Aufgrund der aktuellen Situation finden bis auf Weiteres keine Sprechzeiten vor Ort statt.
Anfragen richten Sie bitte per Telefon oder E-Mail an den zuständigen Bearbeiter. Vertragsabschlüsse finden bis auf Weiteres per Zusendung der relevanten Unterlagen auf dem Postweg statt. Bitte unterstützten Sie uns dahingehend, dass Sie die notwendigen Unterlagen vollständig ausgefüllt an uns zurücksenden. Die Umstellung bedeutet auch, dass längere Vorlauffristen insbesondere für Einstellungen und Weiterbeschäftigungen notwendig werden, da der Postlaufweg mit eingeplant werden muss. Hierfür bitten wir um Beachtung und Verständnis. Vielen Dank!
Weiterführende Informationen, die Ihr Beschäftigungsverhältnis betreffen, entnehmen Sie bitte den unten aufgeführten FAQ für Beschäftigte zum Coronavirus.
Weitere allgemeine Informationen sind den FAQ der anderen Bereiche der Universität zu entnehmen.
Beschäftigte mit COVID-19-Symptomatik und respiratorischer Symptomatik, d.h. mit Zeichen einer Erkältung oder einer Grippe, dürfen die Liegenschaften der Universität nicht betreten. Besteht der Verdacht auf eine SARS-CoV-2-Infektion, welcher sich insbesondere durch akuten Verlust von Geruchs- und Geschmackssinn, Fieber, Husten und Atemnot ergeben kann, sind die betroffenen Personen durch die Vorgesetzten aufzufordern, die Arbeitsstätte (bzw. Universität) unverzüglich zu verlassen und sich gegebenenfalls in ärztliche Behandlung zu begeben. Ausschließlich dem Arzt oder dem Gesundheitsamt obliegt die Entscheidung über die Durchführung eines Corona-Tests. Eine Anordnung durch den Arbeitgeber (Dezernat 5 - Personal) erfolgt nicht. In diesem Fall sollten Sie daher unverzüglich telefonisch Kontakt zu einer Arztpraxis aufnehmen, um das weitere Vorgehen abzuklären.
Kassenärztlicher Notdienst: 116 117
Fiebersprechstunde Jena: 03641 49 33 33
Wenn Sie darüber hinaus an das Personaldezernat als Vertreter Ihres Arbeitgebers bzw. Dienstherrn einen konkreten Sachverhalt (Erkrankungs- oder Quarantänefall oder fehlende Betreuungsmöglichkeiten) mitteilen wollen, nutzen Sie bitte dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_sachverhalt.
Für allgemeine Anfragen sowie die Bitte um zusätzliche Informationen an das Personaldezernat nutzen Sie bitte dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Was muss ich tun?
Einen konkreten Erkrankungs- oder Quarantänefall melden Sie bitte an Ihre*n Vorgesetzte*n sowie an das Personaldezernat als Vertreter Ihres Arbeitgebers bzw. Dienstherrn über folgendes Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_sachverhalt. Bitte geben Sie hierbei an, ob die Quarantäne im Zusammenhang mit der Rückkehr aus einem Risikogebiet besteht.
Während der Zeit der Quarantäne ist es Ihnen untersagt arbeiten zu gehen bzw. die Liegenschaften der Universität zu betreten. Verstöße können entsprechend der geltenden Thüringer Quarantäneverordnungen mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden.
Bekomme ich während der Zeit der Quarantäne weiterhin mein Entgelt?
Sofern Sie Ihre Aufgaben in Absprache mit Ihrem Vorgesetzten auch von zu Hause aus erledigen können, treten keine Veränderungen bezüglich der Entgeltzahlung ein. Es gelten dabei uneingeschränkt die Regeln zur Erbringung der Arbeitsleistung, d. h. die erwartete Arbeitsleistung ist auch bei Tätigkeit im Homeoffice vollständig zu erbringen. Sofern nur eingeschränkt von zu Hause aus gearbeitet werden kann, sind entsprechende Minusstunden zu dokumentieren.
Sofern eine Erledigung von Aufgaben von zu Hause aus nicht möglich ist, kommt es zur Zahlung einer Entschädigung gemäß § 56 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG). Bitte beachten Sie hierbei, dass Sie zunächst ihr Entgelt weitergezahlt bekommen, ohne dass hierdurch ein Rechtsanspruch auf eine außertarifliche Entgeltfortzahlung begründet wird. Durch die zuständige Gehaltsstelle erfolgt nachgelagert eine Korrektur (Verrechnung des gezahlten Entgeltes mit der Entschädigungszahlung nach dem IfSG). Für die ersten sechs Wochen wird die Entschädigung in Höhe des Verdienstausfalls durch den Arbeitgeber ausgezahlt/ mit dem bereits gezahlten Entgelt verrechnet. Ab der 7. Woche entfällt die Zahlung durch den Arbeitgeber. In diesen Fällen hat der Beschäftigte selbst einen Antrag auf Entschädigung bei der zuständigen Behörde (Thüringer Landesverwaltungsamt) zu stellen. Die Zahlung erfolgt dann durch diese in Höhe des Krankengeldes nach § 47 Abs. 1 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch, soweit der Verdienstausfall die für die gesetzliche Krankenversicherungspflicht maßgebende Jahresarbeitsentgeltgrenze nicht übersteigt.
Ist ein Mitglied Ihrer Familie bzw. eine im Haushalt lebende Person in Quarantäne, fallen Sie nicht automatisch mit unter die Quarantäne. Das Gesundheitsamt empfiehlt, den Kontakt zu diesen Personen möglichst einzuschränken oder sich von diesen zu separieren. Soweit bei diesem Haushaltsmitglied keine Symptome vorliegen und keine Maßnahmen vom Gesundheitsamt angeordnet worden sind, kann die Tätigkeit an der Universität Jena fortgesetzt werden. Auf eine strenge Einhaltung der AHAL-Regeln und Kontaktbeschränkungen ist jedoch zu achten.
