Details zur Einführung des neuen Campus-Management-Systems
Im Rahmen dieses über 10 Jahre angelegten Großprojektes, in dem Mitarbeitende aus unterschiedlichsten Bereichen und Abteilungen der Friedrich-Schiller-Universität Jena involviert sein werden, soll das neue Campus-Management-System "HISinOne" der HIS eG implementiert werden. Sämtliche Verwaltungsprozesse rund um den studentischen Lebenszyklus werden im Zuge der HISinOne-Einführung unter die Lupe genommen und mit dem Ziel einer umfassenden Standardisierung sukzessive evaluiert und angepasst. Grundlage dafür ist ein professionelles Akzeptanz- und Changemanagement, das eine erfolgreiche Projektplanung, -strukturierung und -gestaltung sicherstellt.
Unter Allgemeine Informationen finden Sie neben einer Auflistung der Projektziele auch eine Übersicht der zeitlichen Gesamtplanung des Projektes, der Projektorganisation und der zuständigen Ansprechpersonen. Weiterführende Informationen zu den Teilprojekten (u.a. Funktionsumfang der einzuführenden Module, zeitliche Planung und Projektstatus) können Sie hier abrufen.
Aktueller Projektstatus
Zuletzt aktualisiert:
53% erledigt
Ziel: Vollständige Einführung HISinOne
Allgemeine Informationen
Projektziele
Zielstellung HISinOne-Einführungsprojekt
Ablösung des aktuellen Campus-Management-Systems "Friedolin", das auf den auslaufenden GX- und QIS-Produkten der HIS eG basiert
Überführung in das Nachfolgeprodukt "HISinOne" (interne Arbeitsbezeichnung: "Friedolin 2.0")
Abbildung von Verwaltungsprozessen des Student Life Cycle
Überprüfung, Anpassung und Weiterentwicklung der bisherigen Geschäftsprozesse und Workflows
Steigerung der Effizienz und Transparenz universitärer Kern- bzw. Geschäftsprozesse
Planungsoptimierung von Lehrangeboten sowie Personal- und Raumeinsatz
Projektplan
Planung HISinOne-Einführungsprojekt
Das HISinOne-Einführungsprojekt ist auf eine Laufzeit von fast 9 Jahren angelegt. Im Rahmen eines Vorprojektes erfolgte dabei die Konzipierung der drei Teilprojekte, in denen die Produktbereiche APP (Bewerbung und Studienplatzvergabe), STU (Studierenden- und Gebührenmanagement) und EXA (Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement) des HISinOne-Systems nach den entsprechenden Anforderungen der Fachbereiche (u.a. Hochschulverwaltung, Fakultäten, Studierendenvertretung) eingeführt werden sollen.
HISinOne wird in einem fachbereichsübergreifenden Großprojekt eingeführt, bei dem eine Vielzahl von Universitätsmitarbeitenden direkt beteiligt sind, um die komplexen Geschäftsprozesse entsprechend den hohen Anforderungen im System abbilden zu können. Die Projektstruktur ist den Organigrammen zu entnehmen, in denen einerseits die projektübergreifenden Gremien, aber auch die Mitarbeitenden aus den einzelnen Teilprojekten inklusive deren Funktion aufgeführt sind.
Projektkommunikation
Kontaktpersonen im HISinOne-Einführungsprojekt
Die Kontaktdaten der HISinOne-Projektleitung finden Sie hier. Für weitere Fragen rund um das HISinOne-Einführungsprojekt, den Service Desk, Schulungsbedarf, das Friedolin 2.0-Portal oder verwandte Themen stehen Ihnen die Kolleginnen des Projektbüros jederzeit zur Verfügung.
Projekthistorie
Historie des HISinOne-Einführungsprojektes
Friedolin
Friedolin steht für »Friedrich-Schiller-Universität online« und ist das Campus Management System der Universität Jena, erreichbar unter: https://friedolin.uni-jena.deExterner Link. Es verwaltet und unterstützt im Sinne des studentischen Lebenszyklus Bereiche von der Bewerbung über die Anzeige zu Rückmeldegebühren bis hin zu Notenverbuchungen und -übersichten. Der Grundstein wurde 1999 mit der Einführung des Moduls „Lehre, Studium, Forschung“ (LSF) der HIS GmbH gelegt. Dank LSF (ursprünglich unter dem Namen elektronisches Vorlesungsverzeichnis (eVV)) war es erstmals möglich, die angebotenen Lehrveranstaltungen der Universität Jena online zur Verfügung zu stellen. Das eVV löste in den folgenden Jahren das gedruckte Vorlesungsverzeichnis ab. Seit dem Sommersemester 2005 wird LSF/eVV flächendeckend an der Universität verwendet. Eine Ausnahme bildet die medizinische Fakultät mit dem Universitätsklinikum, die aufgrund spezieller Anforderungen auf ein eigenes elektronisches System setzt. Im Wintersemester 2007/08 stellten erstmals in größerem Umfang die Fakultäten ihr Studienformat auf modularisierte Studiengänge (Bachelor/Master) um. Mit den neuen Studienformaten ergaben sich neue Anforderungen u.a. an die Verwaltung. Zur Unterstützung und um den Mehraufwand einzugrenzen, wurde die bereits in einigen Prüfungsämtern eingesetzte Prüfungsverwaltung HISPOS ausgebaut. Im Wintersemester 2008/09 gingen die ersten QIS-Module an den geisteswissenschaftlichen Fakultäten an den Start. Friedolin wurde eingeführt und in den folgenden Jahren ausgebaut und immer umfänglicher genutzt.
