FAQ des Dezernats Finanzen und Beschaffung

  • Wie bekomme ich für die FSU Jena privat verauslagte Gelder zurück?

Grundsätzlich sollten Ausgaben für die FSU Jena auf Rechnung erfolgen und direkt von der FSU Jena an den Lieferanten überwiesen werden.

Sollte dieses Verfahren nicht möglich sein, reichen Sie die Quittung/Rechnung mit Buchungsbegleitschein und Zahlungsnachweis im Dezernat Finanzen und Beschaffung ein. Die detaillierten Regelungen zum Auslagenersatz finden Sie hier:
http://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/Dezernat+2+_+Finanzen+und+Beschaffung/Finanzbuchhaltung/%C3%9Cbergreifende+Regelungen+und+Informationen/Anwendungshinweise+Auslagenersatz.pdf

  • Wie sieht eine ordnungsgemäße Rechnung aus?

Eine Rechnung, die durch die FSU Jena beglichen werden soll, muss auf die FSU Jena ausgestellt sein und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (z.B.  Angabe von Liefer- und Leistungsdatum und eine USt-ID oder Steuernummer enthalten).

  • Was muss ich bei der Angabe der Rechnungsadresse beachten?

Bitte geben Sie bei dezentralen Bestellungen stets die zentrale Rechnungsanschrift:
Friedrich-Schiller-Universität Jena, Dezernat Finanzen und Beschaffung, Leutragraben 1, 07743 Jena an. Rechnungen sollen grundsätzlich zentral beim Dezernat Finanzen und Beschaffung eingehen.

Elektronisch eingehende Rechnungen sollen an rechnungseingang@uni-jena.de gesendet werden und grundsätzlich direkt dort eingehen: http://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/Dezernat+2+_+Finanzen+und+Beschaffung/Allgemeines_+Organisatorisches/Rundschreiben+Dezernat+2/2016/Annahme+von+elektronischen+Eingangsrechnungen.pdf

http://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/Dezernat+2+_+Finanzen+und+Beschaffung/Finanzbuchhaltung/%C3%9Cbergreifende+Regelungen+und+Informationen/Verfahrensdokumentation+elektronische+Eingangsrechnungen.pdf

Wir prüfen für Sie alle steuerlichen Anforderungen der Eingangsrechnungen und organisieren notwendige Korrekturen mit den Lieferanten. Nach der Erfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten Sie nur steuerlich korrekte Rechnungen, die Sie inhaltlich prüfen und anweisen können.

  • Müssen alle Rechnungen ans Dezernat 2 zurückgeschickt werden?

Ja, bitte senden Sie uns ALLE Rechnung zurück, auch wenn sie nicht gebucht werden sollen. Es gibt z.B. Rechnungen, die doppelt eingehen oder sich mit einer Gutschrift aufheben. Bitte senden Sie uns auch diese Rechnungen und Gutschriften zurück:
http://www.hanfried.uni-jena.de/vhbmedia/Dezernat+2+_+Finanzen+und+Beschaffung/Allgemeines_+Organisatorisches/Rundschreiben+Dezernat+2/2019/Rundschreiben_02_2019_Dez2.pdf

Bitte vermerken Sie den Grund, warum diese Rechnung/ Gutschrift nicht gebucht werden soll. Bitte bewahren Sie keine Originalrechnungen in der eigenen Ablage auf.

  • Wie erhalte ich meine Rechnung, wenn Sie zentral eingeht?

Bitte geben Sie immer Ihre Kostenstelle beim Lieferanten an. Damit soll sichergestellt werden, dass diese auf der Rechnung vermerkt wird. Die Rechnungsversendung erfolgt über die Adresszuordnung für Ihre Kostenstelle.

  • Ich erhalte manche Rechnungen doppelt. Wie gehe ich damit um?

Es kommt vor, dass uns Lieferanten Rechnungen als Print- sowie elektronische Version zusenden. Wenn Sie eine Rechnung bereits mittels Buchungsbegleitschein an das Dezernat für Finanzen angewiesen haben und erhalten diese von uns erneut, senden Sie uns die 2. Ausfertigung dieser Rechnung bitte OHNE Buchungsbegleitschein zurück und vermerken, dass Sie die Rechnung bereits eingereicht haben. Wir werden dann beide Rechnungsausfertigungen bei der entsprechenden Buchung archivieren.

  • Warum finde ich meine freigegebene Rechnung nicht im SuperX unter der von mir angegebenen Kontierung?

Bitte beachten Sie, dass auf Grund des Belegdurchlaufes zwischen Ihrem Versand an das Dezernat Finanzen und Beschaffung und der Buchung der Rechnung ca. eine Woche Zeitunterschied liegen kann.

Sollte eine zentrale Bestellung durch die Abteilung Einkauf erfolgt sein, wird prinzipiell auf die der Festlegung zugrundeliegenden Kontierung gebucht.  Sollen Korrekturen der gebuchten Kontierung erfolgen, korrigieren Sie bitte mittels einer Umbuchung.

Sollte sich eine Rechnung trotz Beachtung der o.a. Gründe nicht im SuperX finden lassen können, wenden Sie sich bitte an dez2@uni-jena.de.

Probleme bei SuperX Inhalt einblenden

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Das Generieren eines Passwortes für den Uni/URZ-Login ist ein Dienst des Universitätsrechenzentrums. Hier können Sie ein neues Passwort beantragen.

Die Ergebnistabelle entspricht nicht meinen Erwartungen, was habe ich falsch gemacht?

Bitte kehren Sie zur Eingabemaske zurück und überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben in dem Formular, speziell Eingaben zu Kostenstellen und Kostenträgern.

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