Postdienste der Universität

Universitätsweit wird die Post einmal täglich an ausgewählte Standorte geliefert und ausgehende Post (Briefe und Pakete) für den zentralen Versand eingesammelt.

Universitätsinterne Sendungen sind in speziellen Briefumschlägen oder Umlaufmappen zu verschicken, die mehrfach wiederverwendet werden sollen. Zum Verschließen der Umschläge bitte keine Heftklammern verwenden. Hauspostsendungen bitte immer mit einer Empfängeranschrift: Einrichtung, ggf. Name des Empfängers, Straße und Haus-Nr. beschriften und alle anderen Angaben auf dem Umschlag durchstreichen.

In allen Verwaltungseinheiten und Instituten gibt es Postverantwortliche und Postfächer.

Die Poststelle am Campus Ernst-Abbe-Platz ist eine Zweigstelle, die postalische Sendungen jeder Art entgegennimmt (Hauspost und Sendungen zum Versand), den innerbetrieblichen Postfächern der Institute und Einrichtungen am Campus zuordnet und die Ausgangspost an die Zentrale Poststelle im UHG weiterleitet. Die Ausgangspost umfasst Brief- und Paketsendungen.

Externe Sendungen sind in üblichen Briefumschlägen zu versenden. Die Absenderadresse wird durch Stempelabdruck der jeweiligen Einrichtung in der oberen linken Ecke angegeben, alternativ erscheint sie bei einem Fensterbriefumschlag als separate Zeile oberhalb der Empängeranschrift. Aus der Absenderangabe muss die Kostenstelle hervorgehen, alternativ kann man die Briefumschläge im Druckzentrum der Universität entsprechend drucken lassen. Der obere rechte Bereich muss für die Frankierung frei bleiben.

Den Brief übergeben Sie an das reguläre Hauspostsystem Ihrer Einrichtung.

Hinweise:

• Zwischen Straße und Ort steht keine Leerzeile.
• Eine Ortsteilbezeichnung ist zwischen Name und Straßenbezeichnung anzugeben.
• Es ist nur die Vorderseite des Briefumschlags zu beschriften.
• Die Adresse der Empfangenden ist auf der rechten Seite des Briefumschlages anzugeben.
• Beim Fensterbriefumschlag ist die Empfängeranschrift innerhalb des Fensters anzugeben.
• In der rechten oberen Ecke des Umschlags ist die Frankierzone mit einer Länge am oberen Rand von 74 mm und einer Breite am rechten Rand von 40 mm.
• Auf der linken als auch rechten Seite muss ein Rand von 15 mm frei bleiben.
• Die Codierzone am gesamten unteren Rand mit einer Breite von 15 mm ist frei zu lassen.
• Auf den Briefumschlag gehören keine Klebezettel oder Aufdrucke, die mit postalischen Labeln oder Aufdrucken verwechselt werden können.
• Für den Transport umfangreicher Sendungsmengen besteht die Möglichkeit, in der Poststelle Posttransportkisten anzufordern.
• Größere Stückzahlen zu versendender Briefe mit z.B. einem Blatt Inhalt können nach vorheriger Rücksprache in der Poststelle maschinell kuvertiert werden. Bitte sprechen Sie uns hierfür vor Erteilung des Druckauftrags zur Klärung der Details an.

Gestaltung Briefumschlag DIN lang

Grafik: Poststelle Universität Jena

Externe Sendungen sind in üblichen Briefumschlägen zu versenden*.

Die Absenderadresse wird durch Stempelabdruck der jeweiligen Einrichtung in der oberen linken Ecke angegeben, alternativ erscheint sie bei einem Fensterbriefumschlag als Absenderzeile oberhalb der Empängeranschrift im Fenster. Aus der Absenderangabe muss die Kostenstelle hervorgehen, alternativ kann man die Briefumschläge im Druckzentrum der Universität entsprechend drucken lassen. Die obere rechte Ecke muss für die Frankierung frei bleiben, der Bereich misst 74 mm an der oberen Kante und 40 mm an der rechten Kante ab der rechten oberen Ecke des Umschlags.

