Entwicklungsstufen

Stabsstelle Organisationsentwicklung und Prozessmanagement

Entwicklungsstufen
Foto: Formatoriginal

Was heißt Organisationsentwicklung?

Eine Kultur der kontinuierlichen Weiterentwicklung ist unabdingbar, um als Organisation auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu können. Sowohl externe Treiber wie bspw. die digitale Transformation oder die Corona-Pandemie als auch interne Standards wie etwa das Leitbild oder Strategien, stellen grundlegende Anforderungen an eine Arbeitsumgebung dar. Hier bietet die Organisationsentwicklung systematische Unterstützung der Veränderungsprozesse und gewährleistet, dass eine Organisation zukunftsfähig bleibt. Veränderungen in Organisationen betreffen neben Prozessen vor allem die Mitarbeiter:innen, weshalb eine ganzheitliche Organisationsentwicklung auch stets auf Bedürfnissen, Expertisen und Verantwortungsübernahme ihrer Mitglieder aufbaut.

Wozu Organisationsentwicklung an der Universität Jena?

Nach einem achtmonatigen Leitbildprozess verabschiedete der Senat der Universität Jena am 16. Februar 2021 das Leitbild der Universität. Dieses dient als Wertebasis für die Strategie 2025 und die dazugehörenden Strategietexte. Gemäß "structure follows strategy" folgt daraus eine Übersetzung der strategischen Ziele in den Universitätsalltag: Im Vordergrund einer Organisationsentwicklung steht daher, sämtliche Arbeitsprozesse, Strukturen und deren Verzahnungen kritisch zu hinterfragen und gemeinsam – ausgerichtet auf die strategischen Ziele – zukunftsfähig zu gestalten.

Damit die Universität Jena ein attraktiver Innovationsort für Studierende, Lehrende, Forschende und Mitarbeitende bleibt, ist die enge Zusammenarbeit mit allen Beteiligten für die Stabsstelle eine Grundvoraussetzung – nachhaltige sowie wirksame Anpassungen sind nur mit Akzeptanz und Überzeugung der Universitätsmitglieder möglich.

Themen der Stabsstelle

  • Universität der Zukunft
    Universität der Zukunft
    Universität der Zukunft
    Foto: alexdndz

    Gemeinsam: Da alle an der Universität Jena Tätigen zum Erfolg der größten Universtät des Freistaates Thüringen beitragen, wird es in den kommenden Jahren unerlässlich sein, das Gemeinschaftsgefühl über Wissenschaft, Forschung, Lehre, Administration und Studierende zu spannen. Nur durch das Engagement aller Professionen wird ein Leitbild lebendig und im täglichen Miteinander spürbar. Dafür muss die Universität zu einem Arbeitsort der Sinnstiftung und gegenseitigen Empathie für jede:n werden.

    Gesund: Die Ergebnisse aus der Befragung "Gesunde Uni" geben dabei die Richtung vor: Die Themen "Gesunde Führung", "Gesundheit am Arbeitsplatz" und "Kommunikationskultur" bilden in den kommenden Jahren die Eckpfeiler für die Ausgestaltung des Universitären Gesundheitsmanagement. Dies schließt sowohl Angestellte als auch Studierende der Universität Jena ein. Hierbei wird die Stabsstelle das Gesundheitsmanagement unterstützen und gemeinsam Maßnahmen erarbeiten. 

    Sinnstiftend: Ein Weg zur Universität der Zukunft wird auch über die Ideen von "New Work" führen. Neben der örtlichen und zeitlichen Flexibilisierung, geht es hier um agile und projektorientierte Organisation von Arbeit. Über mehr Partizipation und Selbstorganisation fördern wir wertebasierte, sinnstiftende Arbeit.

  • Universitätsverwaltung der Zukunft
    Serviceorientierung
    Serviceorientierung
    Foto: Jacob Lund

    In den kommenden Jahren wird es das Ziel sein, die Administrationstrukturen und -prozesse der Universität Jena zu optimieren und die Kolleg:innen zu stärken.

    Der Fokus liegt hier auf der optimalen Unterstützung von Forschung und Lehre: Nur eine zukunftsfähige und serviceorientierte Universitätsverwaltung kann exzellente Wissenschaft exzellent unterstützen.

  • Organisationsmanagement
    Typen von Aufbauorganisationen
    Typen von Aufbauorganisationen
    Foto: Piscine26

    Das Organisationsmanagement verantwortet die Gestaltung der Organisationsstrukturen. Dazu zählen u.a. Organigramme, organisationale Änderungen und der Geschäftsverteilungsplan. Letzeres ist der zentrale Plan der Aufbauorganisation. Er verteilt die Aufgaben auf die Arbeitsgebiete in den Organisationseinheiten und grenzt diese voneinander ab. Dadurch sind die sachlichen Zuständigkeiten und Funktionen innerhalb der Universität eindeutig festgelegt. Die Stabsstelle übernimmt die strategische Ausrichtung und Pflege der Organisationsstruktur im ERP-System der Universität.

  • Prozessmanagement
    Prozessmanagement
    Prozessmanagement
    Foto: Rawpixel.com

    Organisationen werden zu einem bestimmten Ziel gegründet und organisieren sich zu deren Erfüllung zum Beispiel in Prozessen. Prozessmanagement im Speziellen meint die Planung, Durchführung, Evaluation und Optimierung von Arbeitsabläufen einer Organisation. Letztlich dienen die Prozesse einer organisationsspezifischen Wertschöpfungskette. Kurz gesagt: Wer macht was, wann und mithilfe welcher Ressourcen? Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Qualität der Prozesse sind maßgebliche Leitlinien des Prozessmanagements der Universität Jena.

