Das CIO-Gremium der Universität Jena startete seine Arbeit im August 2022 in neuer Zusammensetzung. Im Gremium kommen Vertreterinnen und Vertreter des Präsidiums, des Universitätsrechenzentrums, der Verwaltung, der Informationssicherheit und dem Datenschutz, sowie der Stabsstelle Digitale Universität, der Universitätsbibliothek und des Michael Stifel Center Jena und des Kompetenzzentrums Digitale Forschung zusammen.
Das CIO-Gremium ist das zentrale strategische Beratungsgremium der Friedrich-Schiller-Universität Jena für alle Fragen der digitalen Transformation in Forschung, Lehre, Verwaltung und Bibliothek. Es entwickelt die digitale Gesamtstrategie der Universität und überwacht regelmäßig deren Umsetzung.
Zu den Kernaufgaben des CIO-Gremiums zählen insbesondere:
Das Gremium trifft sich monatlich in einer 1 ½-stündigen Sitzung und ein- bis zweimal im Jahr zu einer eintägigen Klausurtagung. Um eine Nachverfolgbarkeit der Gremiumsarbeit sicherzustellen, erstellt es einen jährlichen Bericht an die Hochschulleitung und veröffentlicht seine Themen transparent auf dieser Webseite.
Das Gremium orientiert seinen Einsatz an definierten Themenfeldern, dadurch wird eine effektive strategische Weiterentwicklung im Rahmen der digitalen Transformation der Universität erreicht. Hierbei stehen folgende Themenfelder im Zentrum der Tätigkeit:
Die Hauptaufgabe des Gremiums liegt in der strategischen Entwicklung der Digitalisierung an der Universität, dies strahlt in die anderen Themenfelder hinein und führt zu einer engen Verknüpfung. Insbesondere beschäftigt sich das Gremium hierbei mit den Auswirkungen neuer technischer Entwicklungen (z. B. KI), der Verknüpfung zu anderen Themengebieten (z. B. Nachhaltigkeit), der Weiterentwicklung bestehender IT-Strukturen und dem Auf- und Ausbau von Kooperationen und der Schaffung von Synergien (z. B. mit dem IT-Zentrum der Thüringer Hochschulen, HS-ITZ).
Die Universität Jena verarbeitet bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben in Forschung, Lehre und Verwaltung regelmäßig schutzbedürftige Informationen. Sowohl durch technische, organisatorische und präventive Maßnahmen werden Risiken minimiert und die Informationssicherheit kontinuierlich verbessert. Der Leiter der Stabsstelle für Informationssicherheit und Datenschutz trägt Themen aus seiner Arbeit in das CIO-Gremium ein, hierunter fallen unter anderem Sicherheitsvorfälle, Datenschutzangelegenheiten (in Kooperation mit dem Datenschutzbeauftragten), Risikomanagement, die Entwicklung von Leitlinien und Richtlinien (Compliance) sowie der Aufbau eines Awareness-Programms.
Koordination des Themenfeldes: Stabsstelle Informationssicherheit und Datenschutz
Die Digitalisierung der Service-Prozesse der Universität erfolgt derzeit durch die Verwaltungsdigitalisierungsprojekte: Einführung des ERP-Systems SAP, Einführung des neuen Campusmanagementsystems HISinOne, Einführung des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents und Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes.
Diese Projekte werden durch die Bearbeitung übergreifender Themen wie Prozess-, Change- und Rollen-Rechtemanagement begleitet. Ebenso erfolgt eine Unterstützung durch die Einführung digitaler Werkzeuge wie digitale Signaturen oder E-Payment.
Koordination des Themenfeldes: Kanzleramt
Mit vielfältigen Diensten basierend auf leistungsfähigen Infrastrukturen ermöglicht das Universitätsrechenzentrum gemeinsam mit vielen Partnern die Digitalisierung in Forschung, Lehre und Verwaltung. Ziel ist es, dieses umfangreiche Leistungsangebot kontinuierlich weiterzuentwickeln unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen und der sich verändernden Bedarfe. Technische Neuerungen sowie damit einhergehende Erwartungen der Nutzenden sind wesentliche Treiber in diesem Verbesserungsprozess. Durch eine sorgfältige Planung und strukturierte Umsetzung werden Attraktivität, Qualität und Verlässlichkeit der Dienste erhalten oder verbessert.