Wenn Sie Kontakt zu einer nachweislich positiv auf das Coronavirus SARS-CoV-2 getesteten Person hatten, begeben Sie sich bitte eigenverantwortlich in häusliche Quarantäne, bis Sie eine offizielle Entscheidung des Gesundheitsamts erhalten haben.
Informieren Sie darüber hinaus auch Ihre vorgesetzte Person sowie das Personaldezernat (siehe FAQ Nr. 3.a.).
Wenn Sie an das Personaldezernat als Vertreter Ihres Arbeitgebers bzw. Dienstherrn einen konkreten Sachverhalt (Erkrankungs- oder Quarantänefall oder fehlende Betreuungsmöglichkeiten) mitteilen wollen, nutzen Sie bitte dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_sachverhalt.
Bei Vorliegen von besonderen Corona-bezogenen Sachverhalten ohne akute Beeinträchtigung der Arbeitsfähigkeit (z.B. Kontakt zu Verdachtspersonen noch ohne Quarantäneregelung, Warten auf Ergebnisse von verpflichtenden Tests, nicht die Arbeitsfähigkeit beeinträchtigende leichte Erkältungssymptome) können zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten kurzfristige individuelle Regelungen gemäß § 10 der Dienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit vereinbart werden. In diesen Fällen können Arbeitsleistungen auch von zu Hause aus erledigt werden.
Das tägliche Arbeitszeitsoll ist dabei zu erfüllen. Sollten Sie Ihrer Arbeitsverpflichtung nicht bzw. nicht vollständig nachkommen können, beachten Sie bitte die weiterführenden FAQ Nr. 2 sowie Nr. 11 bis Nr. 14.
Die Gesundheitsämter erhalten Meldungen über positive Testergebnisse und entscheiden über die erforderlichen Maßnahmen und informieren nach Maßgabe ihrer Risikobewertung Kontaktpersonen und verhängen erforderliche Quarantänen.
Aufgrund der aktuell hohen Fallzahlen bittet das Jenaer Gesundheitsamt positiv auf SARS-CoV-2 getestete Personen, ihre jeweiligen Kontaktpersonen auch selbst zu informieren, damit sich diese ohne Zeitverzögerung in Quarantäne begeben können (siehe hierzu Frage 2. c.). Das Gesundheitsamt informiert die betreffenden Personen zusätzlich.
Bitte informieren Sie uns über Ihre (bescheinigte) Arbeitsunfähigkeit bzw. über die verhängte Quarantäne, nutzen Sie bitte dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_sachverhalt. Nur die Gesundheitsämter treffen Risikobeurteilungen, nicht der Arbeitgeber.
Für allgemeine Anfragen und die Bitte um zusätzliche Informationen nutzen Sie bitte dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Alle Personen, die per Flugzeug in die Bundesrepublik einreisen, müssen vor dem Abflug dem Beförderer ein negatives Testergebnis, einen Impfnachweis oder einen Genesenennachweis vorlegen.
Daneben sind bei Einreise in die Bundesrepublik Deutschland - nach einem Aufenthalt in einem ausländischen Risikogebiet (einfaches Risikogebiet-, Hochinzidenz- oder Virusvariantengebiet) gemäß Veröffentlichung des RKI - spezielle Nachweispflichten und eine Quarantänepflicht (z.B. bei Einreise aus einen Virusvariantengebiet eine 14tägige Quarantäne, die auch nicht vorher beendet werden kann) zu beachten.
Außerdem müssen sich Einreisende aus Risikogebieten vor ihrer Ankunft in Deutschland auf https://www.einreiseanmeldung.de anmelden. Weiterführende Informationen dazu finden Sie auf den Seiten des Bundesgesundheitsministeriums: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus-infos-reisende/faq-tests-einreisende.html
An der Universität Jena gelten keine über die Regelungen von Bund und Ländern hinausgehenden Besonderheiten bei der Rückkehr aus einem Risikogebiet. Bitte informieren Sie sich über die für Ihr Bundesland und Ihren Wohnort derzeit geltenden Regelungen.
Regelung für Thüringen unter: https://www.tmasgff.de/covid-19/faq
Allgemeingültige Regelungen des Bundes unter: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus-infos-reisende.html
Eine aktualisierte Übersicht, über die durch das Robert-Koch-Institut als internationales Risikogebiet ausgewiesenen Länder finden Sie unter: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html
Für Einpendler, die aufgrund der Corona-Schutz-Verordnung ihres Wohnortes einen Nachweis über ihre berufliche Tätigkeit benötigen, gilt die Thoska als Dienstausweis der Universität. Mitarbeitende, die bislang über keine Thoska verfügen, können sich im Thoska-Büro kurzfristig eine Karte ausstellen lassen.
Der Vertragsabschluss wird ab sofort grundsätzlich per Zusendung der relevanten Unterlagen erfolgen, sodass ein direkter Kontakt zu Ihrem und auch zum Schutz der Mitarbeitenden im Personaldezernat vermieden wird.
Genauere Informationen erhalten Sie vorab per E-Mail. Bitte rufen Sie daher regelmäßig ihr E-Mail-Konto ab.
Tätigkeiten sollen, wo immer möglich und geeignet, mit Zustimmung der vorgesetzten Personen (ggf. auch anteilig) im Homeoffice erbracht werden. Die telefonische Erreichbarkeit ist sicherzustellen. Im Homeoffice ist die tägliche dienstrechtliche oder arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitszeit zu erbringen und grundsätzlich auch nur diese anrechenbar.
Tätigkeiten, die nicht dazu geeignet sind, im Homeoffice erbracht zu werden, sind unter Einhaltung der geltenden Hygieneregeln (vgl. Hygiene-Rahmenplan [pdf, 6 mb]) weiterhin in der Dienststelle wahrzunehmen.
Regelungen zur Durchführung der Lehre, siehe FAQ unter https://www.uni-jena.de/FAQ_Coronavirus_Lehrende.
