Informationen zur ERASMUS+ Bewerbung

• Sie sind in einem Studiengang der Friedrich-Schiller-Universität Jena eingeschrieben, der zu einem Hochschulabschluss (bis einschl. Promotion) führt.
• Sie haben mindestens Ihr erstes Studienjahr abgeschlossen.
• Sie besitzen ausreichende Kenntnisse der jeweiligen Landes- bzw. Arbeitssprache, in der die zu besuchenden Lehrveranstaltungen gehalten werden (i.d.R. Sprachniveau B2).

• 1 oder 2 Semester, aber mindestens 2 bis maximal 12 Monate

Mehrfachförderung durch ERASMUS+: 

Studierende haben die Möglichkeit mehrfach am ERASMUS Programm teilzunehmen. Dabei stehen Ihnen pro Studienabschnitt (BA, MA, PhD) jeweils 12 Monate förderbare Mobilität (Studium und/oder Praktikum) zur Verfügung. Dies entspricht insgesamt maximal 3 (Studienabschnitte) x 12 (max. Dauer)= 36 Monate.

Studierende, deren Studiengänge nicht in Bachelor und Master unterteilt sind, können ebenfalls in vollem Umfang die Mehrfachförderung bei ERASMUS+ in Anspruch nehmen (Staatsexamen). Bis zum ersten Abschluss stehen den Studierenden 24 Monate Mobilität (Studium und/oder Praktikum) zur Verfügung. Dies entspricht einer Förderungsdauer von 1 (erster Studienabschnitt) x 24 (max. Dauer) plus 1 (zweiter Studienabschnitt) x 12 (max. Dauer)= 36 Monate.

Bitte informieren Sie sich im Vorfeld einer Bewerbung über Ihre Wunschuniversität. Sie sind verpflichtet, eigenverantwortlich Informationen zu Studienangebot, Sprachvoraussetzungen oder Wohnmöglichkeiten einzuholen. Dadurch finden Sie nicht nur überzeugende Argumente für Ihre Bewerbung, sondern beugen auch etwaigen falschen Erwartungen an Ihren Auslandsaufenthalt vor. Nutzen Sie zur Informationsbeschaffung die Internetpräsenz der Gastuniversität, insbesondere die Hinweise für Austauschstudierende des dortigen International Office. Fragen Sie auch die Programmverantwortlichen bzw. Fachkoordinierenden an der Universität Jena nach ihnen zugesandten Hinweisen der Gastuniversität!

Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Erasmus+ Programms an der Universität Jena

Durch die Teilnahme am Erasmus+ Programm und das damit verbundene Learning Agreement/ Mobility Agreement (Staff) sowie die Mobilitätsdaten übermitteln Sie personenbezogene Daten an die Erasmus+ Datenbanken (Moveon, Beneficiary Modul) und das Internationale Büro der Universität Jena. Diese Daten werden gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben der Europäischen Kommission und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt.

1. Verantwortliche Stelle 

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

Friedrich-Schiller-Universität Jena
vertreten durch den Präsidenten
Fürstengraben 1, 07743 Jena
Telefon: +49 3641 9-401000
E-Mail: praesident@uni-jena.de

Intern zuständig:

Friedrich-Schiller-Universität Jena 
Stabsstelle Informationssicherheit und Datenschutz
Fürstengraben 1, 07743 Jena
E-Mail:  datenschutz@uni-jena.de
Telefon: +49-3641-9-401603

2. Zweck der Datenerhebung 

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Teilnahme am Erasmus+ Programm, der Erstellung von Learning Agreements/ Mobility Agreements, der Verwaltung von Mobilitätsdaten und zur Übermittlung an die Erasmus+ Datenbank verwendet. Dies umfasst auch die Kommunikation mit den Partnerhochschulen und der Nationalen Agentur (NA DAAD).

