Tanzen unter Palmen vor der Bühne im Innenhof im Botanischen Garten

...so sehen wir uns wieder!

Sommerfest am Schillertag 2022
Tanzen unter Palmen vor der Bühne im Innenhof im Botanischen Garten
Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)
  • Festivitäten

Meldung vom: | Verfasser/in: Susanne Weigel

Zwei lange Jahre ohne große Feierlichkeiten lagen hinter uns und endlich kam im Dezember 2021 die Freigabe des Präsidenten: am kommenden Schillertag sollte es wieder ein Universitätssommerfest geben.

Nun gab es viel zu tun: Schnell wurden alte Kontakte reaktiviert, Gespräche geführt und neue Kontakte geknüpft. Glücklicherweise signalisierten alle Partner/innen und Sponsor/innen schnell ihre Bereitschaft, das Sommerfest in bewährter Weise zu unterstützen. Nun waren Verträge zu schließen, geänderte Bedingungen anzupassen und viele E-Mails zu schreiben. Jedes positive Feedback gab Kraft und Freude für die kommenden Vorbereitungen.

Sponsorenbanner am Zaun des Botanischen Gartens Sponsorenbanner am Zaun des Botanischen Gartens Foto: Nadine Mrosewski (Universität Jena)

Auch die gebuchten Künstler/innen freuten sich schon auf das bevorstehende Fest. Die Vertragsabschlüsse mit den Künstler/innen waren sehr aufwendig – das geänderte Vergabeverfahren sorgte für viel Bürokratie. Leider konnte es aus Sicherheitsgründen kein Feuerwerk mehr geben, aber auch ohne dieses Highlight stellten wir ein abwechslungsreiches Programm zusammen.

Frau mit Sommerfestfaltblatt Frau mit Sommerfestfaltblatt Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)

Noch in der Winterwelle der Corona-Pandemie, die wie ein Schatten über den Vorbereitungen lag, gab es zahlreiche Nachfragen nach Tickets. Würde das Fest wirklich stattfinden können und mit wie vielen Gästen?

Parallel wurde daran gearbeitet, die neue Veranstaltung »Klassik im Botanischen Garten« mit einem schönen Programm zu gestalten.

Da zu einem gelungenen Abend ein gutes Catering gehört, gab es auch dafür viel vorzubereiten. Und auch hier freuten sich die meisten unserer bisherigen Vertragspartner und waren mit dabei. Mit »Handeis« und »Uhrenwerk Catering« aus Weimar konnten wir unser kulinarisches Angebot im Botanischen Garten erweitern. Wieder gab es sehr viel Bürokratie, z. B. Abfragen für das Gesundheitsamt, Elektroprotokolle, Verträge und Bedarfsanmeldungen für Pfandbecher, zu bewältigen – sehr viele Details und sehr viel Arbeit.

Foto: Nadine Mrosewski (Universität Jena)
Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)
Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)
Foto: Nadine Mrosewski (Universität Jena)

Und dann ging es an die Dinge, die hinter den Kulissen stattfanden: Allein für die Bühne, die hinter dem Planetarium Unterhaltung für bis zu 800 Gäste bot, musste der Erdhof des Botanischen Gartens beräumt, abgesichert und mit einem tanzbaren Boden versehen werden. Was natürlich ebenso, wie die Veranstaltungstechnik, der Rettungsdienst und die Sanitäranlagen ausgeschrieben und korrekt beauftragt werden musste. Auch behördliche Genehmigungen waren einzuholen, Reinigungskräfte zu beauftragen.

Erdhof im Botanischen Garten vor den Räumarbeiten
Foto: Susanne Weigel (Universität Jena)
geräumter Erdhof im Botanischen Garten
Foto: Susanne Weigel (Universität Jena)
Große Bühne auf dem Erdhof im Botanischen Garten
Foto: Eva Bartholmé (Universität Jena)
Auftritt von Jolly Jumper auf der Großen Bühne auf dem Erdhof am Abend
Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)

Die Rechner unserer Grafikerinnen liefen heiß bei all den Dingen, die wir benötigten: Tickets und Programme waren da nur die Spitze des Eisberges. Es wurden Banner gestaltet, Gästebändchen und viele Informationen für die Gäste. Eine besondere Aufgabe war die Gestaltung der Ausstellung im Zitronensaal, die spannend von der Geschichte und der Forschung rund um das Collegium Jenense berichtete. Auch die Webseiten für beide Veranstaltungen wurden zusammengestellt und die Veranstaltungsbewerbung auf verschiedenen Portalen vorbereitet. Und nicht zu vergessen: Die VIPs wurden eingeladen.