Auf den Briefumschlag gehören keine Klebezettel oder Aufdrucke, die mit postalischen Labeln oder Aufdrucken verwechselt werden können.

Den Brief übergeben Sie an das reguläre Hauspostsystem Ihrer Einrichtung.

Im Hochkantbereich findet der Versand überlicherweise über Fensterbriefumschläge statt. Bitte beachten Sie, dass die Empfängeranschrift im Fenster erscheint.

Hinweise zur Adressierung:

• Zwischen Straße und Ort steht keine Leerzeile.
• Eine Ortsteilbezeichnung ist zwischen Name und Straßenbezeichnung anzugeben.
• Es ist nur die Vorderseite des Briefumschlags zu beschriften.
• Bei einem Fensterbriefumschlag ist die Empfängeranschrift innerhalb des Fensters anzugeben.

* Mindestmaße: 100 mm x 70 mm (L x B), Höchstmaße: 353 mm x 250 mm (L x B) (B4)

Fensterbriefumschlag im A4-Format

Grafik: Postservices Uni Jena

Externe Sendungen sind in üblichen Briefumschlägen zu versenden*.

Die Absenderanschrift wird durch Stempelabdruck der jeweiligen Einrichtung in der oberen linken Ecke angegeben. Aus der Absenderangabe muss die Kostenstelle hervorgehen, alternativ kann man die Briefumschläge im Druckzentrum der Universität entsprechend drucken lassen. Die obere rechte Ecke muss für die Frankierung frei bleiben, der Bereich misst 74 mm an der oberen Kante und 40 mm an der rechten Kante ab der rechten oberen Ecke des Umschlags.

Den Brief übergeben Sie an das reguläre Hauspostsystem Ihrer Einrichtung.

Hinweise:

• Die Empfängeradresse geben Sie im rechten unteren Quadranten an.
• Zwischen Straße und Ort steht keine Leerzeile.
• Eine Ortsteilbezeichnung ist zwischen Name und Straßenbezeichnung anzugeben.
• Es ist nur die Vorderseite des Briefumschlags zu beschriften.
• Auf den Briefumschlag gehören keine Klebezettel oder Aufdrucke, die mit postalischen Labeln oder Aufdrucken verwechselt werden können.
• Die Zieladresse wird in den rechten unteren Quadranten der Sendung gesetzt, wobei ein Abstand zum Rad von jeweils 15 mm einzuhalten ist.

* Mindestmaße: 100 mm x 70 mm (L x B), Höchstmaße: 353 mm x 250 mm (L x B) (B4)

Gestaltung Briefumschlag Querformat

Grafik: Poststelle Universität Jena

Anbei finden Sie die Gestaltungsvorgaben zur Postkarte für den reibungslosen Versand. Das Druckzentrum unterstützt Sie gerne bei Ihrem Auftrag.

Beachten Sie bitte die entsprechenden frei zu haltenden Bereiche auf Ihrer Postkarte für:

• Die Frankierung erfolgt in der oberen rechten Ecke, die Frankierzone hat eine Breite von 74 mm am oberen Rand und 40 mm am rechten Rand gemessen ab der rechten oberen Ecke.
• Die Codierzone misst 15 mm ab der unteren Kante auf der gesamten Breite der Postkarte, diese Zone darf nicht beschriftet werden.
• Die Angabe der Absenderanschrift erfolgt in der linken oberen Ecke der Postkarte, diese grenzt rechts an die Frankierzone und misst 40 mm am linken Rand bzw. der Außenkante – gemessen ab der linken oberen Ecke.
• Links von der Anschrift erfolgt ein dicker, schwarzer Trennstrich (1,2 Millimeter), der den Textinhalt von der Versandadresse abgrenzt.
• Der Abstand zwischen Trennstrich und Adresse rechts beträgt fünf bis acht Millimeter.
• Der Abstand zwischen Adresse und rechtem Rand der Postkarte beträgt 5 Millimeter.
• Die Rückseite der Postkarte darf keine adressähnlichen Aufdrucke enthalten.