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Sonderregelungen für mobiles Arbeiten für Beschäftigte mit Aufgaben in der Betreuung von Kindern und/oder pflegebedürftigen Angehörigen:
Es können Arbeitsleistungen im Homeoffice unter Berücksichtigung der zu erbringenden Betreuungsleistungen vereinbart werden, wobei die tägliche dienstrechtliche oder arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitszeit angerechnet wird. Erreichbarkeit per Mail oder Telefon ist so weit wie möglich zu gewährleisten. Auf eine Dokumentation der Arbeitszeiten im mobilen Arbeiten kann in diesem Fall verzichtet werden.
Für den Fall, dass sich Arbeits- und Betreuungspflichten nicht miteinander vereinbaren lassen, siehe FAQ Nr. 16, 11, 12.
Die Vereinbarungen zu Homeoffice (zeitliche Lage, Aufgaben u.ä.) findet in Absprache zwischen vorgesetzter Person und Mitarbeitenden statt. Eine Information über das Arbeiten im Homeoffice an das Personaldezernat ist nicht erforderlich.
Mitarbeiter*Innen, die einer Risikogruppe angehören, beachten bitte auch die ergänzenden Hinweise unter FAQ Nr. 21.
Für weitere Fragen und Mitteilungen kontaktieren bitte das Dezernat Personal: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Das Arbeiten von Hause aus ist problemlos möglich für alle Mitarbeitenden der Universität mit einem eingerichteten Heimarbeitsplatz für alternierende Telearbeit. Bei ihnen ist bereits jetzt alles entsprechend vorbereitet.
Mitarbeitende, die einen Laptop als Arbeitsgerät nutzen, können prinzipiell ebenfalls mobil bzw. zu Hause arbeiten.
Mit dem eigenen PC können Mitarbeitende von zu Hause per Webbrowser arbeiten. Auf dienstliche E-Mails können Sie über folgenden Link zugreifen. Der Cloud-Speicher der Universität Jena ist hier zu erreichen. Weitere Informationen zur Nutzung privater Endgeräte im Homeoffice finden Sie hier.
Um auch von zuhause oder unterwegs auf Daten oder Dienste zugreifen zu können, die nur innerhalb des Universitätsnetzes verfügbar sind, muss zunächst eine VPN-Verbindung ("Virtual Private Network") aufgebaut werden. Dabei handelt es sich um eine sichere Verbindung zwischen dem eigenen Computer, Smartphone oder Tablet und einem Zugangspunkt zum Uni-Netz, über die der gesamte Datenverkehr geleitet wird. So können Sie beispielsweise auch online die Bibliothek nutzen. Dieser Link bietet detaillierte und verständliche Anleitungen dazu, wie Sie mit Hilfe von VPN den Zugang aus dem Homeoffice oder von unterwegs aufbauen können.
Videotutorial zum Einrichten einer VPN-Verbindung
Anleitung zum Verbinden mit dem zentralen Dateisystem der Universität (Home- und Share-Laufwerke)
Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an das Universitätsrechenzentrum.
Hier findet sich eine Kurzanleitung zur Einbindung eines Serverlaufwerks unter Windows.
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Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, nutzen Sie zur Kommunikation bitte vorzugsweise E-Mail. Eine Rufumleitung Ihres dienstlichen Telefonanschlusses ist nur auf eine externe Festnetznummer möglich — nicht auf eine mobile Telefonnummer.
Bitte beachten Sie dazu die aktuelle Dienstanweisung zur Rufumleitung [pdf, 376 kb] im Verwaltungshandbuch HanFRIED.
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Die Bürosoftware Microsoft Office können Sie als Mitarbeitende der Kernuniversität (nicht Klinikum) auch zu Hause auf bis zu 5 privaten Geräten verwenden. Informationen dazu finden Sie hier:
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Informationen zur Anwendung von Video- und Webkonferenzen entnehmen Sie bitte der Homepage des Universitätsrechenzentrums (URZ).
In die Einladung der Teilnehmer zu Ihrer Online-Veranstaltung ist auch ein Link zu den Datenschutzhinweisen aufzunehmen, die das Rechtsamt erstellt hat:
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Eine bequeme Möglichkeit des Austauschs über das Web sind Chats. Dazu gibt es an der Uni Jena einen eigenen Chatserver, über den die Kommunikation sicher erfolgt. Chat-Clients lassen sich gratis herunterladen und installieren, eine Beschreibung gibt es hier:
https://wiki.uni-jena.de/display/URZ010SD/Chatten+mit+Jabber
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Die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen bleiben bei Arbeit von zu Hause aus wie an der Dienststelle (Arbeitssoll, Höchst-Arbeitszeiten, Pausenregelungen).
Die Rahmen- und Kernzeit der Gleitzeitregelungen können in allen Fällen, in denen das dienstlich vertretbar ist, großzügig ausgeweitet werden. Es steht Mitarbeitenden außerdem frei, ihre Arbeitsleistungen an allen Werktagen (und damit auch an Samstagen) zu erbringen.
Weitere Details finden Sie auf den Seiten des Personal-Dezernats.
Auf der Webseite www.uni-jena.de/Personalentwicklung finden Sie vielseitige Informationen und Beratungsangebote u.a. zu den Themen:
Die Abstimmungen hierzu nehmen Sie bitte direkt mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten vor.
Zum Zwecke des persönlichen Nachweises, bspw. bei Fragen zur Kontaktnachverfolgung oder der Erstellung Ihrer Steuererklärung, wird die Dokumentation im Arbeitszeitnachweis empfohlen, an welchen Tagen im Homeoffice gearbeitet wurde.
In individueller Abstimmung mit Ihrer vorgesetzten Person können Sie die folgenden Möglichkeiten nutzen, um sich von Ihren Arbeitspflichten zu entlasten:
Diese Instrumente stehen grundsätzlich allen Beschäftigten offen - auch solchen Personen, die keinen Entschädigungsanspruch nach § 56 IfSG haben (z.B. ältere Kinder, Wegfall der ÖPNV-Verbindung, Schulferien etc.). Bei Anträgen auf unbezahlte Freistellung/unbezahlten Sonderurlaub im Rahmen Ihrer Sorgepflichten sowie grundsätzlich bei Sonderurlaub statt Jahressonderzahlung/ statt künftigem Grundgehalt erkennen wir in diesem Zusammenhang das dienstliche Interesse an.