Foto: Nadine Mrosewski (Universität Jena)
Foto: Nadine Mrosewski (Universität Jena)
Foto: Nadine Mrosewski (Universität Jena)
Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)

Unsere schönen Leuchtballons im Botanischen Garten, die stimmungsvolle Sicherheitsbeleuchtung, war in die Jahre gekommen und neue musste ausgewählt und beschafft werden.

stimmungsvolle Abendbeleuchtung im Botanischen Garten stimmungsvolle Abendbeleuchtung im Botanischen Garten Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)

Am 2. Mai 2022 schalteten wir den Ticketvorverkauf im Onlineshop frei – erst einmal mit einer Auslastung von 60 % – der nach dem Sicherheitskonzept zugelassenen Personenzahl. Am ersten Tag gab es 250 Bestellungen online und damit einen Rekordumsatz im Uni-Shop und es wurde klar: auch unsere Gäste freuten sich riesig auf das Sommerfest 2022.

Der Mai war geprägt von Vorbereitungsterminen:

  • alle Akteure auf der Bewegungsfläche unterhalb des Griesbachgartens trafen sich und planten ein abwechslungsreiches Programm
  • Kolleg/innen aus den technischen Bereichen des Dezernates 4 und des Botanischen Gartens kamen zusammen: Sanitäranlagen, Notstrom, Elektroversorgung für alle Bühnen und Caterer, Sicherheitsmaßnahmen, Zäune aufstellen und andere Zäune abbauen, Sicherheitsabsperrungen anbringen, Rasenmahd, Geländeaufteilung – viele Kleinigkeiten waren für die Herrichtung der Flächen als Festgelände notwendig
  • mit den Catering-Teams gab es viel zu klären und wir stellten fest: es gab zu wenig Weingläser. Also mussten auch die noch ausgewählt, gestaltet und beschafft werden
Weinglas der Universität Jena mit Logo Weinglas der Universität Jena mit Logo Foto: Nadine Mrosewski (Universität Jena)

Der Ticketvorverkauf lief auf Hochtouren – am Ende verkauften wir etwa 7.200 Tickets für beide Veranstaltungen zusammen, das bedeutete allein 2.500 Onlinebestellungen, die nicht nur bearbeitet und versendet, sondern auch im Dezernat 2 (Finanzen) zur Verbuchung vorbereitet werden mussten. Zwischenzeitlich beschäftigten wir allein damit zusätzlich bis zu drei Hilfskräfte.

Nun stand nach einigen Vorbesprechungen der Sicherheitstermin an: Einsatzleitung Polizei, Feuerwehr, Ordnungsbehörde und Besicherungsunternehmen trafen sich mit uns und dem Ziel, die Veranstaltung für unsere Gäste so sicher und angenehm wie möglich zu gestalten.

Absprachen mit der Pressestelle und dem Social-Media-Team der Universität für die Vor- und Nachberichterstattung waren ebenso wichtig, wie die Besprechung zur fotografischen Dokumentation der Feste.

In den Wochen vor dem Fest klingelte das Telefon ununterbrochen. Viele Kleinigkeiten waren abzusprechen und dann endlich war der 24.6. da. Über das Fest zu gehen und in all die glücklichen Gesichter zu schauen, fröhlichen Menschen zu begegnen und zu sehen, wie all die Ideen, die wir hatten, Realität wurden – eine schönere Belohnung kann es kaum geben.

Bildergalerie Sommerfest

Einblicke ins Universitätssommerfest 2022

Dankeschön!

Veranstaltungen in dieser Größenordnung sind sehr komplex und wie ein großes Getriebe. Sie funktionieren nur, wenn jedes Rädchen hilft. Und deshalb möchte ich mich bei allen Helfer/innen ganz herzlich bedanken: Ihr seid toll, es ist ganz wunderbar, mit Euch zu arbeiten, vielen Dank.

Ganz besonders danke ich Eva Bartholmé – Du hast Dich begeistern lassen und stets kreativ und vor allem initiativ geholfen. Es ist toll, die Sponsoren und VIPs und natürlich die Sommerfest-Webseite in Deinen Händen wohlbehalten zu wissen und ich freue mich sehr auf unsere weitere Zusammenarbeit.

Liana Franke, Nadine Mrosewski und Susanne Bukatz, danke für Eure tolle Arbeit, die schönen Entwürfe, die wunderbare Gestaltung und die viele Geduld mit all den Dingen, die wir für das Sommerfest brauchten.

Liebe Gudrun Töpel, allein rund 400 Vorkassen-Annahmen sind über Deinen Schreibtisch gegangen, danke für all die Dinge, die Du bestellt hast, all die Rechnungen, die Du angewiesen hast.

Ein großer Dank an Beatrix Rosemann, die den Ticketverkauf im Uni-Shop organisierte.

Nicht denkbar wäre ein erfolgreiches Sommerfest ohne die Kollegen vom Dezernat 4, einige hier nur beispielhaft genannt: Steffen Jupe, Gerd Rochelmeyer, Stefan Böhm und ihre Teams, ganz besonders Thomas Hartmann und sein Team. Last but not least: Das Team des Botanischen Gartens unter der Leitung von Thomas Bopp – Ihr seid sensationell!

Susanne Weigel

Informationen zur Veranstaltung

Susanne Weigel
Veranstaltungen, Uni-Shop
Bereich Marketing und Veranstaltungen
Mitarbeiterfoto Susanne Weigel
Raum 110
Zwätzengasse 3
07743 Jena