Blick auf den Jentower

Abteilung Einkauf

Blick auf den Jentower
Foto: Anne Günther (Universität Jena)

Die Abteilung Einkauf ist zuständig für die Beschaffung sämtlicher Lieferungen und Leistungen ab einem Gesamtauftragswert von 1.000 EUR (ohne Umsatzsteuer).

Hierzu gehört insbesondere auch die Beratung bei der Vergabe von Forschungs- und Entwicklungsleistungen, sowie die Beratung bei der Teilnahme an Wettbewerben oder Angebotsabgaben für Aufträge, die durch andere Auftraggeber aussgeschrieben wurden.

Sie gewährt außerdem Unterstützung im Rahmen der Vereinbarung kaufmännischer und vertraglicher Inhalte einschließlich zollrechtlicher Bestimmungen und Regelungen des Außenwirtschaftsgesetzes.

Besucheradresse der Abteilung Einkauf:                                            Fax-Nr. Abteilung Einkauf:

Friedrich-Schiller-Universität Jena                                                          +49 3641 9-412202
17. Etage - Jentower
Leutragraben 1
07743 Jena

Hinweis

Informationen für Bieter: hier

Gödecke, Matthias
Abteilungsleiter Einkauf
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Schmidt, Silke
stellv. Abteilungsleiterin
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2

SG Direkter Einkauf
- Beschaffungen, welche im direkten Zusammenhang mit Forschung und Lehre stehen (z.B. Forschungsgeräte, Laborausstattung)​

Fulde, René
SG Leiter direkter Einkauf
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Grüner, Thomas
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Lange, Ronny
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Keinert, Vivien
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2

SG Indirekter Einkauf
- Beschaffungen, welche für den Betrieb der Hochschule benötigt werden (z.B. IT- und Büroausstattung)​

Wobus, Barbara
SG Leiterin indirekter Einkauf
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Bach, Marianne
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Longin, Jessica
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Müller, Maria
Dezernat 2
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JenTower, Raum 17N01
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Schieferdecker, Michael
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2
Sommermann, Martin
Dezernat 2
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JenTower
Leutragraben 1
07743 Jena
Dezernat 2

Sonderfälle der Beschaffung

Beschaffung Büro- und Geschäftsbedarf Eintrag erweitern

Büro- und Geschäftsbedarf umfasst alle Gegenstände des täglichen Bedarfs im Büro, wie zum Beispiel Schreibwaren, Stempel, Briefumschläge aber auch elektrische Geräte (Büromaterial), soweit sie in der Rahmenvereinbarung  zur Verfügung stehen.

Bürobedarf und Geschäftsbedarf soll unabhängig vom Gesamtbestellwert ausschließlich über die  Rahmenvereinbarung bestellt werden. Sofern die Rahmenvereinbarung  einen Artikel nicht führt und auch kein gleichwertiger Artikel angeboten wird, kann dieser bis zu einem Gesamtbestellwert in Höhe von 1000 EURO (netto) anderweitig beschafft werden.

Beschaffung von Raumausstattung/Labormöbeln Eintrag erweitern

Zur Raumausstattung bzw. zu Büromöbeln zählen u. a. Schränke, Regale, Tische und Rollcontainer, Stühle, Garderoben und sonstige Einrichtungsgegenstände.

Die Beschaffung von Büromöbeln/Labormöbeln sowie sonstigen Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen erfolgt unabhängig vom Preis, ausschließlich durch die Abteilung Einkauf, die den Bedarf prüft und beratend zur Verfügung steht.

Beschaffung von IT-Software und -dienstleistungen Eintrag erweitern

Im Falle des Bedarfs an Software ist zwingend das Universitätsrechenzentrum (URZ) zu kontaktieren. Dieses prüft die technischen Voraussetzungen, die Kompatibilität und die Verfügbarkeit von Landeslizenzen. Die Bestellung erfolgt in jedem Fall zentral durch das Rechenzentrum (URZ) oder die Abteilung Einkauf.