Wenn Sie Kinderbetreuungsaufgaben/Pflegeaufgaben und geforderte Arbeitspflichten ‑ auch im Homeoffice ‑ nicht miteinander vereinbaren können oder wollen, stehen Ihnen offen:
Pro Kind unter 12 Jahren/bei pflegebedürftigem Angehörigen:
Bitte beachten Sie, dass ggf. die unbezahlte Freistellung noch nicht zeitnah in der nächsten Entgelt- oder Bezügeabrechnung umgesetzt werden kann, so dass der Einbehalt erst in einem Folgemonat erfolgt. Bitte berücksichtigen Sie das in Ihren finanziellen Planungen.
Tarifbeschäftigten, die während der Pandemie Kinder betreuen müssen, weil Krippe, Kita, Schule und Hort durch die jeweils zuständige Behörde geschlossen wurde, betreuungsbedürftige Kinder nicht anderweitig betreuen lassen und deshalb vorübergehend nicht arbeiten können, steht grundsätzlich ein Entschädigungsanspruch für den Verdienstausfall unter der Voraussetzung des § 56 Abs. 1a Infektionsschutzgesetz zu. Diese Leistung wird bis einschließlich zur 6. Woche durch den Arbeitgeber ausgezahlt, der wiederum einen Erstattungsanspruch bei der zuständigen Stelle geltend machen kann. Ab der 7. Woche ist der Antrag auf Entschädigung durch die Beschäftigten direkt bei der zuständigen Behörde (Thüringer Landesverwaltungsamt) zu stellen und die Zahlung erfolgt durch die Behörde.
Wer ist anspruchsberechtigt?
Wie hoch ist die Entschädigungsleistung?
Liegen die Voraussetzungen vor, wird für Kinder bis zum vollendeten 12. Lebensjahr eine Entschädigung für den Verdienstausfall gewährt. Zu beachten ist, dass der Entschädigungsanspruch nach § 56 Abs. 1a IfSG in Höhe von 67 % des monatlichen Nettoeinkommens aktuell pro Betreuungsfall/ Schließungsverfügung längstens für einen Zeitraum von zehn Wochen (50 Arbeitstage) besteht (für Alleinerziehende gelten 20 Wochen (100 Arbeitstage)). Zusätzlich hat die Thüringer Landesregierung längstens für die ersten vier Wochen (20 Arbeitstage) eine finanzielle Aufstockung der Entschädigung i. H. v. 25 % des individuellen Bruttotabellenentgelts beschlossen. Der Arbeitgeber übernimmt die Entschädigungszahlung für längstens 6 Wochen (30 Arbeitstage). Für weiterführende Informationen kontaktieren Sie bitte Ihre zuständige Personalbetreuung
Eine tage- und auch stundenweise Entschädigungszahlung ist möglich, wobei jeder Tag mit stundenweiser Inanspruchnahme als vollständiger Tag für die Berechnung der v. g. Fristen gilt.
Unter welchen Voraussetzungen wird die Entschädigung gezahlt?
Zu welchen Zeiten gilt diese neue Regelung nicht?
Die Regelung gilt nicht für Zeiten, in denen die Einrichtung wegen der Schulferien ohnehin geschlossen wäre. Sollten Sorgeberechtigte oder das zu betreuende Kind während der Schließzeit der Schule oder Kinderbetreuungseinrichtung krankgeschrieben sein, erfolgt für diese Zeit keine Entschädigung.
Bitte beachten Sie, dass ggf. die unbezahlte Freistellung noch nicht zeitnah in der nächsten Entgelt- oder Bezügeabrechnung umgesetzt werden kann, so dass der Einbehalt erst in einem Folgemonat erfolgt. Bitte berücksichtigen Sie das in Ihren finanziellen Planungen.
Für verbeamtete Mitarbeiter/innen kann keine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz gezahlt werden. Unter den nachfolgend genannten Voraussetzungen kann Ihnen jedoch Dienstbefreiung nach § 60 Abs. 1 ThürBG in Verbindung mit § 28 ThürUrlVO unter vollständiger Fortzahlung der Besoldung von insgesamt bis zu 34, alleinerziehenden Beamtinnen und Beamten bis zu 68, Arbeitstagen gewährt werden. Diese Freistellungsmöglichkeit besteht für die Dauer der vom Deutschen Bundestag nach § 5 Abs. 1 Satz 1 Infektionsschutzgesetz festgestellten epidemischen Lage von nationaler Tragweite pro Jahr. Der Jahreszeitraum beginnt dabei mit der erstmaligen Feststellung des Deutschen Bundestags zum 28. März 2020. Damit entsteht der Anspruch auf Entschädigung mit Beginn des 28. März 2021 neu. Eine Übertragungsmöglichkeit von Tagen aus dem alten Gewährungszeitraum besteht nicht.
Voraussetzungen:
Gleiches gilt, wenn eine behördliche Empfehlung vorliegt, vom Besuch einer Einrichtung zur Betreuung von Kindern, einer Schule oder einer Einrichtung für Menschen mit Behinderungen abzusehen.
Die Möglichkeit der Freistellung besteht dabei unabhängig davon, ob der Dienst im Homeoffice erbracht wird bzw. erbracht werden kann. Gleitzeitguthaben ist vorrangig abzubauen. Bisher aus diesem Grund nach § 25 Abs. 2 Satz 2 ThürUrlVO gewährter Sonderurlaub wird auf die 34 bzw. 68 Arbeitstage angerechnet.
Ist nach vorheriger dienstrechtlicher Vereinbarung die wöchentliche Arbeitszeit auf mehr oder weniger als fünf Tage in der Woche verteilt, erhöht oder vermindert sich die Anzahl der Tage der Dienstbefreiung entsprechend.
Die Regelungen gelten ebenfalls, wenn Einrichtungen zur Betreuung und Pflege von Angehörigen (z.B. Pflegeheime) von Schließungen betroffen sind.
Was ist bei der Beantragung der Dienstbefreiung zu beachten?