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung und des Auswahlverfahrens ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) in Erfüllung der Bedingungen in Art. 7 DSGVO. Ihre Teilnahme erfolgt freiwillig und Sie können diese jederzeit widerrufen. Bitte richten Sie Ihren Widerruf per E-Mail an das International Office der Universität Jena unter outgoing@uni-jena.de. Ihre Bewerbung wird daraufhin gelöscht und im Auswahlverfahren nicht weiter berücksichtigt. Eine Aufnahme ins Programm ist daher nicht möglich. 
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Fall der Auswahl und Förderung im Programm ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung inkl. vorvertraglicher Maßnahmen). In diesem Rahmen sind Sie zur Bereitstellung der zur Vertragserfüllung notwendigen personenbezogenen Daten verpflichtet. Stellen Sie uns Ihre Daten nicht zur Verfügung kann keine Teilnahme am Programm erfolgen.

4. Datenweitergabe an Dritte 

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Erasmus+ Programms an die Europäische Kommission, die Nationale Agentur des DAAD sowie an die Partnerinstitutionen, bei denen Sie Ihr Auslandsstudium/ Ihre Personalmobilität absolvieren, weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nur im erforderlichen Umfang zur Umsetzung der Mobilität und Erfüllung der Erasmus+ Programmziele.

Einsatz von Drittanbietern: 
Die Universität Jena setzt die Datenbank "MoveON" der QS UniSolution GmbH, Meitnerstr. 10, 70563 Stuttgart, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an weitere Dritte erfolgt nur nach vorheriger Genehmigung durch die Europäische Kommission, wie es in den Leitlinien des Erasmus+ Programms vorgeschrieben ist. Diese können Sie unter folgendem Link einsehen: Datenschutzerklärung der Europäischen KommissionExterner Link.

5. Dauer der Datenspeicherung 

Personenbezogene Daten im Rahmen des Erasmus+ Programms werden für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Auslandsaufenthalts gespeichert und anschließend gelöscht. Dies entspricht den Vorgaben der Europäischen Kommission zur Aufbewahrung von Erasmus+ Teilnehmerdaten und dem Thüringer Haushaltsrecht.

6. Ihre Rechte als betroffene Person 

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).  
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO). 
• Recht auf Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 17, 18 DSGVO).  
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt (Art. 20 DSGVO). 

Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen möchten, können Sie dies über die oben genannten Kontaktinformationen tun.
Zudem haben Sie das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Universität gegen die Vorgaben der DSGVO verstößt. Zur Ausübung Ihres Beschwerderechts können Sie sich z. B. an die für die Universität Jena zuständige Aufsichtsbehörde (siehe Abschnitt 8) wenden.

7. Meldung von Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten 

Im Falle von Datenschutzverletzungen, die Ihre personenbezogenen Daten betreffen und voraussichtlich ein Risiko für Sie darstellen könnten, wird eine Meldung entsprechend Art. 33 DSGVO an die für die Universität Jena zuständige Aufsichtsbehörde erfolgen. Zudem wird die Europäische Kommission gemäß den Richtlinien des Erasmus+ Programms unverzüglich benachrichtigt. 

8. Aufsichtsbehörde 

Die zuständige Aufsichtsbehörde für die Universität Jena ist:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Adresse: Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt
Postanschrift: Postfach 90 04 55, 99107 Erfurt
Telefon: +49 (361) 57-3112900
E-Mail: poststelle(at)datenschutz.thueringen.de
Webseite: https://tlfdi.de/Externer Link

9. Weitere Informationen 

Für weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Erasmus+ Programm sowie zu Ihren Rechten als betroffene Person, besuchen Sie bitte die offizielle Datenschutzerklärung des DAADExterner Link. 

Mit Ihrer Bewerbung oder der Nutzung des Online-Portals "MoveON" erklären Sie sich mit der hier beschriebenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden.

Für Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten über die Webseiten der Universität Jena beachten Sie ebenfalls die Datenschutzerklärung der Universität Jena.