Postkartengestaltung mit Zonenangabe

Grafik: Postservices Uni Jena

Muster Antwortbriefumschlag

Grafik: Druckzentrum Uni Jena

Möchten Sie Antwortbriefe im Rahmen einer Mailingaktion nutzen, wenden Sie sich bitte an das Druckzentrum. Dort hilft man Ihnen bei der korrekten Gestaltung Ihrer Antwortbriefe oder -karten.

Hinsichtlich der Gestaltungsvorgaben orientieren Sie sich bitte an den Angaben zum DIN lang Brief.

Im HanFRIED finden Sie weitere Details.

Bitte beachten Sie, dass zu einer Geschäftsadresse immer die Angabe des Unternehmens (z.B. Meier & Co KG), der Einrichtung (z.B. Universität) sowie der untergeordneten Struktureinheit wie z.B. Institut für …, Abteilung … gehört.

Unterschied und Aufbau der Anschriften:

Geschäftsanschrift:

Unternehmens-/Einrichtungsbezeichnung z.B. Universität
Interner Bereich, z.B. Institut für …, Lehrstuhl, Abteilung
(Titel) Vorname Nachname
(ggf. Ortsteil)
Straße + Haus-Nummer // ggf. Gebäude oder Raum-Nr.  -  alternativ:    Postfach-Nr.
Postleitzahl + Ort, z.B. 07743 Jena
Empfängerland (für Sendungen ins Ausland: in deutscher Sprache/Großschreibung)

Privatanschrift:

Anrede
(Titel) Vorname Nachname
(ggf. Ortsteil)
Straße + Haus-Nr. // ggf. z.B. Wohnungs-Nr.   -  alternativ:    Postfach-Nr.
Postleitzahl + Ort, z.B. 07743 Jena
Empfängerland (für Sendungen ins Ausland: in deutscher Sprache/Großschreibung)

Eine Großempfänger-Postleitzahl wird immer ohne Straßenbezeichnung und Haus-Nr. verwendet, z.B. 07737 Jena (für Universität Jena). Beispiele zur Adressierung entnehmen Sie bitte den übrigen FAQ auf dieser Website.

Beim Versand an eine Postfachadresse entfällt die Angabe von Straße und Hausnummer. Anstelle der Straße und Hausnummer geben Sie die Postfachnummer an.

Eine Ortsteilbezeichnung ist nicht notwendig.

Zwischen Namen, Postfachnummer und Ort steht keine Leerzeile.

Beispiel:

Max Muster GmbH
PF 10 20 30
07743 Jena

Hat der Empfangende aufgrund der Menge der ankommenden Postsendungen eine so genannte Großkunden-PLZ, entfällt die Angabe von Straße und Hausnummer.  Die Angabe der PLZ und des Ortes ist ausreichend.

Beispiel:

Friedrich-Schiller-Universität Jena
07737 Jena

Es können keine Express- oder Paketsendungen an eine Postfach-Adresse oder Anschrift mit Großkunden-PLZ versendet werden.

Pakete für den externen Versand werden formlos mit der Empfängeranschrift in maschinenlesbarer Form (PC) und der Absenderanschrift inkl. Kostenstellennummer versehen. Detaillierte Hinweise finden Sie hierpdf, 336 kb. Bitte informieren Sie sich auch zu den Verpackungstipps, die Sie hierpdf, 156 kb finden.

Falls Sie bereits benutzte Verpackungen verwenden möchten:

• Entfernen Sie bitte alle Aufkleber, Barcodes, Kennzeichnungen, 
  Richtungspfeile, die für die aktuelle Sendung nicht benötigt werden.
• Prüfen Sie bitte die Verpackung auf Beschädigungen.

