Fortbildungsmöglichkeiten in Europa

Teilnehmen können Mitarbeiter*innen und Hochschulpersonal der Universität Jena aus allen Bereichen, die ein Vertragsverhältnis mit Universität Jena vor und während des Auslandsaufenthalts haben, z. B. aus folgenden Bereichen:

• Studienberatung/-verwaltung
• Öffentlichkeitsarbeit
• Weiterbildung
• Forschungstransfer
• Finanzen
• Bibliothek
• Fachbereiche und Sekretariate
• Technisches Personal
• Dezernate
• Internationales Büro

Mitarbeitende des UKJ und Honorarkräfte können leider nicht gefördert werden.

Mit dieser Reise haben Sie die Möglichkeit, die Partnerhochschulen kennenzulernen, interessante Einblicke in die Arbeitsabläufe zu gewinnen und vielleicht Anregungen für Ihre eigene Arbeit an der Universität Jena zu bekommen. Auch persönliche internationale Kontakte für einen zukünftigen Austausch können geknüpft werden. Ein entsprechendes Aufenthaltsprogramm (Mobilitätsvereinbarung) muss vorab erstellt werden. Grundsätzlich gelten folgende Förderbestimmungen:

• Aufenthalt an einer ERASMUS Partnerhochschule der Universität Jena oder Teilnahme an einer Staff Training Week oder Sprachkurs
• Dauer umfasst mind. 2 Tage bis max. 60 Tage
• Aufgrund begrenzter finanzieller Mittel können derzeit nur Reisen von max. 1 Woche Dauer gefördert werden.
• Erstattung der Reisekosten erfolgt gem. Thüringer Reisekostengesetz

Die Berechnung der Förderung beläuft sich auf die max. mögliche Förderungsumme durch DAAD-Pauschalenpdf, 165 kb plus jeweils einen An- und einen Abreisetag.

ACHTUNG: Die Erstattung der Reisekosten erfolgt im Rahmen des Thüringer Reisekostenrechts. Gefördert werden vollständige Reisekosten, dazu zählen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschale gem. Länderpauschale (75%).

Die Beantragung der Finanzierung erfolgt im Internationalen Büro. Anträge können laufend für das aktuelle akademische Jahr eingereicht werden, jedoch mindestens 2 Monate vor Beginn der Mobilität. Bitte nutzen Sie das entsprechende Formular am Ende der Seite unter Downloads.

Besprechen Sie Ihr Vorhaben vorab mit Ihrer*Ihrem Vorgesetzten. Die Antragstellung auf Genehmigung einer Fortbildung erfolgt im Dezernat 5 oder in Ihrem Dekanat. Bitte stellen Sie Ihren Antrag im Dezernat 5 gleichzeitig. Bitte nutzen Sie das Formular des Personaldezernates Antrag auf Fortbildung.

Einzureichende Dokumente für die Beantragung

• Antragsformular (siehe unter Downloads)
• Motivationsschreiben
• Nachweis des Mitarbeitendenstatus (.z.B. Kopie Thoska)

Einzureichen bei:

Internationales Büro
Jana Blumenstein
Fürstengraben 1, UHG
07743 Jena

Email: outgoing@uni-jena.de

Ziel ist es, möglichst viele Mitarbeitende 'mobil' zu machen und eine Auslandserfahrung zu ermöglichen. Die jeweilige Fort- bzw. Weiterbildung muss für Ihre Tätigkeit an der Universität Jena relevant sein. Auch werden Mitarbeitende, die bisher keine Mobilität in Anspruch genommen haben, bevorzugt gefördert.

Nach Erhalt der Finanzierungszusage schicken Sie diese mit dem ausgefüllten Fortbildungsantrag (über den*die Dezernent*in, Leiter*in der Einrichtung bzw. das Dekanat) an die Abteilung Personalentwicklung - von hier erhalten Sie die Genehmigung des Arbeitsaufenthaltes.

Haben Sie eine Bewilligung zur Finanzierung und eine Genehmigung auf Fortbildung erhalten, können Sie alle inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitungen treffen. Dazu gehören:

• Abstimmung über Termin und Umfang des Arbeitsbesuches
• Abstimmung mit Einrichtungen, die besichtigt werden möchten
• Erstellung der Mobilitätsvereinbarung (Arbeitsplan)
• Beantragung einer Dienstreisegenehmigung im QUISRKA
• Buchung der Reise im Reisebüro oder Online

Bitte beachten Sie die Informationen und Reiserichtlinien der Reisekostenstelle unter www.uni-jena.de/reisekosten

Vor Beginn der Mobilität sind folgende Unterlagen im Internationalesn Büro einzureichen:

• Mobilitätsvereinbarung (vollständig unterschrieben)
• Fördervereinbarung (erhalten Sie vom Internationalen Büro)

Nach Beendigung Ihres Aufenthaltes rechnen Sie die Reise bitte vollständig im SAP ab. Dazu gehört:

• vollständige Reisekostenabrechnung mit Originalbelegen (Reisetickets, Hotelrechnung)
• Formulare: Letter of Confirmation

EU-Survey/ Teilnehmendenbericht der EU
Nach Beendigung Ihrer Reise erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail der EU mit der Aufforderung zum Ausfüllen des EU-Teilnehmendenberichts. Bitte füllen Sie diesen Bericht umgehend aus. Er ist Teil der Fördervereinbarung. 

Die ERASMUS+ Partnerhochschulen veranstalten regelmäßig Staff Training Weeks, zu der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen eingeladen sind. Die Arbeitssprache vor Ort ist in der Regel Englisch. Aktuelle Ausschreibungen finden Sie auf der offiziellen EU HomepageExterner Link.

Vor dem Auslandsaufenthalt

Mobilitätsvereinbarung (Arbeitsplan)

• regelt die Anerkennung der im Ausland erbrachten Arbeitsleistungen
• muss vom Teilnehmenden,  von der Gasthochschule und der Universität Jena unterschrieben werden
• vor Abreise komplett unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin:  vor Abreise mit Fachkoordinator*innen besprechen und erstellen

Grant Agreement/ Fördervereinbarung

• regelt die Finanzierung über das ERASMUS+ Programm zwischen Mitarbeiter*in und Universität Jena
• unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin:  vor der Abreise

Während des Auslandsaufenthaltes

Letter of Confirmation

• bestätigt die Aufenthaltsdauer an der Gasthochschule
• unterschrieben im Internationalen Büro einreichen
• Termin: bis spätestens 4 Wochen nach Rückreise mit Dienstreiseabrechnung im SAP

Nach dem Auslandsaufenthalt

Survey der EU

• Die EU-Umfrage bitte online ausfüllen! Hierzu erhalten Sie eine automatisierte Aufforderungs-Email nach Beendigung Ihres Auslandsaufenthalts.

Für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Sonderbedürfnissen oder Behinderung kann auf Antrag eine Förderung über den EU-Höchstsatz hinaus erfolgen. Ein Sonderbedürfnis ist z.B. gegeben, wenn eine alleinerziehende Mutter/ein alleinerziehender Vater mit einem mitreisenden Kind an der Gasthochschule im Ausland einen Aufenthalt absolvieren möchte. Es kann ein Zuschuss für die Mehrkosten (Flug-, Unterkunft-, Betreuungskosten) durch die Mitnahme des Kindes gewährt werden. Im Falle einer Behinderung können die durch den Auslandsaufenthalt bedingten Mehrkosten, die nicht durch nationale Stellen (z.B. Krankenkassen, Sozialämter) abgedeckt sind, bezuschusst werden. Eine Antragstellung muss mindestens zwei Monate vor der Reise beim DAAD erfolgen. Weitere Informationen hierfür erhalten Sie im Internationalen Büro.

Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Erasmus+ Programms an der Universität Jena

Durch die Teilnahme am Erasmus+ Programm und das damit verbundene Learning Agreement/ Mobility Agreement (Staff) sowie die Mobilitätsdaten übermitteln Sie personenbezogene Daten an die Erasmus+ Datenbanken (Moveon, Beneficiary Modul) und das Internationale Büro der Universität Jena. Diese Daten werden gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben der Europäischen Kommission und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt.

1. Verantwortliche Stelle 

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

Friedrich-Schiller-Universität Jena
vertreten durch den Präsidenten
Fürstengraben 1, 07743 Jena
Telefon: +49 3641 9-401000
E-Mail: praesident@uni-jena.de

Intern zuständig:

Friedrich-Schiller-Universität Jena 
Stabsstelle Informationssicherheit und Datenschutz
Fürstengraben 1, 07743 Jena
E-Mail:  datenschutz@uni-jena.de
Telefon: +49-3641-9-401603

2. Zweck der Datenerhebung 

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Teilnahme am Erasmus+ Programm, der Erstellung von Learning Agreements/ Mobility Agreements, der Verwaltung von Mobilitätsdaten und zur Übermittlung an die Erasmus+ Datenbank verwendet. Dies umfasst auch die Kommunikation mit den Partnerhochschulen und der Nationalen Agentur (NA DAAD).

