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Reisekostenstelle

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Bild: Pixabay

Der Bereich Reisekosten an der Friedrich-Schiller-Universität Jena berät Beschäftigte der Universität zu Dienstreisen und Reisekosten, rechnet Dienst- und Fortbildungsreisen nach dem Thüringer Reisekostengesetz (ThürRKG) ab und gewährt Abschläge. Auf unserer Website finden Sie Informationen zur Reisebeantragung und Reisekostenabrechnung, den Zugang zu unserem Self Service (QIS RKA) sowie Dokumente und weitere Informationen zur Unterstützung.

Information

Zur Dienstreisebeantragung und Abrechnung von Reisekosten verwenden Sie bitte das Online-Reisekosten-Portal (QIS-RKA)Externer Link.

Sie sind neu an der Universität Jena? Dann finden Sie eine Zusammenfassung von wichtigen Informationen zu Dienstreisen und Reisekosten im Reisekostenhandbuch (siehe HanFRIEDpdf, 700 kb). For information in English please switch to the English version of this website above.

Bitte nutzen Sie für Anfragen bezüglich Reisekosten und Entsendungen unser Ticketsystem.Externer Link

Aktuelle Rundschreiben und Formulare finden Sie im HanFRIED.

Hinweis

Ergänzende Erklärung zum Rundschreiben „2023_23 – Modalitätsänderung bei Reisemittelbeschaffung“: Selbstverständlich kann das Reisebüro DerPart weiterhin für die Planung und Buchung Ihrer Dienstreisen genutzt werden. Dies ist unabhängig von der Belastung der Firmenkreditkarte möglich. Beantragen Sie bitte im Rahmen der Dienstreisebeantragung einen Vorschuss und bezahlen Sie die Reisebürorechnung aus diesem Vorschuss. Zu beachten ist, dass bei Buchungen von Inlandsreisen über ein Reisebüro die Servicegebühr privat getragen werden muss.

Achtung

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der ERP-Übergangsphase mit eingeschränkten Servicefunktionen besondere Regelungen für Dienstreisen und Vorschüsse gelten. Einzelheiten finden Sie im Rundschreiben 2023_10pdf, 236 kb. An den üblichen reisekostenrechtlichen Bestimmungen (Beantragung und Genehmigung vor Reiseantritt, Abrechnung innerhalb der 3-Monats-Frist nach Ende der Reise usw.) ändert sich nichts.

Bitte beachten Sie insbesondere, dass Dienstreisen, welche in 2024 enden (also auch Dienstreisen über den Jahreswechsel 2023/2024) nicht über das Online-Reisekosten-Portal QIS-RKA sondern nur über die im HanFRIED hinterlegten Formulare beantragt und abgerechnet werden können. Reisen, die spätestens am 31. Dezember 2023 enden, werden auch weiterhin in QIS-RKA beantragt und abgerechnet.

Aktuelle Hinweise

  • Dienstreisen ins Ausland

    Bei Dienstreisen ins Ausland sind die Sicherheitshinweise und Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes sowie ggf. mit einem Aufenthalt im und einer Rückkehr aus dem Ausland verbundene Bestimmungen (z.B. Test- und Quarantänepflichten) zu berücksichtigen.

  • Jobticket/Deutschlandticket ("49-Euro-Ticket")

    Zum 01.05.2023 wird das sogenannte Deutschlandticket für 49,00 Euro pro Monat eingeführt. Das bisherige VMT Jobticket des Freistaats Thüringen bleibt davon unberührt. Das Deutschlandticket kann nur dann als Jobticket angeboten werden, wenn es durch den Arbeitgeber bezuschusst wird. Dafür gibt es im Freistaat aktuell keine Rechtsgrundlage.

    Das bedeutet, Sie müssen sich entscheiden, ob Sie das bestehende VMT-Jobticket behalten wollen, oder ob Sie das Jobticket kündigen und sich stattdessen ein privates Deutschlandticket abonnieren.

    Weitere Details finden Sie im dazu ergangenen Schreiben des Thüringer Finanzministeriums im HanFRIED unter Dezernat 5 - Personal > Reisekosten > Rundschreiben.

    Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass Sie verpflichtet sind, ein vorhandenes Deutschlandticket auf Dienstreisen einzusetzen. Geben Sie in der Dienstreiseabrechnung an, für welche Strecken das Deutschlandticket verwendet wurde und ob es ggf. auch für den täglichen Arbeitsweg genutzt wird. Eine Erstattung des Kaufpreises, auch anteilig, ist nicht möglich.

Ansprechpersonen

Reisekostenstelle
Telefonsprechzeiten:
Montag
09.00 Uhr – 12.00 Uhr,
14.00 Uhr – 16.00 Uhr

Mittwoch
09.00 Uhr – 12.00 Uhr,
14.00 Uhr – 16.00 Uhr

Freitag
09.00 Uhr – 12.00 Uhr

Persönliche Termine nach Voranmeldung
  1. Schneider, Max Leiter der Reisekostenstelle, QIS-Reiseportal, Reisestellenkonto, Corporate Card, Partnerfirmen, Widersprüche Dezernat 5
  2. Küchler, Manuela in Mutterschutz/Elternzeit Dezernat 5
  3. Heppner, Sabine Reisekostenabrechnung der Beschäftigten (Inland) Dezernat 5
  4. Omnus, Madeleine Reisekostenabrechnung der Gäste, Studierenden und Auszubildenden, Exkursionen Dezernat 5
  5. Trzewick, Paul BahnCard Business, Reisekostenabrechnung der Beschäftigten (Ausland) Dezernat 5
  6. Kunert, Ralf Genehmigung der Dienstreisen, Entsendungen ins Ausland, Entsendebescheinigungen Dezernat 5