• 15. Januar für das darauffolgende akademische Jahr, beginnend ab dem Wintersemester

Folgende Bewerbungsunterlagen reichen Sie bitte bei Ihrem*Ihrer Fachkoordinator*in im Fachbereich ein:

• Bewerbungsformular
• Tabellarischer Lebenslauf
• Motivationsschreiben (Beweggründe für einen Auslandsaufenthalt und die gewählte Universität)
• Sprachnachweis über ausreichende Kenntnisse der Landes- oder Arbeitssprache im Gastland (mind. B2-Niveau der Arbeitssprache)
• bisher erworbene Studiennachweise/Auflistung der Studienleistungen mit Notenangabe (Friedolin-Ausdruck)
• Empfehlungsschreiben eines Fachdozierenden, kann die Bewerbung ggf. unterstützen, ist aber keine zwingende Voraussetzung

1. Kontaktieren Sie das Internationale Büro bezüglich eines Beratungsgesprächs. Ansprechpersonen und Sprechzeiten finden Sie hier. 
2. Prüfen Sie, ob für Ihren Fachbereich ERASMUS+ Austauschabkommen existieren und für Sie in Frage kommen.
3. Kontaktieren Sie die*den zuständige*n ERASMUS+ Koordinator*in Ihres Fachbereichs.
4. Bereiten Sie die Bewerbungsunterlagen vor und reich Sie diese bei Ihrem*Ihrer ERASMUS+ Koordinator*in ein. 
5. Diese*r wird anhand der Unterlagen und/oder von Auswahlgesprächen die vorhandenen ERASMUS+ Plätze vergeben. Sie werden direkt von Ihrem*Ihrer Koordinator*in informiert, ob Sie einen Platz erhalten haben und er*sie wird Sie dann bei der Partnerhochschule nominieren.
   1. Bei erfolgreicher Bewerbung füllen Sie die Annahmeerklärung aus und reichen diese bei Ihrem*Ihrer Fachkoordinator*in ein. 
   2. Ihr Fachkoordinator/in wird Sie bei der Partnerhochschule nominieren. Daraufhin erhalten Sie Informationen zum Bewerbungsprozess von der ausländischen Gastuniveristät.
   3. Füllen Sie selbstständig die Bewerbungsformulare der ausländischen Gasthochschule aus und schicken sie an das dortige Internationale Büro. Bitte beachten Sie hierbei die Bewerbungstermine der dortigen Hochschule!
   4. Sie sollten bis ca. 2-3 Monate vor Beginn des Auslandsaufenthalts eine Bestätigung der ausländischen Gasthochschule erhalten haben.
   5. Sie erhalten eine Information vom Internationalen Büro zur Stipenidenbeantragung und weiteren Erasmus-Regularien.
   6. Erstellen Sie das Online Learning Agreement (Lernvertrag), in welchem Sie die Kurse festlegen, die Sie im Ausland besuchen möchten. Das Studienangebot finden Sie auf den Webseiten der Gasthochschule.
      1. Das Online Learning Agreement (OLA) wird von Ihnen, nach Rücksprache mit Ihrem Fachkoordinieren, digital über die Plattform Moveon erstellt. Danach wird es an Ihre/n Fachkoordinator/in und im nächsten Schritt an die Gastuniversität zur Genehmigung weitergeleitet. 
      2. Sollte sich das Lehrangebot der Gasthochschule oder Ihre Kursauswahl geändert haben, müssen Sie Ihr Online Learning Agreement aktualisieren, und wieder von  allen Koordinatoen/innen genehmigen lassen.
      3. Sie sollten pro Semester einen Studienaufwand von ca. 30 ECTS anstreben.
6. Vor Abreise (im Rückmeldezeitraum) füllen Sie ggf. einen Antrag auf Beurlaubung aus (erhältlich im SSZ) und lassen diesen im IB bestätigen.

Die Auswahl der Teilnehmenden am ERASMUS+ Programm liegt im Ermessen der Programmverantwortlichen (ERASMUS+ Fachkoordinator*innen). Dabei werden folgende Unterlagen in die Bewertung einbezogen:

• vollständig ausgefülltes Bewerbungsformular
• Motivationsschreiben
• Sprachnachweis über ausreichende Kenntnisse der Landes- bzw. Arbeitssprache im Gastland (mind. B2 in der Arbeitssprache)
• Leistungsübersicht (bestmögliche Studienleistungen)

Die Gewichtung der einzelnen Dokumente werden vom Fachbereich festgelegt.