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Reisekostenstelle

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Bild: Pixabay

Der Bereich Reisekosten an der Friedrich-Schiller-Universität Jena berät Beschäftigte der Universität zu Dienstreisen und Reisekosten, rechnet Dienst- und Fortbildungsreisen nach dem Thüringer Reisekostengesetz (ThürRKG) ab und gewährt Abschläge. Auf unserer Website finden Sie Informationen zur Reisebeantragung und Reisekostenabrechnung, den Zugang zu unserem Self Service (QIS RKA) sowie Dokumente und weitere Informationen zur Unterstützung.

Information

Zur Dienstreisebeantragung und Abrechnung von Reisekosten verwenden Sie bitte das Online-Reisekosten-Portal (QIS-RKA).

Sie sind neu an der Universität Jena? Dann finden Sie hier eine Zusammenfassung von wichtigen Informationen zu Dienstreisen und Reisekosten: Reisekostenhandbuch.

Bitte nutzen Sie für Anfragen bezüglich Reisekosten und Entsendungen unser Ticketsystem.

Aktuelle Rundschreiben und Formulare finden Sie im HanFRIED.

Aktuelle Hinweise

Dienstreisen während der Pandemie Inhalt einblenden

Bitte beachten Sie folgende allgemeine Hinweise (Stand 11.08.2021):

Wenn Sie aktuell eine Dienstreise planen, prüfen Sie bitte, ob diese zwingend und unaufschiebbar nötig ist, und bevorzugen Sie wo irgend möglich alternative Kommunikationsformen (Videokonferenz etc.). Falls Sie dennoch reisen müssen, ziehen Sie grundsätzlich stornierbare Buchungen von Reisemitteln vor. Nach Möglichkeit sollten auch Teilnehmerbeiträge für Kongresse etc. stornierbar sein. Falls dies nicht möglich ist, sind kurzfristige Buchungen zu bevorzugen.

Bitte informieren Sie sich vor Antritt der Reise über die aktuelle Lage im Reisegebiet (z. B. Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes, Risikohinweise des Robert-Koch-Instituts) und die Folgen der Reise bei Ihrer Rückkehr nach Thüringen bzw. Jena (evtl. Quarantäne- und andere Verpflichtungen gemäß den geltenden Verordnungen des Landes und ggf. Allgemeinverfügungen der Stadt Jena). Die gilt auch für Gäste, die nach Jena eingeladen werden.

Bitte nehmen Sie vor der finalen Genehmigung Ihres Dienstreiseantrags keinerlei Buchungen oder Reservierungen vor, durch die Kosten verursacht werden, da diese im Falle der Ablehnung des Dienstreiseantrags nicht erstattungsfähig sind.

Unter den oben genannten allgemeinen Voraussetzungen können Inlandsdienstreisen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland durchgeführt werden.

Auslandsdienstreisen können unter den genannten allgemeinen Voraussetzungen  ebenfalls durchgeführt werden, sofern das Reiseziel nicht als Risikogebiet (Virusvariantengebiet oder Hochrisikogebiet) eingestuft ist (Veröffentlichung der Risikogebiete für SARS-CoV-2 durch das RKI unter https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html). Reisende sollten dennoch hohe Maßstäbe an die Notwendigkeit einer Auslandsreise anlegen, da Änderungen der Ein- und Ausreisebestimmungen und -möglichkeiten, vor allem bei außereuropäischen Reisezielen, sowie kurzfristige Einschränkungen des internationalen Reiseverkehrs, insbesondere der Luftfahrt, jederzeit möglich sind.

Wenn Sie aus einem der o. g. Risikogebiete zurückkehren, müssen Sie zwingend bestimmte Vorgaben beachten. Bitte informieren Sie sich dazu in FAQ Nr. 5  und auf den Seiten des Bundesgesundheitsministeriums

Anträge auf Reisen in die o. g. Risikogebiete werden im Reiseportal standardmäßig abgelehnt. Auch bereits genehmigte Reisen dürfen nicht angetreten werden, wenn bis zum Reisebeginn der Zielort als Risikogebiet definiert wird. Entscheidend ist stets die Lage zum Reisebeginn.

Vor Auslandsdienstreisen wenden Sie sich bitte für eine reisemedizinische Beratung zu Impfungen, Schutzmaßnahmen und Verhaltensweisen an den Arbeitsmedizinischen Dienst der Universität am Universitätsklinikum (betriebsarzt@med.uni-jena.de, Sekretariat 03641 9-398101). Die Vorgesetzten sind in diesem Fall verpflichtet, entsprechende Vorkehrungen für die Reisenden zu veranlassen.

Was tun, wenn bereits Reisemittel gebucht wurden, die Reise jedoch nicht angetreten werden kann?

Bitte prüfen Sie, ob die bereits gebuchten Reisemittel storniert werden können. Andernfalls können Kosten, die bereits im Rahmen der Reiseplanung angefallen sind, ganz normal im QIS-Reiseportal abgerechnet werden, wenn der Reisende den Grund für den Ausfall der Reise nicht zu vertreten hat. Voraussetzung für die Erstattung der Kosten ist ein genehmigter Dienstreiseantrag im System. Bitte fügen Sie Schriftverkehr und Notizen bei, um zu belegen, dass versucht wurde, die bis dahin gebuchten Reisemittel zu stornieren, bzw. warum es nicht möglich war, stornierbare Reisemittel zu buchen.

Ansprechpersonen

Reisekostenstelle
Telefonsprechzeiten:
Montag
09.00 Uhr – 12.00 Uhr,
14.00 Uhr – 16.00 Uhr

Mittwoch
09.00 Uhr – 12.00 Uhr,
14.00 Uhr – 16.00 Uhr

Freitag
09.00 Uhr – 12.00 Uhr

Persönliche Termine nach Voranmeldung
Schneider, Max
Leiter der Reisekostenstelle, QIS-Reiseportal, Reisestellenkonto, Corporate Card, Partnerfirmen, Widersprüche
Dezernat 5
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Telefon
+49 3641 9-415120
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Küchler, Manuela
BahnCardBusiness, Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnung der Beschäftigten (Inland, Fort- und Weiterbildlung)
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Telefon
+49 3641 9-415121
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Omnus, Madeleine
Reisekostenabrechnung von Gastwissenschaftlern, Studierenden und Auszubildenden
Dezernat 5
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Telefon
+49 3641 9-415122
Dezernat 5
Trzewick, Paul
Reisekostenabrechnung der Beschäftigten (Inland, Ausland), Exkursionen
Dezernat 5
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Telefon
+49 3641 9-415123
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Kunert, Ralf
Genehmigung der Dienstreisen, Entsendungen ins Ausland, Entsendebescheinigungen
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Telefon
+49 3641 9-415124
Dezernat 5
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