Die Dienstbefreiung ist mittels des verlinkten Formulars [pdf, 300 kb] über den Dienstweg beim Personaldezernat einzureichen. Sie kann auch stundenweise genommen werden. Der maximale Umfang in Stunden berechnet sich dabei wie folgt: durchschnittliche tägliche Arbeitszeit * 34 bzw. 68 Tage. Es ist so auch möglich, Home-Office und stundenweise Dienstbefreiung zu kombinieren, sodass für einen Arbeitstag keine Minusstunden anfallen.
Die Regelungen zur Entschädigungszahlung nach § 56 Abs. 1a IfSG setzen unter anderem einen Verdienstausfall voraus. Dieser tritt für Beschäftigte im Falle der Gewährung einer unbezahlten Freistellung (Arbeitsbefreiung gem. § 29 Abs. 3 Satz 2 TV-L/ Sonderurlaub nach § 28 TV-L) ein.
Sollten Sie aufgrund bestehender Betreuungspflichten Ihrer Arbeitsverpflichtung nicht bzw. nicht vollständig nachkommen können, beantragen Sie bitte eine unbezahlte Freistellung beim Personaldezernat, über Ihren/ Ihre Vorgesetzte/n (zur Kenntnisnahme). Hierbei können Sie dieses Muster [pdf, 418 kb] verwenden, welches Sie auch eingescannt per E-Mail an Ihre Personalbetreuung senden können.
Die individuelle Gestaltung Ihrer Freistellung stimmen Sie bitte mit Ihrem Vorgesetzten ab. Die Mitarbeiter/innen des Personaldezernates stehen Ihnen und Ihren/ Ihre Vorgesetzte/n dabei unterstützend zur Verfügung.
Bei Fragen kontaktieren Sie das Personaldezernat bitte über dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Arbeitspflichten, die nicht im Homeoffice erbracht werden können, sind – unter Einhaltung der aktuell geltenden Hygieneregelungen – vor Ort zu erbringen (s. Hygiene-Rahmenplan [pdf, 6 mb]).
Dabei können - wenn notwendig - Regelungen durch den/die Vorgesetzten getroffen werden, um die Anwesenheiten zeitlich zu staffeln oder anderweitig zu regeln. Schichtdienste in den Abendstunden und über das Wochenende beruhen auf Freiwilligkeit, wenn sie auch im "Normalbetrieb" nicht üblich sind.
Kann nicht das volle Arbeitssoll erbracht werden, siehe FAQ Nr. 7,11.
Falls Sie im Zuge der Betreuungsaufgaben selbst unter Quarantäne gestellt wurden, siehe bitte FAQ Nr. 3. a.
Im Übrigen gelten die Regelungen zum Homeoffice siehe FAQ Nr. 3. a.
Für Tätigkeiten, die im Homeoffice nicht erbracht werden können, gilt: Durch Arbeitszeitverlagerung (wenn bspw. Betreuung durch Partner abgesichert ist) kann ggf. Arbeit vor Ort ermöglicht werden, wenn Ihr Vorgesetzter damit einverstanden ist. Schichtdienste in den Abendstunden und über das Wochenende beruhen auf Freiwilligkeit, wenn sie auch im "Normalbetrieb" nicht üblich sind. Sie sind dann nicht mit der Gewährung von Zuschlägen verbunden, wenn Sie auf einem Entgegenkommen des Arbeitgebers beruhen, weil wegen der Betreuungsaufgaben die Arbeitsleistung nicht zu den üblichen Zeiten erbracht werden kann.
Im Weiteren siehe FAQs Nr. 7, 11, 12, 13, 24, 26.
entfällt
Tätigkeiten sollen, wo immer möglich und geeignet, mit Zustimmung der vorgesetzten Personen (ggf. auch anteilig) im Homeoffice erbracht werden. Die telefonische Erreichbarkeit ist sicherzustellen. Im Homeoffice ist die tägliche dienstrechtliche oder arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitszeit zu erbringen und grundsätzlich auch nur diese anrechenbar.
Tätigkeiten, die nicht dazu geeignet sind, im Homeoffice erbracht zu werden, sind unter Einhaltung der geltenden Hygieneregeln (vgl. Hygiene-Rahmenplan [pdf, 6 mb]) weiterhin in der Dienststelle wahrzunehmen.
Die Vereinbarungen zu Homeoffice (zeitliche Lage, Aufgaben u.ä.) findet in Absprache zwischen vorgesetzter Person und Mitarbeitenden statt. Eine Information über das Homeoffice an das Personaldezernat ist nicht erforderlich. Anderenfalls siehe bitte die entsprechende FAQ.
Mitarbeiter*innen, die einer Risikogruppe angehören, beachten bitte auch die ergänzenden Hinweise unter FAQ Nr. 21.
Tätigkeiten sollen, wo immer möglich und geeignet, mit Zustimmung der vorgesetzten Personen (ggf. auch anteilig) im Homeoffice erbracht werden. Die telefonische Erreichbarkeit ist sicherzustellen. Im Homeoffice ist die tägliche dienstrechtliche oder arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitszeit zu erbringen und grundsätzlich auch nur diese anrechenbar.
Tätigkeiten, die nicht dazu geeignet sind, im Homeoffice erbracht zu werden, sind unter Einhaltung der geltenden Hygieneregeln (vgl. Hygiene-Rahmenplan [pdf, 6 mb]) weiterhin in der Dienststelle wahrzunehmen.
In der Lehre sind nur solche Aufgaben in Präsenz zu erbringen, für die eine Präsenz zwingend erforderlich ist. Auch bei Einhaltung der hygienischen Regelungen soll es vermieden werden, dass "Publikumsverkehr" in den Gebäuden stattfindet. Auch Präsenzlehre in kleinen Gruppen ist daher nicht gestattet, wenn sie virtuell durchgeführt werden kann.
Beschäftigten im Angestelltenverhältnis stehen je Kind (jünger als 12 Jahre) drei Tage bezahlte Arbeitsbefreiung zu. Beschäftigten im Beamtenverhältnis kann dagegen - unabhängig von der Anzahl der zu betreuenden Kinder - drei Tage Sonderurlaub unter Fortzahlung der Bezüge gewährt werden.