Die Beschaffung von Software und Applikationen, für die Rahmenverträge bestehen, sind über den Bereich Softwarebeschaffung des Universitätsrechenzentrums zu beantragen. Für zu beschaffende Software und Applikationen (Apps) ohne Rahmenvertrag ist die Abteilung Einkauf als erster Ansprechpartner zuständig. Die Abstimmung mit dem URZ bzw. den zuständigen Stellen erfolgt vor Bestellauslösung zentral durch die Abteilung Einkauf.

Beschaffung von Mobiltelefonen, Tablets und mobiler Internetzugang Eintrag erweitern

Die Beschaffung von Mobiltelefonen, Blackberrys, Smartphones, sonstigen Geräten und Zubehör zur mobilen Internetverbindung (GSM/GPRS, LTE, UMTS) per Internet-Stick oder -Karte (HSDPA, HSPA, HSPA+, HSUPA) sowie die damit verbundenen Mobilfunkverträge sind ausschließlich über das Dezernat 4 zu beantragen.

Diese Beschaffungsanträge gelten unabhängig vom Auftragswert.

Hierzu ist ein formloser Antrag mit Begründung der dienstlichen Notwendigkeit für den Einsatz des Gerätes an

Dezernat 4
Abteilung Technik
SG Kommunikationstechnik
Nollendorfer Straße 26
07743 Jena

zu richten.

Beschaffung von Honorarkräften Eintrag erweitern

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena bindet in zahlreiche Prozesse externe Honorarkräfte ein. So werden zum Beispiel Vorträge oder Vorlesungen durch Gastreferenten bestritten. Der Prozess der Beschaffung von Honorarkräften setzt immer eine Leistung des Dritten an die Friedrich-Schiller-Universität Jena voraus. Überwiegt hingegen das Eigeninteresse des Dritten, wie zum Beispiel im Rahmen eines Vortrages eines Ehrendoktors aus Anlass der Verleihung der Ehrendoktorwürde durch die Universität Jena, so erbringt der Referent keine Leistung an die Friedrich-Schiller-Universität Jena. In diesen Fällen liegt keine Beschaffung von Honorarkräften vor.

Die Leistungsbeschaffung obliegt den Hochschuleinrichtungen selbst.

In allen Fällen der Beschaffung der Honorarkräfte ist ein Honorarvertrag zwischen der Friedrich-Schiller-Universität Jena und der Honorarkraft zu schließen. Die zu verwendenden Musterverträge sind in HanFRIED bereitgestellt. Die Verträge sind in zweifacher Ausfertigung auszudrucken. Beide Ausdrucke sind dem Projektverantwortlichen bzw. Kostenstellenverantwortlichen zur Unterschrift vorzulegen. Beide von diesem unterzeichneten Ausdrucke sind an die Abteilung Einkauf zur weiteren Prüfung zu übergeben. Erst nach der Prüfung durch die Abteilung Einkauf werden die Verträge dem Vertragspartner zur Unterschrift übersandt.

Sofern die Vergütung der Honorarkraft aus Drittmitteln finanziert wird, muss die Hochschuleinrichtung sicherstellen, dass die Höhe der Vergütung und die Reisekostenvereinbarung den Verwendungsbestimmungen des Drittmittelgebers entsprechen. Gegebenenfalls ist im Vorfeld eine Abstimmung mit dem Dezernat Finanzen und Beschaffung herbeizuführen.

Bewirtungsleistungen und Aufmerksamkeiten in geringem Umfang Eintrag erweitern

Werden Personen verköstigt und steht die Darreichung von Speisen und/oder Getränken im Vordergrund, liegt eine Bewirtung vor. Dabei kann es sich um externe Bewirtungen (z. B. Restaurantbesuche) oder um Bewirtungen in den Räumen der Friedrich-Schiller-Universität Jena handeln (z. B. Sektempfang nach einer Veranstaltung).

Bei der Darreichung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee oder Gebäck), z. B. anlässlich von Besprechungen, handelt es sich - in Abgrenzung zur Bewirtung - um eine übliche Geste der Höflichkeit. Näheres dazu regelt die Bewirtungsrichtlinie der Friedrich-Schiller-Universität Jena in der jeweils geltenden Fassung.

