Annahmeerklärung2

Unterlagen, Fristen, Formalitäten und Zeitplan

Damit Sie nichts verpassen.
Annahmeerklärung2
Foto: Kristin Gerloff

ERASMUS+ Bewerbung erfolgreich? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt trennen Sie nur noch wenige (organisatorische) Schritte von Ihrem Auslandsabenteuer. Sie finden hier alle notwendigen Informationen zu den einzureichenden Unterlagen vor, während und nach Ihrem Auslandsaufenthalt. 

Vor Beginn des Auslandsaufenthalts beantragen Sie das ERASMUS+ Stipendium, unterzeichnen die Fördervereinbarung und können sich für das Semester/Studienjahr beurlauben lassen. Zusätzlich legen Sie in Ihrem Learning Agreement die Kurse fest, die Sie im Ausland besuchen werden und geben an, welche davon für Ihr Studium angerechnet werden sollen. Das Learning Agreement muss auch bei nachträglichen Änderungen in der Kurswahl überarbeitet werden. Im Ausland angekommen, lassen Sie sich Ihre Ankunft im Certificate of Arrival vom dortigen International Office bestätigen. Vor Abreise benötigen Sie ebenfalls eine Bestätigung von der Gasthochschule über die exakte Aufenthaltsdauer, den Letter of Confirmation. Wichtig ist nach dem Auslandsaufenthalt das Transcript of Records (Notenübersicht) von der Gasthochschule. Abschließend schreiben Sie einen Erfahrungsbericht und füllen den EU-Fragebogen aus.

Nachfolgend finden Sie weitere Erläuterung zu den notwendigen Unterlagen sowie die jeweiligen Abgabefristen.

Hinweis

Alle nötigen Formulare und Vorlagen finden Sie zum Download unter Formulare.
Den ERASMUS+ Zeitplan können Sie am Ende der Seite herunterladen.

Vor dem ERASMUS+ Studium

  • Learning Agreement Teil 1/ Studienvereinbarung
    • regelt die Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen
    • Kursauswahl anhand des im Internet zur Verfügung stehenden Kurskatalogs mit den ERASMUS+ Fachkoordinator*innen besprechen und erstellen
    • muss jeweils von Studierenden, Fachverantwortlichen für die Anerkennung und der Gasthochschule unterschrieben werden

    Termin

    • 1. Teil des Learning Agreements ("Before Mobility") vor Abreise mit Fachkoordinator*in besprechen und erstellen
    • Kopie vor Abreise komplett unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
    • Original aufbewahren für eventuelle spätere Änderungen
  • Antrag auf ERASMUS+ Stipendium
    • Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen

    Termin

    • ab 1.Juli bis vor der Abreise
    • bis spätestens 1. August bei Aufenthalt ab WiSe
    • bis spätestens 15. Dezember bei Aufenthalt ab SoSe
  • Grant Agreement/ Fördervereinbarung
    • regelt die Finanzierung über das ERASMUS+ Programm zwischen Studierenden und Universität Jena
    • Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen

    Termin

    • bei Erhalt der Fördervereinbarung festgelegt
  • Antrag auf Beurlaubung
    • Antrag im Original mit Begründung im Internationalen Büro vorlegen
    • Antrag wird vom Internationalen Büro befürwortet
    • Original im Studierenden Service Zentrum einreichen

    Termin

    • während des jeweiligen Rückmeldezeitraums

Während des ERASMUS+ Studiums

  • Learning Agreement Teil 2/ Studienvereinbarung bei Änderungen bzgl. Studienprogramm
    • regelt die Änderung und Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen neu
    • muss jeweils von Studierenden, Fachverantwortlichen für Anerkennung und Gasthochschule unterschrieben werden

    Termin

    • komplett unterschriebene Kopie des 2. Teils des Learning Agreements ("During Mobility") bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule im Internationalen Büro einreichen
  • Certificate of Arrival/ Ankunftsbestätigung
    • das International Office der Gasthochschule bestätigt ihre Ankunft und Immatrikulation
    • Dokument per Scan/Kopie unterschrieben im Internationalen Büro einreichen

    Termin

    • bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule
  • Letter of Confirmation/ Bescheinigung über die exakte Dauer des Auslandsaufenthaltes

    Termin

    • vor Abreise vom International Office der Gasthochschule ausstellen lassen und direkt nach Rückkehr im Internationalen Büro einreichen

Nach dem ERASMUS+ Studium

  • Learning Agreement Teil 3/ Transcript of Records/ Datenabschrift- Nachweis über im Ausland erbrachte Studienleistungen
    • von der Gasthochschule ausfüllen lassen
    • Kopie im Internationalen Büro einreichen

    Termin

    • spätestens zum 30.04. bei Aufenthalt nur im WiSe
    • spätestens zum 30.09. bei Aufenthalt über 2 Semester oder nur SoSe
  • Letter of Confirmation/ Bescheinigung über die exakte Dauer des Auslandsaufenthaltes
    • von der Gasthochschule ausfüllen lassen
    • Original unterschrieben im Internationalen Büro einreichen

    Termin

    • bis zu 4 Wochen nach Beendigung des Studienaufenthaltes im Ausland
    • spätestens zum 30.04. bei Aufenthalt nur im WiSe
    • spätestens zum 31.07. bei Aufenthalt über 2 Semester oder nur im SoSe
  • ERASMUS+ Erfahrungsbericht

    Termin

    • spätestens zum 30.04. bei Aufenthalt nur im Wintersemester
    • spätestens zum 30.09. bei Aufenthalt über 2 Semester oder nur Sommersemester
  • EU- Fragebogen
    • Sie erhalten hierfür kurz nach Ende ihres ERASMUS+ Studiums eine automatisch generierte Email mit personalisiertem Link (bitte SPAM-Ordner überprüfen)
    • Fragenbogen innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt der Email ausfüllen

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