  • Veränderungsmanagement
    Zielorientierung
    Zielorientierung
    Foto: Worawut

    Neben großen, langfristigen Entwicklungen sieht sich eine Organisation auch fortwährend mit ganz konkreten Veränderungsanlässen konfrontiert - wie z.B. die Einführung eines technischen Systems. Um die ebenso konkreten Zielbilder solcher Vorhaben erfolgreich umzusetzen, bedarf es einer strukturierten Planung und Steuerung von Veränderungsprozessen.

  • Projektmanagement
    Stacey-Matrix
    Stacey-Matrix
    Foto: eigene Darstellung nach Ralph Douglas Stacey

    Die Welt des Projektmanagements und der Projektmethoden scheint schier unendlich?

    Abhängig von der Komplexität der Ausgangssituation, der Klarheit über Zielzustand und Lösungsweg und der Offenheit für iteratives Arbeiten benötigen Projekte unterschiedliche Herangehensweisen. Die Stabsstelle berät und begleitet Projektleter:innen und ihre Mitarbeiter:innen in allen Phasen von Projekten.

Angebote der Stabsstelle

  • Impulsgeberin

    Ob Initiatorin oder beratende Instanz: die Stabsstelle gibt Anstöße zu Veränderungen. Neben mittel- und langfristig geplanten Veränderungsprozessen kann das auch die kleine Intervention für eine effizientere Teamarbeit sein. Wir glauben dabei an die Wirkung von Workhacks und unterstützen gern bei der Entscheidung für kleinste Veränderungsschritte in Ihren Routinen und Teamstrukturen.

  • Fachliche Beratung

    Wir beraten gemeinsam mit den Bedarfsträger:innen, was die optimale Vorgehensweise für Ihren Veränderungsprozess ist. Mit unserer Expertise erarbeiten wir gemeinsame Handlungsoptionen.

  • Prozessbegleitung

    Wir begleiten Einzelpersonen und Teams in VeränderungsprozessenUnter Einbindung aller betroffenen Kolleg*innen strukturieren und moderieren wir unterschiedliche Formate zur Zielerreichung.

  • Moderation

    Im Rahmen von Veränderungsprozessen hilft eine externe Moderation sich auf Inhalte zu fokussieren. Wir stehen für einzelne Formate zur Verfügung, bei denen eine Strukturierung und Geschprächsführung durch uns gewünscht ist.

  • Coaching

    Es gibt eine individuelle Fragestellung im Rahmen eines Veränderungsprozesses an der Universität Jena? Im Coaching helfen wir Lösungsideen zu sammeln und das eigene Handeln im Arbeitsumfeld zu reflektieren und auszurichten.

Wir arbeiten kollaborativ und themenübergreifend u.a. mit...

Projektarbeit
uniweite Einführung eines SAP-Systems
Studieninteressierte recherchieren am Computer
Einführung eines neuen Campus-Management-Systems

Kontakt

Stabsstelle Organisationsentwicklung

Postanschrift:
Fürstengraben 1
D-07743 Jena

  1. Knoch, Wilfried Organisations- & Prozessmanagement Stabsstelle Organisationsentwicklung und Prozessmanagement
    wilfried.knoch@uni-jena.de +49 3641 9-402070

    JenTower, Raum 14N04
    Leutragraben 1
    07743 Jena

    Google Maps – LageplanExterner Link wilfried.knoch@uni-jena.de
    Foto: Anne Günther (Universität Jena)
  2. Eisenreich, Susan Veränderungsmanagement, Coaching Stabsstelle Organisationsentwicklung und Prozessmanagement
    susan.eisenreich@uni-jena.de +49 3641 9-402071

    JenTower, Raum 14N04
    Leutragraben 1
    07743 Jena

    Google Maps – LageplanExterner Link susan.eisenreich@uni-jena.de
    Foto: Anne Günther (Universität Jena)
  3. Gaida, Kerstin Veränderungsmanagement ERP-Projekt
    kerstin.gaida@uni-jena.de +49 3641 9-402061

    JenTower
    Leutragraben 1
    07743 Jena

    Zur Einrichtung Google Maps – LageplanExterner Link Portrait
    Foto: Anne Günther (Universität Jena)

Service der Stabsstelle

  • Organisationsstruktur der Universität Jena
    Beispiel Aufbauorganisation
    Beispiel Aufbauorganisation
    Foto: kubko

    Wo finde ich einen Einblick in die Organisationsstruktur der Universität Jena?

    Organigramme der Universität Jena

    Worauf muss ich achten, wenn ich Veränderungen an einer Organisationseinheit der Universität Jena vornehmen möchte?

    Richtlinie Organisationsstruktur Universität Jenapdf, 270 kb

     

    Diese Informationen sind außschließlich im der Netz der Universität Jena abrufbar.

  • Prozessportal der Universität Jena

     

    Alle bisher abgebildeten Prozesse der Universität Jena sind mit ihren Unterprozessen interaktiv einsehbar

    Prozessportalanmeldung

    Persönlicher Zugang erforderlich. 

     

  • Wo kann ich Prozesse modellieren?
    Prozessmanagement
    Prozessmanagement
    Foto: Rawpixel.com

    Arbeitsabläufe zu visualisieren sind eine wesentliche eine Grundlage für Optimierung und Anpassung an veränderte Gegebenheiten 

    Wir stehen bei den ersten Schritten zur Seite und begleiten jederzeit bei Fragen an die Modellierung und Strukturierung von Prozessen.

    Zugang zum Prozessmodellierungs-Tool der Universität Jena erforderlich? 

     Service Desk OrganisationsentwicklungExterner Link