Frau mit Thoska

Immatrikulation & Exmatrikulation

Wie kann ich mich als Doktorand/in immatrikulieren?
Frau mit Thoska
Foto: Jan-Peter Kasper (Universität Jena)

Alle Informationen zur Immatrikulation, Exmatrikulation und zur Beurlaubung an der Universität Jena finden Sie auf dieser Seite.

Immatrikulation

Promovierende der Friedrich-Schiller-Universität haben die Möglichkeit, sich zu immatrikulieren. Die Immatrikulation ist nicht verpflichtend, bietet aber eine Reihe von Vorteilen.

Was sind die Vorteile der Immatrikulation? Inhalt einblenden
Was sind die Voraussetzungen? Inhalt einblenden

Folgende Voraussetzungen müssen für eine Immatrikulation an der FSU Jena erfüllt sein:

  • ein abgeschlossenes Hochschulstudium
  • die Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand an einer der Fakultäten der FSU
  • Bei einer Berufstätigkeit ist die Immatrikulation möglich
    • wenn die Beschäftigung in Forschung und Lehre an einer Hochschule oder außeruniversitären Forschungseinrichtung erfolgt und 26 Wochenstunden nicht überschreitet
    • wenn bei einer anderweitigen Erwerbstätigkeit 20 Wochenstunden nicht überschritten werden.
    • Bei Promovierenden im Referendariat (z.B. Rechtswissenschaften, Lehramt) ist eine Immatrikulation in der Regel auch unabhängig von ihrer Arbeitszeit nicht möglich.
  • die Zahlung des Semesterbeitrags (alle Informationen zur Überweisung finden Sie auf dem Antrag)

Wichtig: Wenn Sie in einem Arbeitsverhältnis stehen, sind Sie verpflichtet, uns alle Änderungen umgehend zu melden (z. B. Aufstockung, Vertragsende, Verlängerung). Solche Veränderungsmeldungen sind eine Bedingung für die erfolgreiche Rückmeldung für das jeweils nächste Semester. Falls Sie die Meldung vergessen, kann das eine Säumnisgebühr nach sich ziehen.

Wie hoch ist der Semesterbeitrag? Inhalt einblenden

Der Semesterbeitrag setzt sich zusammen aus einem Anteil für das Studierendenwerk, für das Nahverkehrsticket, für das Bahnticket, für das Kulturticket und für die Studierendenschaft. Die aktuelle Höhe des Semesterbeitrags finden Sie hier.

Bei der Immatrikulation erhalten Promovierende eine neue Thoska, für die einmalig eine Gebühr von 20 Euro zu entrichten ist.

Falls Sie eine intakte und aktuelle Studierenden-Thoska besitzen, können Sie diese auf Wunsch weiternutzen. Bringen Sie dazu Ihre Karte zusammen mit dem thoska-Formular ins Thoska-Büro oder schicken Sie einen Scan bzw. ein Foto der Karte via E-Mail ans Thoska-Büro. Dort wird Ihre Thoska auf Funktionsfähigkeit geprüft und entschieden, ob eine Weiternutzung möglich ist.

Wie immatrikuliere ich mich? Inhalt einblenden
  1. Loggen Sie sich in der Online-Registrierung doc-in ein.
  2. Wählen Sie die Option "Immatrikulation". Auf den folgenden Seiten werden Sie Schritt für Schritt durch den Antrag auf Immatrikulation geführt.
  3. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag zusammen mit den weiteren Antragsunterlagen (siehe unten) per Post oder persönlich ein:

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs
Johannisstraße 13
07743 Jena

Nach erfolgter Immatrikulation bekommen Sie Ihre Thoska per Post zugeschickt.

Welche Unterlagen benötige ich für den Antrag? Inhalt einblenden
  • Antragsformular
  • Kopie des Hochschulabschlusszeugnisses: Urkunde und Zeugnis bzw. Transcript of Records
  • Zertifizierte Übersetzung der Zeugnisse, falls diese Dokumente nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgefertigt sind
  • Kopie der Bestätigung der Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand durch die Fakultät
  • tabellarischer Lebenslauf
  • Zahlungsnachweis Semesterbeitrag (Kopie des Kontoauszugs)
  • Kopie des Personalausweises oder Reisepasses (Daten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, insbesondere die aufgedruckte Zugangs- und Seriennummer, sollten auf der Personalausweiskopie geschwärzt werden.)
  • Passbild für die Thüringer Hochschul- und Studierendenkarte (thoska)
  • ggf. Kopie des Arbeitsvertrages
  • Kopie der Exmatrikulationsbescheinigung, falls Sie vorher an einer deutschen Hochschule immatrikuliert waren
  • Promovierende aus Drittstaaten: Kopie des Visums oder Aufenthaltstitels

Rückmeldung

Im Laufe des Jahres erhalten Sie Informationen zur Rückmeldung für das kommende Semester. Sie haben dann bis zur Rückmeldefrist Zeit, den Semesterbeitrag zu bezahlen und etwaige Auflagen zu erfüllen.