Koordination des Themenfeldes: Rechenzentrum
Die Nutzung digitaler Medien kann Lehre qualitativ bereichern und ihre (internationale) Reichweite deutlich steigern. Dazu müssen wir die Voraussetzungen im Form der Begleitung durch Qualifizierungs- und Supportangebote für Lehrende und Studierende sowie einer modernen und leistungsfähigen Infrastruktur schaffen. Durch Zertifikatsprogramme für Data Literacy und KI und deren Einbettung in die Lehre müssen wir Studierenden die Kompetenzen mitgeben, die in allen Fachbereichen und Berufsfeldern immer stärker gefordert werden. Die Entwicklung der digitalen Lehre an der Universität wird hauptsächlich über die Stabsstelle Digitale Universität ins Gremium eingetragen.
Koordination des Themenfeldes: Stabsstelle Digitale Universität
Die fortlaufende Entwicklung der Bildungs- und Supportangebote ist eine essentielle Aufgabe an einer Universität, um den sich verändernden Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden. Das Gremium beschäftigt sich aktuell insbesondere mit dem Aufbau von Digitalkompetenzen und sogenannter „Future Skills“. Dabei spielt die Sicherstellung von Barrierefreiheit eine wichtige Rolle, sowie das Clientmanagement und die Gewährleistung eines souveränen Supports für die Nutzer*innen. Anknüpfungsstellen sind hier die Thüringer Universitäts- und LandesbibliothekExterner Link (ThULB ) und das Michael Stiefel Center JenaExterner Link (MSCJ).
Koordination des Themenfeldes: Michael Stifel Center Jena, ThULB
Ein zentraler Aspekt für die Digitalisierung im Bereich Forschung ist die Verwirklichung einer Open Science Kultur an der Universität, dabei spielen Themenfelder wie das Forschungsdatenmanagement und elektronische Laborbücher, Langzeitarchivierung und Unterstützungsangebote zum Aufbau von interdisziplinären Vernetzungen eine entscheidende Rolle. Insbesondere dient hier das Michael Stiefel Center JenaExterner Link (MSCJ) als Ankerpunkt.
Koordination des Themenfeldes: Michael Stifel Center Jena
Im Folgenden werden quartalsweise die im Gremium besprochenen Projekte und Themen zusammengefasst. Weitere Details können aus den Jahresberichten (siehe unten) entnommen oder bei Frau Jana Schleicher (E-Mail: cio@uni-jena.de) erfragt werden.
Strategieentwicklung
Informationssicherheit und Datenschutz
Digitale Forschung
Digitale Lehre
Sonstiges
Strategieentwicklung
Informationssicherheit
Sonstiges
Strategieentwicklung
Digitale Verwaltung
Digitale Dienste und Infrastruktur
Digitale Forschung
Sonstiges
Informationssicherheit
Sonstiges
Strategieentwicklung
Informationssicherheit
Sonstiges
Strategieentwicklung
Informationssicherheit
Digitale Dienste und Infrastrukturen
Strategieentwicklung
Digitale Verwaltung
Qualifizierung und Support
Sonstiges
Digitale Dienste und Infrastrukturen
Digitale Verwaltung
Informationssicherheit
Digitale Dienste und Infrastrukturen
Digitale Lehre
Qualifizierung und Support
Digitale Forschung
Sonstiges
Informationssicherheit
Informationssicherheit
Datenschutz
Verwaltungsdigitalisierung
Sonstiges
Informationssicherheit
Datenschutz
Digitale Dienste und Infrastrukturen
Sonstiges
Strategieentwicklung
Informationssicherheit
Digitale Verwaltung
Digitale Dienste und Infrastrukturen
Sonstiges
Strategieentwicklung
Digitale Forschung
Würfel mit Kontaktsymbolen
Foto: Adobe StockIhre Anregungen, Ideen sowie Feedback können Sie direkt an das CIO-Gremium richten. Schreiben Sie uns eine E-Mail an cio@uni-jena.de.