Beschaffung von Literatur Eintrag erweitern

Der Prozess der Beschaffung von Fachliteratur/Zeitschriften an der Universität Jena ist durch die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ThULB) geregelt. Bei einem Bedarf an Literatur ist die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek der Friedrich-Schiller-Universität Jena (ThULB) zu kontaktieren. Diese Regelung gilt nicht für die Verwaltung.

Beschaffung in Notlagen/Havarien Eintrag erweitern

Diese Ausnahmeregelung greift, wenn ohne die vorgesehene Ersatzbeschaffung/Reparatur der Geschäftsbetrieb der Hochschuleinrichtung akut gefährdet ist und damit kurzfristig nicht aufrechterhalten werden kann. Katastrophen sind immer Notlagen.

In Notsituationen, d. h. in Fällen der Havarie, ist die Hochschuleinrichtung nach vorheriger Rücksprache mit dem Einkauf befugt, etwaige Ersatzbeschaffungen selbstständig zu veranlassen.

Zuständigkeitsbereiche

Matthias Gödecke                     
Abteilungsleiter Einkauf

Tel.: +49 3641 9-412200         
E-Mail    
Vertretung: Silke Schmidt

  • Vergaberechtliche Beratung sowie Bewerber- und Bieterberatung (für Einrichtungen der FSU Jena)
  • Verfahren im nationalen und EU-Vergaberecht unabhängig einer Warengruppenzuordnung
  • Abschluss von Rahmenvereinbarungen
  • Zusammenarbeit mit anderen öffentlichen Einrichtungen
  • Kraftfahrzeuge, Kraft- und Fahrräder
  • Reinigungsdienstleistungen
  • Kommunikationsgeräte, -anlagen und -dienste
  • Nachhaltige und innovative Beschaffung
  • Wirtschaftlichkeitsberechnungen
  • Preiskalkulationen
  • Konzessionen
  • Interessenbekundungen
  • Auktionen
  • Verkäufe

Silke Schmidt

Tel.: +49 3641 9-412230    
E-Mail  
Vertretung: Matthias Gödecke

  • Vergaberechtliche Beratung sowie Bewerber- und Bieterberatung (für Einrichtungen der FSU Jena)
  • Verfahren im nationalen EU-Vergaberecht unabhängig einer Warengruppenzuordnung
  • Abschluss von Rahmenvereinbarungen
  • Transport- und Umzugsdienstleistungen
  • Sicherheitsdienstleistungen
  • Entsorgungsdienstleistungen
  • Externe Personaldienstleistungen
  • Hausmeisterdienste
  • Beratungsleistungen einschl. Forschungsdienstleistungen

René Fulde  - Physikalisch-Astronomische Fakultät   

Tel.: +49 3641 9-412220                
E-Mail                   
Vertretung: Ronny Lange, Thomas Grüner

  • Labormöbel und -ausstattung
  • Labor- und Forschungsgeräte einschl. Software, Mess- und Erkundungsgeräte und Analysetechnik
  • Laborzubehör (einschl. Laborglasartikel)
  • Instandhaltung und Wartung von Labor- und Forschungsgeräten
  • Labordienstleistungen

Ronny Lange  - Chemisch Geowissenschaftliche Fakultät

Tel.: +49 3641 9-412221    
E-Mail  
Vertretung: René Fulde, Thomas Grüner

  • Labormöbel und -ausstattung
  • Labor- und Forschungsgeräte einschl. Software, Mess- und Erkundungsgeräte und Analysetechnik
  • Laborzubehör (einschl. Laborglasartikel)
  • Laborverbrauchsmaterialien/Chemikalien, Wasseraufbereitung
  • Instandhaltung und Wartung von Labor- und Forschungsgeräten
  • Labordienstleistungen