Link zur Verpackungsseite von DHLExterner Link

Anschrift:

• Empfängernamen inklusive Telefonnummer im Ausland
• Straße + Hausnummer
• PLZ und Ort

Den Transport interner Paketsendungen bei mehr als zwei Paketen und umfangreicher Briefsendungen (mehr als zwei Kisten) organisiert das Sachgebiet Liegenschaftsmanagement/ Fahrdienst.

Beim Versand ins Ausland beachten Sie bitte die Hinweise für Auslandssendungen.

Beispiel-Aufbau ausländische Adressangabe

Grafik: Poststelle Universität Jena

Ausländische Sendungen adressieren Sie wie inländische Sendungen ohne Leerzeile in folgender Reihenfolge:

• Firma oder Name
• Straße und Hausnummer
• PLZ und Ort
• Landesangabe

Schreiben Sie den Ort und das Zielland bitte in GROßBUCHSTABEN.

Das Zielland erscheint unterhalb der PLZ und des Ortes.

Hinweise für Paketversand in Länder außerhalb der EU:

• Proformarechnungpdf, 1 mb
• Anleitung HanFRIEDpdf, 111 kb
• Kurzanleitung internationaler Versandpdf, 763 kb

Innerhalb Deutschlands können Schlüssel/Transponder und Kleinteile (z.B. USB-Sticks) auch per Brief versendet werden. Bitte befestigen Sie diese(n) zwischen zwei Pappen und kleben diese(n) mit Klebeband an einer Innenseite auf die Pappe. Danach alles zusammen in einen Umschlag stecken und per Einschreiben versenden. Alternativ Umschlag aus Pappe oder fadenverstärktem Material verwenden.

Hintergrund: Ungesicherte Kleinteile durchbrechen im Verlauf der maschinellen Beförderungsprozesse den Umschlag und sind oft nicht mehr auffindbar.

Wenden Sie sich bei offenen Fragen an die Gefahrgutbeauftragten der FSU Jena.

Die Grundlagen und allgemeinen Hinweise zu Gefahrgut finden Sie im HanFRIED hierpdf, 398 kb. Die weiteren Details zum Gefahrgut- Transport finden Sie hierpdf, 309 kb.

Bitte beachten Sie, dass die Poststelle nicht die auskunftserteilende Dienststelle hinsichtlich der Versandvorgaben von Gefahrgut ist. Stimmen Sie sich gerne mit der Stabsstelle Arbeitssicherheit ab.

Wenn das Paket besonders schnell bei den Empfangenden sein muss, füllen Sie das Beiblatt Express-Sendungen aus, befestigen dieses Blatt leicht an der Sendung und geben dann alles zusammen in der Poststelle ab oder nutzen die reguläre Hauspost.

Ihre Sendung wird mit einem Express-Kurier (deutlich teurer als der Standardversand) verschickt. Einen Preisvergleich zwischen verschiedenen Anbietern nimmt die Poststelle vor.

Im HanFRIED finden Sie das Formular Beiblatt Express-Sendungen.pdf, 1 mb

Wenden Sie sich bei offenen Fragen an die Gefahrgutbeauftragten der FSU Jena.

Die Grundlagen und allgemeinen Hinweise zu Gefahrgut finden Sie im HanFRIED hierpdf, 398 kb. Die weiteren Details zum Gefahrgut- Transport finden Sie hierpdf, 309 kb.

Bitte beachten Sie, dass die Poststelle nicht die auskunftserteilende Dienststelle hinsichtlich der Versandvorgaben von Gefahrgut ist. Stimmen Sie sich gerne mit der Stabsstelle Arbeitssicherheit ab.

Hier finden Sie den kennzeichnenden Aufkleber für Ihr Paket:

Paketkennzeichnungpdf, 135 kb

Der Versand erfolgt als Expresssendung. Details entnehmen Sie bitte dem entsprechenden FAQ.

Alle Informationen zum Thema Umzug innerhalb der Universität finden Sie hier. Geben Sie Ihrer Poststelle Ihren Umzug frühzeitig bekannt.