables
    • Bericht zu "Digitalisierung des Kulturellen Erbes in Thüringen" (ThULB)
    • CIO Themenfelder Priorisierung und Ticketsystemanpassungen
    • 2. Klausurtagung
    • Ausarbeitung des Jahresberichts 2023 des CIO-Gremiums
  • III. Quartal 2023

    Informationssicherheit

    • MFA-Einführung: Strategie zur Erstellung einer Umfrage, Bericht zu technischen Vorbereitungen und möglichen nutzbaren Faktoren, Empfehlung zur Erstellung einer Wikiseite zum Thema
    • Abstimmung zum Passwortmanagement an der Universität
  • II. Quartal 2023

    Informationssicherheit

    • MFA Einführung: Ergebnisse der Proof-of-Concept-Studie mit PrivacyIDEA
    • Recovery-Maßnahmen: Austausch zum aktuellen Stand, Szenarienentwicklung
    • Cybersicherheit: strategische Abstimmung zum weiteren Maßnahmen, Business Impact Analysis

    Datenschutz

    • Positionierung im Fall Microsoft-Lizenz
    • Entwurfsvorlage zu einer Cloud-Richtlinie aus dem HS-ITZ

    Verwaltungsdigitalisierung

    • Abgrenzung projektübergreifender Querschnittsthemen
    • Abstimmung zu Entwicklungen im Bereich elektronischer Signaturen im HS-ITZ

    Sonstiges

    • Strukturierung der Themenfelder der Gremienarbeit
  • I. Quartal 2023

    Informationssicherheit

    • Austausch zur weiteren Vorbereitung auf einen Cyberangriff: Gegen- bzw. Recovery-Maßnahmen abstimmen und Priorisierung von Maßnahmen
    • Awarness: Phishing-Sensibilisierung - Verpflichtung zur Schulung der Mitarbeitenden und Studierenden
    • Hinterlegung alternativer E-Mailadressen von Studierenden und Beschäftigten – Abstimmung zur Rundmail
    • Multi-Faktor-Authentifizierung: Abstimmung zur Einführungsstrategie
    • Notfallmanagement: Entwicklung eines Notfallhandbuchs für den Krisenstab

    Datenschutz

    • Abstimmung zu Risiken durch den Auftritt der Universität in Sozialen Medien

    Digitale Dienste und Infrastrukturen

    • Aktuelle Entwicklungen im Projekt Öffentliches WLAN (Kooperation mit den Stadtwerken)

    Sonstiges

    • Einbindung von Jira für das Aufgabenmanagement im Gremium
    • Planung Klausurtagung
  • IV. Quartal 2022

    Strategieentwicklung

    • Anpassungvorschläge für die IT-Strategie der Thüringer Hochschulen

    Informationssicherheit

    • Awareness: Abstimmung zu Sensibilisierungmaßnahmen
    • Notfallmanagement: Prävention für Angriffe schaffen (Aufgabe: Initiierung eines Krisenstabs)

    Digitale Verwaltung

    • Bericht zu DMS
    • Bericht zur Neustrukturierung des Lenkungsausschusses

    Digitale Dienste und Infrastrukturen

    • Aktuelle Entwicklungen im Projekt Öffentliches WLAN (Kooperation mit den Stadtwerken)
    • Strategisch Absprachen zum IT-Service-Portfolio (Campuslizenzen)

    Sonstiges

    • Planung Klausurtagung
    • Strategisches Vorgehen bei der weiteren Gremiumsarbeit
  • III. Quartal 2022

    Strategieentwicklung

    • Neubildung des Gremiums im August 2022 und erste Abstimmungen zum strategischen Vorgehen bei der gemeinsamen Arbeit
    • Aktuelle Entwicklungen betreffend die IT-Strategie und Zusammenarbeit im IT-Zentrum der Thüringer Hochschulen (HS-ITZ), hier im Speziellen mit Fokus auf Services, die vom HS-ITZ zur Verfügung gestellt werden
    • Digitalisierungsstrategie der Universität - Aktueller Stand und Abstimmung zur weiteren Entwicklung

    Digitale Forschung

    • High Performance Computing (HPC): Abstimmung zu Herausforderungen und Absprache zum strategischen Vorgehen

Jahresberichte des CIO-Gremiums (ab 2023)

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Jahresberichte CIO
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Ihre Anregungen, Ideen sowie Feedback können Sie direkt an das CIO-Gremium richten. Schreiben Sie uns eine E-Mail an cio@uni-jena.de oder rufen Sie an unter 401603 (Jana Schleicher, Referentin Büro des Vizepräsidenten für Digitalisierung).