Thomas Grüner - Fakultät für Biowissenschaften

Tel.: +49 3641 9-412222    
E-Mail  
Vertretung: René Fulde, Ronny Lange

  • Labormöbel und -ausstattung
  • Labor- und Forschungsgeräte einschl. Software, Mess- und Erkundungsgeräte und Analysetechnik
  • Laborzubehör (einschl. Laborglasartikel)
  • Laborverbrauchsmaterialien/Chemikalien, Wasseraufbereitung
  • Instandhaltung und Wartung von Labor- und Forschungsgeräten
  • Labordienstleistungen

Vivien Keinert - Direkter Einkauf Allgemein

Tel.: +49 3641 9-412223    
E-Mail  
Vertretung: René Fulde, Ronny Lange, Thomas Grüner

  • Labormöbel und -ausstattung
  • Labor- und Forschungsgeräte einschl. Software, Mess- und Erkundungsgeräte und Analysetechnik
  • Laborzubehör (einschl. Laborglasartikel)
  • Instandhaltung und Wartung von Labor- und Forschungsgeräten
  • Labordienstleistungen
  • Technische Gase

Barbara Wobus 

Tel.: +49 3641 9-412210 
E-Mail 
Vertretung: N. N. 

  • Büromöbel/-ausstattungen einschl. Bibliotheksmöbel, Stellwände
  • Küchen-/Kantinenausstattungen einschl. Küchengeräte
  • Einrichtungen und Ausstattungen für Gästewohnungen (einschl. Matratzen)
  • Lager- und Aktenanlagen
  • Beleuchtungstechnik/Leuchten
  • Verdunklungs- und Sonnenschutzanlagen einschl. Lamellen, Rollos und Gardinen

Jessica Longin    

Tel.: +49 3641 9-412212         
E-Mail      
Vertretung: Barbara Wobus

  • Catering und Veranstaltungen
  • Reisedienstleistungen inklusive Beherbergungsleistungen
  • Werkstatt-, Produktions- und Industriebedarf (einschl. KFZ-Technik, -pflege, Werkstattmaschinen) sowie Reparaturen
  • Kleidung (Arbeitssicherheitsausstattung, Dienstbekleidung)
  • Sportbedarf/Reiseartikel/Gärtnereibedarf

Maria Müller

Tel.: +49 3641 9-412216
E-Mail
Vertretung: Barbara Wobus

  • Bürobedarf, Reinigungsbedarf
  • Büroverbrauchsmaterialien/IT-Verbrauchsmaterialien
  • Druck- und Medienerzeugnisse einschl. Dienstleistungen und Unterrichtsmaterialien
  • Lager- und Archivmaterialien (einschl. Transport- und Lagerbehälter)
  • Werbeartikel

Marianne Bach

Tel.: +49 3641 9-412214
E-Mail
Vertretung: Martin Sommermann

  • IKT-Hardware sowie -zubehör einschl. Multifunktionsgeräte
  • IKT-Messgeräte/-Werkzeuge
  • IKT-Dienstleistungen (z. B. Webseitenerstellung; Programmierleistungen)
  • IKT-Reparaturen und -wartung
  • IKT-Netzwerke
  • Stromversorgungstechnik und -anlagen (SV/USV, Batterien)
  • Audio-, Video-, Foto- und Projektionstechnik, Unterhaltungselektronik

Martin Sommermann

Tel.: +49 3641 9-412217
E-Mail
Vertretung: Marianne Bach

  • IKT-Hardware sowie -zubehör einschl. Multifunktionsgeräte
  • IKT-Messgeräte/-Werkzeuge
  • IKT-Dienstleistungen (z. B. Webseitenerstellung; Programmierleistungen)
  • IKT-Reparaturen und -wartung
  • IKT-Netzwerke
  • Stromversorgungstechnik und -anlagen (SV/USV, Batterien)
  • Audio-, Video-, Foto- und Projektionstechnik, Unterhaltungselektronik

Michael Schieferdecker

Tel.: +49 3641 9-412213
E-Mail
Vertretung: Barbara Wobus

  • Dienst- bzw. Werkleistungen
Information

Dokumente und Formulare finden Sie auf der HanFRIED-Plattform: https://www.hanfried.uni-jena.de/

In unserem Wiki sind Regelungen und Verfahrensweisen zu unseren Standardprozessen dokumentiert.