Setzen Sie danach zunächst Mehrstunden und etwaigen Resturlaub aus den Vorjahren ein. Genehmigter bzw. im Urlaubsplan vorgesehener Jahresurlaub ist zu nehmen.
Bitte beachten Sie auch die Regelungen in den FAQ Nr. 11 bis 14.
Sind Sie Lehrender, ist die Lehre prioritär gegenüber anderen Dienstaufgaben zu erfüllen.
Tätigkeiten sollen, wo immer möglich und geeignet, mit Zustimmung der vorgesetzten Personen (ggf. auch anteilig) im Homeoffice erbracht werden. Die telefonische Erreichbarkeit ist sicherzustellen. Im Homeoffice ist die tägliche dienstrechtliche oder arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitszeit zu erbringen und grundsätzlich auch nur diese anrechenbar.
Tätigkeiten, die nicht dazu geeignet sind, im Homeoffice erbracht zu werden, sind unter Einhaltung der geltenden Hygieneregeln (vgl. Hygiene-Rahmenplan [pdf, 6 mb]) weiterhin in der Dienststelle wahrzunehmen.
Die Vereinbarungen zu Homeoffice (zeitliche Lage, Aufgaben u.ä.) findet in Absprache zwischen vorgesetzter Person und Mitarbeitenden statt. Eine Information über das Homeoffice an das Personaldezernat ist nicht erforderlich. Anderenfalls siehe bitte die entsprechende FAQ.
Bei Fragen kontaktieren Sie das Personaldezernat bitte über dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena folgt der Risikoeinschätzung des RKI (https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogruppen.html).
Eine altersabhängige Differenzierung nimmt die Universität Jena nicht vor. Beschäftigte aus den weiteren Risikogruppen stimmen bitte mit dem Arbeitsschutz und ggf. dem Arbeitsmedizinischen Dienst die Arbeitsplatzsituation ab und binden das Dezernat 5 - Personal in das Ergebnis mit ein.
Die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe ist durch eine ärztliche Bescheinigung zu belegen.
Bei Fragen kontaktieren Sie das Personaldezernat bitte über dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Soweit die Behinderung zu einem erhöhten Risiko bei einer Infektion führt, siehe FAQ Nr. 21.
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena folgt der Risikoeinschätzung des RKI (https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogruppen.html).
Sofern keine Indizien für ein erhöhtes Risiko bei schwerem Krankheitsverlauf vorliegen, gelten die allgemeinen Auflagen zum Arbeitsschutz bei Schwangerschaft. Eine individuelle Risikoabschätzung sollte durch den betreuenden Frauenarzt erfolgen.
Bei Fragen kontaktieren Sie das Personaldezernat bitte über dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Die Thüringer Landesregierung hat eine Verlängerung und Anpassung der derzeit geltenden verschärften Corona-Eindämmungsmaßnahmen beschlossen. Davon sind auch Schulen und Kindergärten in Thüringen betroffen. Schulen und Kindergärten bleiben zunächst geschlossen. Die Details der Wiederaufnahme eines Regelbetriebs werden zu einem späteren Zeitpunkt bekanntgegeben.
Notbetreuung wird an Schulen für die Klassenstufen 1 bis 6, an Förderschulen (alle Jahrgänge) sowie in der Kindertagesbetreuung auf Antrag gewährleistet.
Beschäftigte der Universität, die auf eine Notbetreuung ihrer Kinder angewiesen sind, können den Antrag auf Notbetreuung durch die Leitungen der Fakultäten und Institute, der ThULB und des URZ sowie in der Verwaltung der Dezernate, Büros und sonstigen Einrichtungen unterzeichnen lassen. Insoweit bevollmächtigt die Universität diese Leitungen in Vertretung des Arbeitgebers zu zeichnen. Bitte wägen Sie (Eltern und unterzeichnende Person) sorgfältig ab, ob eine Notbetreuung tatsächlich erforderlich ist oder ob Arbeitsleistungen in einem für beide Seiten akzeptablen Umfang auch mittels mobiler Arbeit (s. FAQ Nr. 7) erbracht werden können, um die Notbetreuung nicht zu überlasten. Der Personensorgeberechtigte versichert gegenüber der Betreuungseinrichtung, dass die Betreuung anderweitig nicht abgesichert werden kann. Der Antrag eines Elternteils mit der Bestätigung des Arbeitgebers ist ausreichend.
Bitte informieren Sie sich über die aktuell geltenden Regelungen auf https://bildung.thueringen.de/ministerium/coronavirus/ bzw. bei den für Ihren Wohnsitz zuständigen Stellen.
Informationen zu den Kindertageseinrichtungen des Studierendenwerks Thüringen in Jena finden Sie unter: https://www.stw-thueringen.de/deutsch/studieren-mit-kind/kinderbetreuung/jena/index.html.
Für den Fall, dass sich Arbeits- und Betreuungspflichten nicht miteinander vereinbaren lassen, siehe FAQ Nr. 16, 11, 12.
Sie sind alleinerziehend, gehören zur Risikogruppe und können im Homeoffice arbeiten, dann siehe FAQ Nr. 20.
Sie sind alleinerziehend, gehören zur Risikogruppe und können nicht im Homeoffice arbeiten, dann siehe FAQ Nr. 16.
Bei Fragen kontaktieren Sie das Personaldezernat bitte über dieses Formular: https://www.uni-jena.de/kontaktformular_corona_information.
Vorgesetzte wirken nach Möglichkeit darauf hin, auch einen Einsatz für Beschäftigte mit Betreuungsaufgaben zu ermöglichen.
Tätigkeiten sollen, wo immer möglich und geeignet, mit Zustimmung der vorgesetzten Personen (ggf. auch anteilig) im Homeoffice erbracht werden. Die telefonische Erreichbarkeit ist sicherzustellen. Im Homeoffice ist die tägliche dienstrechtliche oder arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitszeit zu erbringen und grundsätzlich auch nur diese anrechenbar.
