Unterlagen, Fristen, Formalitäten und Zeitplan

Das Erasmus+ Stipendium wird digital über die Plattform Moveon beantragt. Der Link zur Beantragung in Move On wird Ihnen im Mai / Juni vom Internationalen Büro zur Verfügung gestellt.

Termin zur Einreichung

• bis spätestens 10. Juni bei Auslandsaufenthalt ab WiSe
• bis spätestens 10. Oktober bei Auslandsaufenthalt ab SoSe

• bitte nutzen Sie unsere OLA-Anleitung (Erasmus Europa!), um das Dokument vollständig und korrekt ausfüllen zu können: https://www.uni-jena.de/12935/erasmus
• regelt die Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen
• Kursauswahl anhand des im Internet zur Verfügung stehenden Kurskatalogs mit den ERASMUS+ Fachkoordinator*innen Ihrer Fakultät/Instituts besprechen und erstellen
• muss jeweils von Studierenden, Fachverantwortlichen für die Anerkennung und der Gasthochschule unterschrieben und über Moveon eigereicht werden
• Online Learning Agreement wird nach Einreichung und manueller Prüfung des Erasmus-Stipendienantrags für Sie durch das Internationale Büro freigeschalten
• Weitere Details finden Sie ebenfalls im Erasmus+ Leitfaden, den Sie in der MoveOn Registrierungsmail im Mai/Juni (WiSe) und August/September (SoSe) vom IB erhalten

Deadline

• Online Learning Agreement vor Abreise mit Fachkoordinator/in besprechen und im Studierendenportal von Moveon erstellen
• Genehmigungen einholen (3 Unterschriften: Student*in, Fachkoordination Ihrer Fakultät/Instituts, Gasthochschule)

• ist ein rechtlich bindender Vertrag zwischen der Universität Jena und  dem/der teilnehmenden Studierenden, der die Bedingungen für finanzielle Unterstützung im Rahmen des Erasmus+ Programms regelt.
• ist unterschrieben im Internationalen Büro einzureichen (digitale Unterschriften)

Termin

• bei Erhalt der Fördervereinbarung festgelegt

• Für die Beurlaubung Ihres Erasmus-Aufenthaltes ist eine Befürwortung des IBs erforderlich. Das Formular hierfür finden Sie auf unserer Website
• Die Beurlaubung ist online in Friedolin 2.0 zu beantragen. Eine Anleitung finden Sie hierExterner Link

Termin: während des jeweiligen Rückmeldezeitraums

Wichtig: Beurlaubte Studierende sind während der Beurlaubung nicht von der Rückmeldepflicht befreit.

• regelt die eventuellen Änderung und Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen neu
• muss jeweils von Studierenden, Fachverantwortlichen für Anerkennung und Gasthochschule unterschrieben werden (Moveon)
• bitte beachten Sie die detaillierten Ausfüllhinweise gemäß der OLA-Anleitung (Europa!) auf unserer Formularwebsite

Termin

• digitale Änderungen des bestehenden Learning Agreements ("During Mobility") bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule im Studierendenportal Moveon erstellen und von Fachkoordinator*in genehmigen lassen.

• das International Office der Gasthochschule bestätigt ihre Ankunft und Immatrikulation
• Dokument unterschreiben lassen und an outgoing@uni-jena.de senden (bitte benennen Sie Ihre Dokumente wie folgt CoA_Nachname, Vorname)

Termin

• bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation an der Gasthochschule

Termin

• vor Abreise vom International Office der Gasthochschule ausstellen lassen und direkt nach Rückkehr in EINER Sammelemail mit den u.g. Rückkehrerdokumenten an outgoing@uni-jena.de senden. Bitte benennen Sie Ihre Dokumente wie folgt LoC_Nachname, Vorname

• Transcript of Records von der Gasthochschule erstellen lassen und in EINER Sammelemail (sobald alle Rückkehrerdokumente vollständig sind) an outgoing@uni-jena.de senden. Bitte benennen Sie Ihre Dokument wie folgt ToR_Nachname, Vorname

Termin

• spätestens zum 30.04. bei Aufenthalt nur im WiSe
• spätestens zum 30.09. bei Aufenthalt über 2 Semester oder nur SoSe

• VOR Abreise von der Gasthochschule ausfüllen lassen
• Gescanntes Dokument in EINER Sammel-Mail an outgoing@uni-jena.de senden, sobald alle Rückkehrerdokumente vollständig sind. Bitte benennen Sie Ihr Dokument wie folgt LoC_Nachname, Vorname

Termin

• bis zu 4 Wochen nach Beendigung des Studienaufenthaltes im Ausland
• spätestens zum 30.04. bei Aufenthalt nur im WiSe
• spätestens zum 30.09. bei Aufenthalt über 2 Semester oder nur im SoSe

• Bericht, mit nützlichen Tipps und Hinweisen für nachfolgende Studierende (Wohnungssituation, Uni und Campusleben, Informationen zum Studium)
• Anforderungen für den Erfahrungsbericht: anonymisiert, 1-2 Seiten, via MoveOn erstellen und dort hochladen
• Inspiration unter: Erfahrungsberichte Erasmus Studierende Uni JenaExterner Link

Termin

• spätestens zum 30.04. bei Aufenthalt nur im Wintersemester
• spätestens zum 30.09. bei Aufenthalt über 2 Semester oder nur Sommersemester

• Sie erhalten hierfür kurz nach Ende ihres ERASMUS+ Studiums eine automatisch generierte Email mit personalisiertem Link (bitte SPAM-Ordner überprüfen).
• Fragenbogen innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt der Email ausfüllen und absenden

ECTS-Anerkennungsnachweis

• Es handelt sich beim ECTS-Anerkennungsnachweis nicht um das TOR, sondern um die Bestätigung der tatsächlichen Anerkennung Ihrer im Ausland (Erasmus+) erbrachten Studienleistungen hier an der Universität Jena
• Als ECTS-Anerkennungsnachweis dient ein Friedolin-Ausdruck (Punkt "Notenspiegel") oder alternativ ein Nachweis von Ihrem zuständigen Prüfungsamt (insbesondere Rewi, Medizin, Pharmazie) oder Zeugnis oder Ihren BA/MA-Zeugnisaudruck (grün markiert)
• Bitte markieren Sie Ihre anerkannten Leistungen während des o.g. Erasmusaufenthaltes farbig (grün) im PDF-Dokument und reichen Sie das Dokument in EINER SAMMEL-Mail mit den o.g. Rückkehrerdokumenten an outgoing@uni-jena.de ein. 
• Bitte benennen Sie Ihr Dokument wie folgt ECTS-Anerkennungsnachweis_Nachname, Vorname

• Wenn keine Anerkennung der ECTS-Studienleistungen erfolgen soll, nutzen Sie bitte das  PDF-Formular „Nicht-Anerkennungsnachweis ECTS“ unter der Rubrik "Formulare".
• Weitere Informationen zu den Rückkehrerdokumenten finden SIe ebenfalls im Erasmus+ Leitfaden, den Sie in der Registrierungsmail von uns erhalten haben