Friedolin 2.0 (Arbeitstitel im Vorprojekt)
Nach der Ankündigung der HIS eG, die in die Jahre gekommenen GX/QIS Produktreihe sukzessive auslaufen zu lassen, entschied sich die Universität Jena 2018 für ein neues System. Der Bereich der Campus-Management-Software ist ein im deutschsprachigen Raum übersichtlicher Markt mit wenigen umfänglichen Softwarelösungen, die jeweils Vor- und Nachteile aufweisen. Nach mehrjähriger Marktbeobachtung, in der die Universität Jena u.a. im Austausch mit anderen Hochschulen stand und einer zweijährigen Einsatzphase eines Konkurrenzproduktes im Zuge der Thüringer Vorreiterrolle beim Dialogorientierten Serviceverfahren „DoSV“ entschied sich die Universitätsleitung im Juli 2018 einstimmig für ein Vorprojekt mit der HIS eG und dem Nachfolgeprodukt HISinOne. Im Oktober 2018 wurden die Verträge für das Vorprojekt unterschrieben und eine Steuerungsgruppe eingerichtet. Diese wurde u.a. mit der Entwicklung einer Projektstruktur beauftragt und dem Aufbau einer Unterstützungsstruktur bei Interessentengruppen wie Fakultäten, Verwaltung, Rechenzentrum und StuRa. Im März 2019 fand der Start in das Vorprojekt statt. Seit April fanden mehrere Auftaktworkshops mit Fakultäten, Verwaltung, Rechenzentrum und Studierenden des StuRa sowie einzelner Projektarbeitsgruppen statt, um das Vorprojekt zu koordinieren und die Anforderungen an das zukünftige System vorzubereiten und abzustimmen. Aktuell wird bei der Ablösung und Überführung des Systems von einem mehrjährigen Prozess ausgegangen, der bei positiver Vorprojektphase sukzessive umgesetzt werden soll.
Produktpräsentation des Herstellers HIS e.G in der Aula
Im Rahmen des ersten Teilprojektes, das den Produktbereich "Bewerbung und Studienplatzvergabe" einführen soll, können ab dem 1. Quartal 2023 folgende Funktionalitäten vollständig im neuen System angewendet werden:
Bewerbung
ein komfortabler Dialog leitet durch den Bewerbungsprozess
verständliche Benutzerführung
papierloser Bewerbungsantrag
transparenter und verständlicher Bewerbungsprozess
alle Dateien, Nachweise und Sonderanträge werden digital übermittelt
Das zweite Teilprojekt (STU) beinhaltet die fachlichen Produktbereiche Studierenden- & Gebührenmanagement und erstreckt sich über eine Projektlaufzeit vom 01.10.2022 bis 30.06.2025.
Die erste Phase der Projektlaufzeit (01.10.2022 bis 31.08.2023) befasst sich intensiv mit dem Prozessmanagement. In gemeinsamen Prozesswerkstätten mit der Interessenvertretung (sog. „Key-User“) der beteiligten Fachbereiche steht die Erarbeitung von SOLL-Prozessen im Vordergrund. Als Grundlage dienen durch die HIS eG bereitgestellte Referenzprozesse, welche betrachtet, abgestimmt und ggf. angepasst werden. Es ist uns sehr wichtig, dass alle Akteure gleichermaßen eingebunden sind und somit die Einführung des Teilprojekts 2 (STU) transparent und zielführend gestaltet wird.
Das neue System bietet für die verschiedenen Zielgruppen mit dem Produktbereich STU u.a. folgende Funktionalitäten:
Studierendenmanagement
Abwicklung von Massen- und Einzelvorgängen für Einschreibung, Rückmeldung und Exmatrikulation
Bescheid- und Bescheinigungserstellung
Zentrales Management von Studierendendaten
Duplikatsprüfungen
Verwaltung von Gasthörer:innen
Upload von Nachweisen zu Anträgen
Unterstützung des elektronischen Meldeverfahrens SMV (Studentische Krankenversicherung)
uvm.
Gebührenmanagement
Sammelbearbeitung von Semester-/Kursgebühren
Verrechnung & Erstattung von Guthaben für Einzel- und Massenfälle
Massenberechnung von Gebühren
Lastschriftverfahren
SEPA-Mandatsverwaltung
Flexibel konfigurierbare Gebührenordnung
Befreiung und Minderung von Gebühren per Antrag
Definition von Toleranzbeträgen
Unterstützung von Studienkonten- und Studienguthaben-Modellen
Das dritte Teilprojekt (EXA) beinhaltet die fachlichen Produktbereiche Studiengang-, Prüfungs- und Veranstaltungs- & Raummanagement und erstreckt sich über eine Projektlaufzeit vom 01.04.2022 bis 31.12.2028.
Die erste Phase der Projektlaufzeit (01.04.2022 bis 30.09.2024) befasst sich intensiv mit dem Prozessmanagement. In gemeinsamen Prozesswerkstätten mit der Interessenvertretung (sog. „Key-User“) der einzelnen Fakultäten und beteiligten Fachbereiche steht die Erarbeitung von SOLL-Prozessen im Vordergrund. Als Grundlage dienen durch die HIS Hochschul-Informations-Systeme eG bereitgestellte Referenzprozesse, welche betrachtet, abgestimmt und ggf. angepasst werden. Es ist uns sehr wichtig, dass alle Akteure gleichermaßen eingebunden sind und somit die Einführung des Teilprojekts 3 (EXA) transparent und zielführend gestaltet wird.
Das neue System bietet für die verschiedenen Zielgruppen mit dem Produktbereich EXA u.a. folgende Funktionalitäten: