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Haben Sie sich jemals gefragt, wie all die administrativen Aufgaben an unserer Universität so reibungslos funktionieren? Ein entscheidender Baustein hierfür ist unser Campus-Management-System (CMS). Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff?

Ein Campus-Management-System ist eine integrierte Softwarelösung, die speziell für Bildungseinrichtungen entwickelt wurde. Es vereint eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Studierendeninformationen, Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Finanzen und mehr. Kurz gesagt, es ist das digitale Rückgrat unserer Universität, das dafür sorgt, dass Studierende ihren Stundenplan verwalten, Noten einsehen, Prüfungen anmelden und vieles mehr können.

Bedeutung für die Universität

Warum ist das wichtig? Ein effektives CMS erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag der Verwaltung und Lehrenden, sondern bietet auch den Studierenden eine bessere Organisationsstruktur und Transparenz über ihre akademischen Angelegenheiten. Es unterstützt uns dabei, Ihnen ein optimales Studienerlebnis zu bieten und die Verwaltungsprozesse effizient zu gestalten.

Ein Campus-Management-System bietet eine Vielzahl wichtiger Funktionalitäten, darunter die Verwaltung von Studentendaten, Kursplanung und -verwaltung, Prüfungsorganisation, Finanzverwaltung, Kommunikation mit Studenten und Dozenten, sowie die Unterstützung bei der Verwaltung von Wohnheimen und anderen campusbezogenen Dienstleistungen. Durch die Integration dieser Funktionen in einem System können Bildungseinrichtungen effizienter arbeiten und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Nutzen für Studierende

Studierende profitieren von einem Campus-Management-System durch einen einfacheren Zugang zu Informationen über Kurse, Prüfungen, Noten und anderen wichtigen Daten. Sie können ihren Stundenplan verwalten, sich für Kurse anmelden und auf Lernmaterialien zugreifen. Mitarbeiter wiederum können effizienter arbeiten, da sie auf zentrale Datenbanken zugreifen können, um Informationen über Studierende, Kurse und andere relevante Aspekte des Campuslebens zu verwalten. Die Software erleichtert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und trägt so zu einer reibungslosen Organisation des Bildungsbetriebs bei.

Unser neues Campus-Management-System HISinOne löst die bisherigen Altsysteme ab und vereint verschiedene Produktbereiche in einem System. Während die alten Systeme verschiedene einzelne Softwarelösungen für unterschiedliche Funktionalitäten nutzten, bietet HISinOne eine umfassende und einheitliche Lösung. Hier sind die drei Hauptproduktbereiche von HISinOne:

• APP | Application Management (Bewerbermanagement): Dieses Modul unterstützt den gesamten Bewerbungsprozess, von der Online-Bewerbung bis hin zur Zulassung. Es ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung von Bewerbungen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
• STU | Student Management (Studierenden- und Gebührenmanagement): Dieses Modul verwaltet alle relevanten Informationen und Prozesse rund um die Studierenden, einschließlich der Verwaltung von Studiengebühren. Es bietet Funktionen zur Immatrikulation, Rückmeldung und Verwaltung von studentischen Daten.
• EXA | Examination Management (Studiengang-, Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement): Dieses Modul umfasst die Organisation und Verwaltung von Studiengängen, Lehrveranstaltungen und Prüfungen. Es ermöglicht den Studierenden ihre Prüfungen abzulegen, Veranstaltungen zu belegen und ihren Studienalltag effizient zu organisieren.

Das Online-Zugangsgesetz, kurz OZG, ist ein Gesetz, das in Deutschland die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben soll. Ziel ist es, dass Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen Verwaltungsleistungen online nutzen können. Das bedeutet, dass viele Behördengänge, die früher nur vor Ort möglich waren, nun auch bequem von zu Hause aus erledigt werden können.

Bedeutung für die Universität:

• Immatrikulation und Exmatrikulation: Die Anmeldung und Abmeldung vom Studium können online durchgeführt werden.
• Anträge und Bescheinigungen: Anträge auf BAföG, Studienbescheinigungen und andere Dokumente können digital gestellt und heruntergeladen werden.
• Prüfungsverwaltung: An- und Abmeldungen zu Prüfungen, Einsichtnahmen und Notenübermittlungen werden online abgewickelt.

Nutzen für Studierende und Mitarbeiter:

• Einfachere Prozesse: Studierende und Mitarbeiter können viele ihrer administrativen Aufgaben bequem von ihrem Computer oder Smartphone aus erledigen.
• Zeitersparnis: Weniger Lauferei und Wartezeiten – alles ist schneller und effizienter.
• Bessere Erreichbarkeit: Gerade für Studierende, die neben dem Studium arbeiten oder nicht in der Nähe der Universität wohnen, bietet das OZG große Vorteile.

Die Single Digital Gateway (SDG)-Verordnung ist eine europäische Regelung, die darauf abzielt, den Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen in der EU zu vereinfachen und zu digitalisieren. Sie sorgt dafür, dass Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen Verwaltungsdienste online und grenzüberschreitend nutzen können.

Bedeutung für die Universität:

• Immatrikulation und Anerkennung von Studienleistungen: Diese Prozesse werden online zugänglich und transparenter, auch wenn du in einem anderen EU-Land studierst oder dorthin wechseln möchtest.
• Informationszugang: Du erhältst leichter Zugang zu wichtigen Informationen über Studienprogramme, Finanzierungsmöglichkeiten und administrative Anforderungen in anderen EU-Ländern.

Nutzen für Studierende und Mitarbeiter:

• Zentralisierter Zugang: Über ein zentrales Online-Portal können Studierende und Mitarbeiter auf Verwaltungsdienste zugreifen, egal in welchem EU-Land sie sich befinden.
• Vereinfachte Prozesse: Die Verordnung reduziert bürokratische Hürden und macht es einfacher, grenzüberschreitende Verwaltungsangelegenheiten zu regeln.

Die BundID, auch bekannt als Nutzerkonto Bund, ist ein zentrales, digitales Benutzerkonto, das es Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, sich einmalig zu registrieren und anschließend auf verschiedene Online-Verwaltungsdienste zuzugreifen. Es dient als einheitliche Identifikationsplattform für die Nutzung digitaler Verwaltungsangebote in Deutschland.

Bedeutung für die Universität:

• Einheitlicher Zugang: Mit der BundID können Studierende und Mitarbeiter einfach auf verschiedene Verwaltungsdienste zugreifen, sei es für die Immatrikulation, die Beantragung von BAföG oder die Nutzung anderer universitärer Verwaltungsdienste.
• Datensicherheit: Die BundID bietet eine sichere Möglichkeit, deine Identität online zu verifizieren, was die Nutzung von Verwaltungsdiensten sicherer macht.
• Effizienz: Durch die zentrale Anmeldung sparst du Zeit und Aufwand, da du deine Daten nicht bei jedem Dienst erneut eingeben musst.

Ein weiterer wichtiger Teil von HISinOne ist Business Intelligence (BI). BI bezeichnet die Sammlung, Auswertung und Darstellung von Daten, die Fragen zum Status und zur Entwicklung der Hochschule, egal ob strategisch oder operativ, beantworten und um fundierte Entscheidungen treffen zu können. In einfachen Worten: BI hilft dabei, wichtige Informationen aus großen Datenmengen herauszufiltern und sie so aufzubereiten, dass sie leicht verständlich sind.

Nutzen von BI in HISinOne:

• Transparenz: BI macht komplexe Daten übersichtlich und verständlich. Das hilft sowohl Studierenden als auch Mitarbeitern, wichtige Informationen schnell zu erfassen.
• Effizienz: Durch die Analyse der Daten kann die Universität effizienter arbeiten. Zum Beispiel können Trends bei den Kursanmeldungen erkannt und darauf basierend bessere Planungen für zukünftige Semester gemacht werden.
• Entscheidungsfindung: Mit BI können fundierte Entscheidungen getroffen werden, da sie auf soliden Datenanalysen basieren. Das betrifft zum Beispiel die Entwicklung neuer Studiengänge oder die Verbesserung bestehender Prozesse.

Beispiele für BI-Nutzung:

• Kursanmeldungen: Welche Kurse sind besonders beliebt?
• Welche Fächer stoßen bei Bewerber:innen auf großes Interesse?
• Trendanalysen: Wie verändern sich die Anmeldezahlen im Laufe der Zeit?

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile und Erleichterungen in unseren Studien- und Arbeitsalltag. Dank des Campus-Management-Systems HISinOne, des Online-Zugangsgesetzes, der SDG-Verordnung und der BundID werden Verwaltungsprozesse einfacher, schneller und effizienter.

Vernetzung mit anderen Systemen

Ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung an unserer Universität ist die nahtlose Integration des Campus-Management-Systems HISinOne mit anderen wichtigen Systemen. In kommenden Ausgaben unseres Newsletters werden wir näher darauf eingehen, wie HISinOne-Schnittstellen zu verschiedenen externen Systemen bietet, um den Austausch und die Verarbeitung von Daten noch effizienter zu gestalten. Zu diesen Systemen gehören unter anderem:

• SAP: Für die finanzielle Verwaltung und Buchhaltung werden Daten sicher und effizient mit SAP ausgetauscht.
• Dokumentenmanagement-System (DMS): Zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, die im Rahmen von Studien- und Verwaltungsprozessen anfallen.
• Identitätsmanagement-System (IDM): Für die zentrale Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten, um die Sicherheit und Verwaltung der Nutzerdaten zu gewährleisten.
• Moodle: Die Anbindung an unsere Lernplattform Moodle ermöglicht die Synchronisation von Kursen und Teilnehmerlisten.
• Lehrevaluationssoftware: Für die Durchführung und Auswertung von Lehrveranstaltungsevaluationen.
• Alumni-Software: Zur Pflege und Verwaltung der Beziehungen zu unseren Absolventen und Absolventinnen.
• uvm.

Diese Schnittstellen sorgen dafür, dass die Daten stets aktuell sind und reibungslos zwischen den verschiedenen Systemen fließen können. Sie tragen dazu bei, die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und die Nutzererfahrung für Studierende und Mitarbeiter zu verbessern. Bleiben Sie gespannt auf weitere Details in den nächsten Ausgaben unseres Newsletters!