Wie erhalte ich die Rückmeldeinformationen? Inhalt einblenden

Etwa sechs Wochen vor dem Rückmeldetermin sendet die Universität eine E-Mail mit den Zahlungsinformationen an alle Immatrikulierten. Dazu wird generell die Uni-Jena-Adresse verwendet, die Sie mit der Immatrikulation automatisch erhalten. Falls Sie diese Adresse nicht regelmäßig abrufen, empfehlen wir Ihnen, eine Weiterleitung einzurichten. Zusätzlich können Sie über das Friedolin-Portal Ihre Rückmeldeinformationen und den Status einsehen. Dort finden Sie auch Informationen über etwaige Auflagen.

Welche Auflagen für die Rückmeldung gibt es? Inhalt einblenden

Neben der Zahlung des Semesterbeitrags kann es Auflagen für die Rückmeldung geben:

  • Promovierende, die länger als 7 Semester eingeschrieben sind, müssen eine Bestätigung Ihres Betreuers oder der Fakultät über den Fortgang der Promotion einreichen. Das Formular für die Bestätigung finden Sie hier [pdf, 869 kb].
  • Promovierende, die in einem befristeten Arbeitsverhältnis stehen, müssen einen aktuellen Nachweis über Dauer und Umfang des Beschäftigungsverhältnisses einreichen.

Wir versuchen, Sie rechtzeitig über etwaige Auflagen zu informieren. Generell sind immatrikulierte Doktorandinnen und Doktoranden aber verpflichtet, Änderungen bei ihrem Arbeitsverhältnis (z. B. die Verlängerung) ohne Aufforderung mitzuteilen.

Was passiert, wenn ich mich nicht zurückmelde? Inhalt einblenden

Falls der Semesterbeitrag nicht bis zum Rückmeldetermin eingegangen ist und Sie auch keinen Antrag auf Exmatrikulation oder Beurlaubung gestellt haben, ergeht ein Säumnisbescheid und Sie müssen eine Gebühr in Höhe von 25 Euro zahlen.

Was muss ich tun, wenn ich mich nicht zurückmelden will? Inhalt einblenden

Falls Sie sich nicht zurückmelden wollen, z. B. weil Sie Ihre Promotion abgeschlossen haben, stellen Sie bitte den Antrag auf Exmatrikulation (siehe unten).

Information

Wichtig: Melden Sie uns alle Änderungen Ihres Arbeitsverhältnisses (z. B. Aufstockung, Vertragsende, Verlängerung) umgehend. Solche Veränderungsmeldungen sind eine Bedingung für die erfolgreiche Rückmeldung für das jeweils nächste Semester. Falls Sie die Meldung vergessen, kann das eine Säumnisgebühr nach sich ziehen.

Exmatrikulation

Wenn die Voraussetzungen für die Immatrikulation nicht mehr gegeben sind, müssen Sie sich exmatrikulieren.

Was sind Gründe für eine Exmatrikulation? Inhalt einblenden
  • Sie haben Ihre Promotion abgeschlossen: Die Exmatrikulation muss spätestens zum Ende des Semesters erfolgen, in dem die Verteidigung stattgefunden hat.
  • Sie beginnen ein Arbeitsverhältnis mit mehr als 20 bzw. 26 Wochenstunden: Die Exmatrikulation muss spätestens zu Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen.
Was sollte ich bei der Exmatrikulation beachten? Inhalt einblenden

Nach der Exmatrikulation haben Sie keinen Zugriff mehr auf Immatrikulationsnachweise in Friedolin. Sie sollten daher vor der Exmatrikulation alle benötigten Nachweise herunterladen.

Wie kann ich mich exmatrikulieren? Inhalt einblenden
  1. Laden Sie den Antrag für die Exmatrikulation [pdf, 476 kb] herunter und füllen ihn aus.
  2. Melden Sie sich bei der ThULB ab. Mit der Immatrikulation wurden Sie automatisch bei der Bibliothek angemeldet. Für die Exmatrikulation benötigen Sie eine Abmeldebestätigung der ThULB. Diese erhalten Sie an der zentralen Ausleihe im Bibliothekshauptgebäude oder über das Mailformular der ThULB.
  3. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag zusammen mit den weiteren Unterlagen per Post oder persönlich ein:

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs
Johannisstraße 13
07743 Jena

Beurlaubung

Wenn wichtige Gründe vorliegen, können immatrikulierte Promovierende eine Beurlaubung beantragen.

Was bedeutet eine Beurlaubung? Inhalt einblenden
  • Sie bleiben immatrikuliert und Mitglied der Universität.
  • Sie können weiterhin die Bibliothek und Ihren URZ-Account nutzen.
  • Sie zahlen keinen Semesterbeitrag und können die Leistungen wie das Semesterticket, den Rabatt in den Mensen und den Versicherungsschutz des Studierendenwerks nicht nutzen.
Was sind Gründe für eine Beurlaubung? Inhalt einblenden

Mögliche Gründe für eine Beurlaubung können sein:

  • Krankheit (länger als 6 Wochen, Nachweis durch ein ärztliches Attest)
  • Forschungsaufenthalt im Ausland (länger als 6 Wochen, maximal 2 Semester, Bestätigung durch den Betreuer notwendig)
  • Mutterschutz / Elternzeit (Nachweis durch Kopie des Mutterpasses bzw. der Geburtsurkunde des Kindes)
Wie beantrage ich eine Beurlaubung? Inhalt einblenden
  1. Laden Sie den Antrag für deutsche Promovierende [pdf, 1 mb] oder für internationale Promovierende [pdf, 1002 kb] en herunter und füllen ihn aus.
  2. Informieren Sie bei Unterbrechungen der Promotion auch Ihren Betreuer/Ihre Betreuerin und gegebenenfalls den Koordinator/die Koordinatorin Ihres Promotionsprogrammes, sowie gegebenenfalls den Stipendiengeber.
  3. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag per Post oder persönlich ein:

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs
Johannisstraße 13
07743 Jena

Wenn der Antrag vollständig eingereicht wurde, bekommen Sie nach 5 - 10 Werktagen die Bestätigung Ihrer Beurlaubung per Post zugeschickt.

Information

Bitte beachten Sie: Eine Beurlaubung ist jederzeit möglich. Wenn Sie jedoch keinen Semesterbeitrag für das Urlaubssemester bezahlen wollen, muss die Beurlaubung vor Ende der Rückmeldefrist beantragt werden: Für das Sommersemester vor dem 15. Februar und für das Wintersemester vor dem 15. August.

Veränderungsmeldungen

Bitte teilen Sie uns relevante Veränderungen mit. Das können zum Beispiel sein:

  • Adressänderungen
  • Änderung der E-Mail-Adresse
  • Namensänderungen, z. B. nach Heirat
  • Änderungen im Beschäftigungsverhältnis, z. B. Verlängerung des Arbeitsvertrages (in diesem Fall benötigen wir eine Kopie des neuen Vertrages)

Häufig gestellte Fragen zur Immatrikulation

Ist die Immatrikulation notwendig? Inhalt einblenden

Nein, die Immatrikulation ist optional. Für Promovierende gibt es keine Immatrikulationsfristen – Sie können sich jederzeit immatrikulieren.

Ich bin noch als Studentin oder als Student eingeschrieben. Wie kann ich mich für die Promotion immatrikulieren? Inhalt einblenden

Die Immatrikulation als Doktorand/in ist keine einfache Fortschreibung der Immatrikulation als Student/in. Sie müssen sich zunächst als Student/in exmatrikulieren und können sich danach als Doktorand/in wieder immatrikulieren. Für die Immatrikulation als Doktorand/in müssen Sie aber zunächst die Annahme als Doktorand/in an Ihrer Fakultät beantragen. Alle Informationen dazu finden Sie hier. Für die Annahme als Doktorand/in benötigen Sie auch ein Abschlusszeugnis, d.h. dass Sie den Prozess in der Regel erst starten können, wenn Sie Ihr Studium abgeschlossen haben.

Wenn Sie den Antrag auf Annahme in Ihrer Fakultät abgegeben haben, erhalten Sie meist zwei bis drei Wochen später einen Annahmebescheid. Sobald Sie diesen haben, können Sie auch die Immatrikulation als Doktorand/in beantragen. Die Immatrikulation als Doktorand/in ist jederzeit möglich. Alle Informationen dazu finden Sie hier.

Sie können Ihre bisherige Thoska weiternutzen, wenn das Thoska-Büro bestätigt hat, dass Ihre Karte weiterhin nutzbar ist. Schicken Sie dafür bitte einen Scan oder ein Foto Ihrer Thoska an thoska@uni-jena.de. Die Bestätigung des Thoska-Büros können Sie Ihrem Antrag auf Immatrikulation beifügen.

Ich habe mich immatrikuliert und brauche eine Bescheinigung meines Studierendenstatus. Wie bekomme ich diese Studienbescheinigung? Inhalt einblenden

Melden Sie sich bitte mit Ihrem persönlichen Rechenzentrums-Kürzel (nach dem Muster „ab12cde“) bei Friedolin an. Dort finden Sie auf der linken Seite den Punkt „Studienbescheinigungen“. Sie können dort die Studienbescheinigung für das jeweilige Semester ausdrucken.

Falls Sie den Punkt „Studienbescheinigungen“ nicht sehen, prüfen Sie bitte, mit welcher Rolle Sie in Friedolin angemeldet sind. Die Rolle finden Sie in der oberen Leiste. Sie können die Studienbescheinigung nur sehen, wenn Sie in der Rolle „Student/in“ sind.

Bitte beachten Sie: Die Studienbescheinigungen, die Sie in Friedolin erhalten, können Sie nicht als Nachweis für die Ausländerbehörde benutzen! Um einen Nachweis für die Ausländerbehörde zu erhalten, wenden Sie sich bitte an die Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs (siehe unten). Bitte fügen Sie der E-Mail eine Kopie Ihres aktuellen Aufenthaltstitels oder Visums bei.

Kontakt

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs
Haus für den wissenschaftlichen Nachwuchs "Zur Rosen", Raum Erdgeschoss
Johannisstraße 13
07743 Jena
Telefon
+49 3641 9-401333
Fax
+49 3641 9-401302
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