Tätigkeiten, die nicht dazu geeignet sind, im Homeoffice erbracht zu werden, sind unter Einhaltung des geltenden Infektionsschutzkonzepts (vgl. Hygiene-Rahmenplan [pdf, 6 mb]) weiterhin in der Dienststelle wahrzunehmen.
Die Vereinbarungen zu Homeoffice (zeitliche Lage, Aufgaben u.ä.) findet in Absprache zwischen vorgesetzter Person und Mitarbeitenden statt. Eine Information über das Homeoffice an das Personaldezernat ist nicht erforderlich. Anderenfalls siehe bitte die entsprechende FAQ.
Der Jahresurlaub ist wie üblich vollständig zu planen und in Anspruch zu nehmen. Der Resturlaub des Vorjahres ist gemäß der tariflichen Regelungen wie bisher bis zum 30.09. zu nehmen. Die bisherigen gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen gelten unverändert, so dass höchstens 10 Urlaubstage (tariflicher Mehrurlaub über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus) in das Jahr 2021 übertragen werden können.
Wenn Sie aktuell eine Dienstreise planen, prüfen Sie bitte, ob diese zwingend und unaufschiebbar nötig ist, und bevorzugen Sie wo irgend möglich alternative Kommunikationsformen (Videokonferenz etc.). Falls Sie dennoch reisen müssen, ziehen Sie grundsätzlich stornierbare Buchungen von Reisemitteln vor. Nach Möglichkeit sollten auch Teilnehmerbeiträge für Kongresse etc. stornierbar sein. Falls dies nicht möglich ist, sind kurzfristige Buchungen zu bevorzugen.
Bitte informieren Sie sich vor Antritt der Reise über die aktuelle Lage im Reisegebiet (z.B. Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes, Risikohinweise des Robert-Koch-Instituts) und die Folgen der Reise bei Ihrer Rückkehr nach Thüringen bzw. Jena (evtl. Quarantäne- und andere Verpflichtungen gemäß den geltenden Verordnungen des Landes und Allgemeinverfügungen der Stadt Jena).
Bitte nehmen Sie vor der finalen Genehmigung Ihres Dienstreiseantrags keinerlei Buchungen oder Reservierungen vor, durch die Kosten verursacht werden, da diese im Falle der Ablehnung des Dienstreiseantrags nicht erstattungsfähig sind.
Unter den genannten allgemeinen Voraussetzungen können Inlandsdienstreisen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland wieder durchgeführt werden.
Auslandsdienstreisen können unter den genannten allgemeinen Voraussetzungen ab dem Reisezeitpunkt 18. Juli 2020 wieder durchgeführt werden, sofern das Reiseziel nicht als Risikogebiet eingestuft ist (Veröffentlichung der Risikogebiete für SARS-CoV-2 durch das RKI unter https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html ). Reisende sollten dennoch hohe Maßstäbe an die Notwendigkeit einer Auslandsreise anlegen, da Änderungen der Ein- und Ausreisebestimmungen und -möglichkeiten, vor allem bei außereuropäischen Reisezielen, sowie kurzfristige Einschränkungen des internationalen Reiseverkehrs, insbesondere der Luftfahrt, jederzeit möglich sind.
Anträge auf Reisen in die o.g. Risikogebiete werden im Reiseportal standardmäßig abgelehnt. Auch bereits genehmigte Reisen in die betroffenen Regionen dürfen nicht angetreten werden. Entscheidend ist hier stets die Lage im Reisezeitraum.
Vor Auslandsdienstreisen wenden Sie sich bitte für eine reisemedizinische Beratung zu Impfungen, Schutzmaßnahmen und Verhaltensweisen an den Arbeitsmedizinischen Dienst der Universität am Universitätsklinikum (betriebsarzt@med.uni-jena.de, Sekretariat 03641 9-398101). Die Vorgesetzten sind in diesem Fall verpflichtet, entsprechende Vorkehrungen für die Reisenden zu veranlassen.
Bitte prüfen Sie, ob die Reise storniert werden kann. Die Deutsche Bahn erstattet beispielsweise kostenlos Tickets, wenn es sich um Reisen in Risikogebiete handelt oder eine Veranstaltung aufgrund des Coronavirus abgesagt wurde.
Wenn eine Stornierung nicht möglich ist:
Grundsätzlich können Kosten, die bereits im Rahmen der Reiseplanung angefallen sind, ganz normal im QIS-Reiseportal abgerechnet werden, wenn der Reisende den Grund für den Ausfall der Reise nicht zu vertreten hat. Voraussetzung für die Erstattung der Kosten ist ein genehmigter Dienstreiseantrag im System. Bitte fügen Sie Schriftverkehr und Notizen bei, um zu belegen, dass versucht wurde, die bis dahin gebuchten Reisemittel zu stornieren.
Bei Fragen zu Anreise oder Aufenthalt von Gästen aus dem Ausland wenden Sie sich bitte an Ihren gastgebenden Fachbereich oder die Abteilung Gastwissenschaftler/innen im Internationalen Büro.
Promovierende/Gastdoktoranden wenden sich bitte an die Graduierten-Akademie.
Neues Format der aktiven Pausen:
Der Unisport hat speziell für dieses außergewöhnliche Semester sein Angebot der aktiven Pause (PausenExpress) angepasst. Er ist offen für alle, kostenfrei und keine Beschränkung auf Bürogemeinschaften. Unsere Trainer/Innen sind mehrmals pro Woche zu festgelegten Zeiten live über Zoom aktiv und bringen mehr Schwung, Bewegung und Entspannung in die eigenen vier Wände oder das Büro!
Alle Infos unter: https://www.hochschulsportbuchung.uni-jena.de/angebote/aktueller_zeitraum/_PausenExpress_-_digital4all.html
Darüber hinaus bietet der Hochschulsport ein Online-Programm, welches am 9. November gestartet ist. Alle Details zum Programm, Anmeldung, Ablauf etc. finden Sie auf der Homepage des Hochschulsports.