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung und des Auswahlverfahrens ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) in Erfüllung der Bedingungen in Art. 7 DSGVO. Ihre Teilnahme erfolgt freiwillig und Sie können diese jederzeit widerrufen. Bitte richten Sie Ihren Widerruf per E-Mail an das International Office der Universität Jena unter outgoing@uni-jena.de. Ihre Bewerbung wird daraufhin gelöscht und im Auswahlverfahren nicht weiter berücksichtigt. Eine Aufnahme ins Programm ist daher nicht möglich. 
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Fall der Auswahl und Förderung im Programm ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung inkl. vorvertraglicher Maßnahmen). In diesem Rahmen sind Sie zur Bereitstellung der zur Vertragserfüllung notwendigen personenbezogenen Daten verpflichtet. Stellen Sie uns Ihre Daten nicht zur Verfügung kann keine Teilnahme am Programm erfolgen.

4. Datenweitergabe an Dritte 

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Erasmus+ Programms an die Europäische Kommission, die Nationale Agentur des DAAD sowie an die Partnerinstitutionen, bei denen Sie Ihr Auslandsstudium/ Ihre Personalmobilität absolvieren, weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nur im erforderlichen Umfang zur Umsetzung der Mobilität und Erfüllung der Erasmus+ Programmziele.

Einsatz von Drittanbietern: 
Die Universität Jena setzt die Datenbank "MoveON" der QS UniSolution GmbH, Meitnerstr. 10, 70563 Stuttgart, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an weitere Dritte erfolgt nur nach vorheriger Genehmigung durch die Europäische Kommission, wie es in den Leitlinien des Erasmus+ Programms vorgeschrieben ist. Diese können Sie unter folgendem Link einsehen: Datenschutzerklärung der Europäischen KommissionExterner Link.

5. Dauer der Datenspeicherung 

Personenbezogene Daten im Rahmen des Erasmus+ Programms werden für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Auslandsaufenthalts gespeichert und anschließend gelöscht. Dies entspricht den Vorgaben der Europäischen Kommission zur Aufbewahrung von Erasmus+ Teilnehmerdaten und dem Thüringer Haushaltsrecht.

6. Ihre Rechte als betroffene Person 

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).  
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO). 
• Recht auf Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 17, 18 DSGVO).  
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt (Art. 20 DSGVO). 

Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen möchten, können Sie dies über die oben genannten Kontaktinformationen tun.
Zudem haben Sie das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Universität gegen die Vorgaben der DSGVO verstößt. Zur Ausübung Ihres Beschwerderechts können Sie sich z. B. an die für die Universität Jena zuständige Aufsichtsbehörde (siehe Abschnitt 8) wenden.

7. Meldung von Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten 

Im Falle von Datenschutzverletzungen, die Ihre personenbezogenen Daten betreffen und voraussichtlich ein Risiko für Sie darstellen könnten, wird eine Meldung entsprechend Art. 33 DSGVO an die für die Universität Jena zuständige Aufsichtsbehörde erfolgen. Zudem wird die Europäische Kommission gemäß den Richtlinien des Erasmus+ Programms unverzüglich benachrichtigt. 

8. Aufsichtsbehörde 

Die zuständige Aufsichtsbehörde für die Universität Jena ist:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Adresse: Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt
Postanschrift: Postfach 90 04 55, 99107 Erfurt
Telefon: +49 (361) 57-3112900
E-Mail: poststelle(at)datenschutz.thueringen.de
Webseite: https://tlfdi.de/Externer Link

9. Weitere Informationen 

Für weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Erasmus+ Programm sowie zu Ihren Rechten als betroffene Person, besuchen Sie bitte die offizielle Datenschutzerklärung des DAADExterner Link. 

Mit Ihrer Bewerbung oder der Nutzung des Online-Portals "MoveON" erklären Sie sich mit der hier beschriebenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden.

Für Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten über die Webseiten der Universität Jena beachten Sie ebenfalls die Datenschutzerklärung der Universität Jena.