Beglaubigungen, Vorbeglaubigungen, Apostillen
Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Beglaubigungen telefonisch unter 9-402080 oder per E-Mail an Rechtsamt@uni-jena.de oder Kathrin.Loschek@uni-jena.de an das Rechtsamt. Ebenso weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass hier Beglaubigungen jeder Art grundsätzlich nur dann vorgenommen werden können, wenn diese einen Bezug zur FSU Jena haben, d.h. die Dokumente müssen entweder von der FSU Jena ausgestellt sein oder zur Vorlage an der FSU Jena dienen. Wir danken für Ihr Verständnis.
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I. Einfache Beglaubigungen
Mit einer "einfachen" Beglaubigung wird nur die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original bestätigt. Bitte beachten Sie, dass neben dem Rechtsamt auch jedes Sekretariat/Prüfungsamt/Dekanat eine solche einfache Beglaubigung vornehmen kann. Kosten können - sofern keine Kopie vorgelegt wird - für das Anfertigen einer Kopie in Höhe von 0,50 €/Seite anfallen. Beglaubigt werden im Rechtsamt nur Dokumente, die von der FSU Jena ausgestellt wurden oder zur Vorlage an der FSU Jena dienen sollen.
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II. Amtliche Beglaubigungen
Das Rechtsamt der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist darüber hinaus zuständig für amtliche Beglaubigungen (§ 33 ThürVwVfG). Danach können Urkunden, die von der Friedrich-Schiller-Universität Jena ausgestellt wurden, oder zur Vorlage bei der Friedrich-Schiller-Universität dienen, amtlich - d.h. mit Dienstsiegel - beglaubigt werden.
Das Rechtsamt nimmt daher amtliche Beglaubigungen von folgenden Schriftstücken vor:
Abschriften von Dokumenten, die von der Friedrich-Schiller-Universität Jena ausgestellt wurden (z.B. Vor,- Zwischen- und Abschlusszeugnisse, Promotionsurkunden)
- Abschriften von Dokumenten, die zur Vorlage bei der Friedrich-Schiller-Universität Jena benötigt werden (z.B. Abiturzeugnis)
- Abschriften von Dokumenten, die von einer anderen deutschen Behörde ausgestellt wurden und an der Friedrich-Schiller-Universität Jena vorgelegt werden sollen.
- Amtliche Beglaubigungen werden nur nach Vorlage des Originals vorgenommen.
Achtung: Nicht beglaubigt werden können Personenstandsurkunden, wie Geburts,- Heirats- und Sterbeurkunden, Reisepässe, Personalausweise sowie Grundbuchauszüge.
Kosten:
- Für Dokumente, die von der Friedrich-Schiller-Universität Jena ausgestellt wurden: 4,00 € pro Dokument (ein Dokument kann mehrere Seiten umfassen)
- Für Dokumente, die von einer anderen Behörde ausgestellt wurde: 8,00 € pro Dokument (ein Dokument kann mehrere Seiten umfassen)
- Für das Anfertigen von Kopien: 0,50 € pro Seite
Grundlage der zu erhebenden Gebühren und Auslagen ist das Thüringer Verwaltungskostengesetz i.V.m. der Thüringer Allgemeinen Verwaltungskostenordnung in den jeweils geltenden Fassungen.
Bitte, wenn möglich, Kopien mitbringen!
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III. Vorbeglaubigungen zur Verwendung deutscher Urkunden im Ausland (Legalisation und Apostille)
Im Ausland werden deutsche Urkunden nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit vom Konsulat des betreffenden ausländischen Staates im Bundesgebiet bestätigt worden ist (Legalisation) oder wenn sie mit einer Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 versehen sind.
Für die Dokumente, die von der Friedrich-Schiller-Universität Jena ausgestellt worden sind, erhält man die Vorbeglaubigung bzw. die Apostille beim Landesverwaltungsamt Weimar.
Zuvor ist es zwingend erforderlich, die Dokumente vorbeglaubigen zu lassen. Auch hierfür ist das Rechtsamt der Friedrich-Schiller-Universität Jena zuständig. Die Vorbeglaubigung erfolgt nur nach Vorlage des Originaldokuments. Vorbeglaubigungen auf dem Originaldokument erfolgen im Rahmen der Amtshilfe für das Landesverwaltungsamt Weimar und sind für den Antragsteller nicht kostenpflichtig. Ausnahme, die Vorbeglaubigung soll auf einer Kopie des Dokuments vorgenommen werden, die amtlich zu beglaubigen ist. Für die amtliche Beglaubigung und eventuell anzufertigende Kopien werden Kosten in folgender Höhe erhoben:
Kosten
- Kosten für das Anfertigen von Kopien: 0,50 € pro Seite
- Kosten für das Erteilen einer amtlichen Beglaubigung: 4,00 € pro Dokument
Bitte, wenn möglich, Kopien mitbringen!
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IV. Übersetzungen
Wird die Apostille/Legalisation auf einer Übersetzung gewünscht, so muss die Übersetzung durch einen staatlich bestellten Übersetzer durchgeführt werden. Für die Übersetzungen ist das Landgericht Gera zuständig. Die Dokumente sind an folgende Adresse zu senden:
Landgericht Gera
Büro des Präsidenten
Rudolf-Diener-Straße 1
07545 GeraDurch das zuständige Gericht wird die Eigenschaft des Übersetzers als staatlich anerkannter Sachverständiger bestätigt. Diese amtliche Bestätigung ist dann eine öffentliche Urkunde auf der anschließend eine Apostille oder Legalisation erteilt werden kann.
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V. Beglaubigung von ausländischen Dokumenten für den Gebrauch in Deutschland
Bitte beachten Sie, dass ausländische Dokumente, die an der Friedrich-Schiller-Universität Jena vorgelegt werden sollen, nur amtlich beglaubigt werden können, wenn diese ebenfalls mit einer Apostille/Legalisation versehen sind.
Ist dies nicht der Fall können die Dokumente nur einfach beglaubigt werden.
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VI. Beglaubigungen für das Universitätsklinikum
Sowohl einfache als auch amtliche Beglaubigungen von Dokumenten des Universitätsklinikums und für Mitarbeiter des Universitätsklinikums werden durchgeführt in der
Rechtsstelle des Klinikums
Bachstraße 18,
07743 Jena
Telefon: +49 3641 9-320301 -
VII. Bearbeitungsdauer
Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel ein bis zwei Tage. Bitte planen Sie das bei der Antragstellung ein.