Beim Arbeiten vor Ort sollten Vorgesetzte darauf achten, dass auch während des eingeschränkten Präsenzbetriebs stets ausreichend Ersthelfende vor Ort anwesend sind. Ggfs. kann im Notfall auch mit Ersthelfenden aus angrenzenden Bereichen koopiert werden.
Zu Schutzkleidung und einigen Materialien wie z.B. Desinfektionsmitteln wurden in der Corona-Pandemie konkrete Festlegungen getroffen. Informieren Sie sich bitte zu Ansprechpersonen, dem Bestellprozedere und dem Kostenträger über diesen Link.
Mitarbeitende, die in der Universität physische Kontakte zu anderen Personen haben, sollten zur Gewährleistung der Hygiene und der Reduzierung möglicherweise in der Luft vorhandener Erreger auf regelmäßiges und ausgiebiges Lüften der Räumlichkeiten achten. Es wird zudem empfohlen, dass alle Beschäftigten für sich dokumentieren, mit wem sie beruflichen Kontakt hatten, insbesondere ob ein persönlicher Kontakt in einer Entfernung von weniger als 1,5 Metern während mindestens 15 Minuten bestand. Dies ist erforderlich um im Falle einer Erkrankung die Infektionskette schnellstmöglich nachvollziehen und unterbrechen zu können. Grundsätzlich sollte wo möglich und sinnvoll bei Besprechungen, Sitzungen u.ä. auch weiterhin alternativen Kommunikationsformen (z.B. Telefonat oder Videokonferenz) der Vorzug vor Präsenz gegeben werden. Auch auf regelmäßiges Händewaschen und Desinfizieren (siehe auch Hinweise zu Desinfektion des RKI) sollte geachtet werden.
Da diese besondere Situation auch zu psychischen Belastungen bei Mitarbeitenden führen kann (höhere Arbeitsintensität, konflikthafte Kontakte zu Hochschulmitgliedern, social distancing etc.) sollten sich Führungskräfte für diese Themen zusätzlich sensibilisieren und ihren Mitarbeitenden Gesprächsbereitschaft auch zu diesen und ähnlichen Themen signalisieren.
Mitarbeitende einer Risikogruppe informieren sich bitte zusätzlich über FAQ-Nr. 21.
Medizinisch notwendige Corona-Tests sind von der Beihilfefähigkeit umfasst. Andere Corona-Tests sind nicht beihilfefähig. Die konkreten Details finden Sie hier [pdf, 285 kb]. Für weitere Fragen zur Beihilfefähigkeit von Aufwendungen wenden Sie sich bitte an die Beihilfestelle beim Thüringer Landesamt für Finanzen (https://tlf.thueringen.de/landesbedienstete/beihilfe).
Alle an der Friedrich-Schiller-Universität Jena tätigen Personen sind ab sofort impfberechtigt (Priorität 3 – „Erhöhte Priorität“ nach § 4 CoronaImpfV) und können sich für einen individuellen Impftermin anmelden. Dies gilt auch für Lehrbeauftragte sowie wissenschaftliche und studentische Assistenten.
Beim Impftermin müssen Sie einen schriftlichen, personifizierten Berechtigungsschein der Universität vorlegen. Wir bereiten die zentrale und dezentrale Bereitstellung dieser Bescheinigung derzeit vor und informieren sie erneut per E-Mail über die Ausgabe.
Mit einer personalisierten E-Mail haben alle Beschäftigen am 11. Mai 2021 unaufgefordert eine automatisch generierte Bescheinigung für Impftermine erhalten. Mit dieser E-Mail erhalten Sie Ihre individuelle Bescheinigung zur Vorlage bei den Impfstellen. Sie dient als Nachweis des Vorliegens der Voraussetzung für eine erhöhte Impfpriorität nach § 4 Abs. 1 Nr. 8 der Coronavirus-Impfverordnung i.d.F. vom 29. April 2021. Eine Verwendung der Bescheinigung für andere Zwecke ist unzulässig.
Personen, die nicht in einem Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Jena stehen, wenden sich bitte direkt an ihre jeweiligen Ansprechpartner, z.B. Lehrbeauftragte an das Vizepräsidium für Lehre und Studium.
Um einen Impftermin in Thüringen zu erhalten, stehen Ihnen aktuell zwei Wege zur Verfügung:
Impfung in einem Impfzentrum
Impfung in einer hausärztlichen Praxis
Für die Arbeitnehmer, die im Homeoffice tätig sind, aber nicht über ein steuerlich abzugsfähiges Arbeitszimmer verfügen, wurde mit dem Jahressteuergesetz 2020 befristet für die Jahre 2020 und 2021 eine Homeoffice-Pauschale eingeführt. In diesem Zusammenhang erhält das Dezernat 5 in letzter Zeit vermehrt Anfragen, wer die Homeoffice-Tage zur Vorlage beim Finanzamt bescheinigt. Eine Bestätigung bezüglich des individuellen Personaleinsatzes im Homeoffice durch die Verwaltung ist an dieser Stelle nicht möglich. Der konkrete individuelle Umfang des Homeoffice kann nur innerhalb der Einrichtung, in aller Regel durch die direkte Führungskraft, festgestellt werden. Damit dieses einheitlich erfolgt, stellt das Dezernat 5 dieses Muster [docx, 260 kb] zur Verfügung.
Zu beachten ist, dass es keine gesetzliche Regelung gibt, ob und wie ein Nachweis zu erfolgen hat. Die Regelung zur Homeoffice-Pauschale soll laut dem Gesetzgeber einfach anwendbar sein. Daraus folgt, dass eine Arbeitgeberbescheinigung nicht erforderlich ist. Von daher wird empfohlen, erst bei einer konkreten Aufforderung des Finanzamtes die geforderte Bestätigung auszustellen.
Stand: 06.07.2021, 16:00 Uhr
Ihre Fragen sind noch nicht beantwortet? Dann lesen Sie auch unseren Blog, der viele Themen zur Corona-Situation an der Universität aufgreift. Oder besuchen Sie die Social-Media-Kanäle der Universität.
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