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Reisekostenstelle

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Bild: Pixabay

Der Bereich Reisekosten an der Friedrich-Schiller-Universität Jena berät Beschäftigte der Universität zu Dienstreisen und Reisekosten, rechnet Dienst- und Fortbildungsreisen nach dem Thüringer Reisekostengesetz (ThürRKG) ab und gewährt Abschläge. Auf unserer Website finden Sie Informationen zur Reisebeantragung und Reisekostenabrechnung, den Zugang zu unserem Self Service (QIS RKA) sowie Dokumente und weitere Informationen zur Unterstützung.

Information

Zur Dienstreisebeantragung und Abrechnung von Reisekosten verwenden Sie bitte das Online-Reisekosten-Portal (QIS-RKA).

Sie sind neu an der Universität Jena? Dann finden Sie eine Zusammenfassung von wichtigen Informationen zu Dienstreisen und Reisekosten im Reisekostenhandbuch (siehe HanFRIED).

Bitte nutzen Sie für Anfragen bezüglich Reisekosten und Entsendungen unser Ticketsystem.

Aktuelle Rundschreiben und Formulare finden Sie im HanFRIED.

Aktuelle Hinweise

Dienstreisen während der Pandemie Eintrag erweitern

Bitte beachten Sie folgende allgemeine Hinweise (Stand 29.10.2021):

Wenn Sie aktuell eine Dienstreise planen, prüfen Sie bitte, ob diese zwingend und unaufschiebbar nötig ist, und bevorzugen Sie wo irgend möglich alternative Kommunikationsformen (Videokonferenz etc.). Falls Sie dennoch reisen müssen, ziehen Sie grundsätzlich stornierbare Buchungen von Reisemitteln vor. Nach Möglichkeit sollten auch Teilnehmerbeiträge für Kongresse etc. stornierbar sein. Falls dies nicht möglich ist, sind kurzfristige Buchungen zu bevorzugen.

Bitte informieren Sie sich vor Antritt der Reise über die aktuelle Lage im Reisegebiet (z. B. Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes, Risikohinweise des Robert-Koch-Instituts) und die Folgen der Reise bei Ihrer Rückkehr nach Thüringen bzw. Jena (evtl. Quarantäne- und andere Verpflichtungen gemäß den geltenden Verordnungen des Landes und ggf. Allgemeinverfügungen der Stadt Jena). Die gilt auch für Gäste, die nach Jena eingeladen werden.

Bitte nehmen Sie vor der finalen Genehmigung Ihres Dienstreiseantrags keinerlei Buchungen oder Reservierungen vor, durch die Kosten verursacht werden, da diese im Falle der Ablehnung des Dienstreiseantrags nicht erstattungsfähig sind.

Unter den oben genannten allgemeinen Voraussetzungen können Inlandsdienstreisen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland durchgeführt werden.

Auslandsdienstreisen können unter den genannten allgemeinen Voraussetzungen  ebenfalls durchgeführt werden. Falls Sie eine Reise in ein aktuell vom RKI als Risikogebiet (Virusvariantengebiet oder Hochrisikogebiet)  eingestuftes Land antreten wollen, beachten Sie bitte zusätzlich, dass diese Reisen nur dann angetreten werden dürfen, wenn Sie im Falle einer Quarantäneanordnung bei Ihrer Rückkehr Ihre Dienstpflichten vollumfänglich aus dem Homeoffice wahrnehmen können. Klären Sie diese Voraussetzung bitte mit Ihrem Vorgesetzten ab  (Veröffentlichung der Risikogebiete für SARS-CoV-2 durch das RKI unter https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html). Reisende sollten dennoch hohe Maßstäbe an die Notwendigkeit einer Auslandsreise anlegen, da Änderungen der Ein- und Ausreisebestimmungen und -möglichkeiten, vor allem bei außereuropäischen Reisezielen, sowie kurzfristige Einschränkungen des internationalen Reiseverkehrs, insbesondere der Luftfahrt, jederzeit möglich sind. Rechtzeitig vor Antritt der Reise sind durch die Dienstreisenden geeignete Auslandsreise - Krankenversicherungen abzuschließen, deren Leistungspflicht im Fall der Durchführung von Dienstreisen nicht ausgeschlossen ist und die Infektionen durch Covid-19 beinhalten.

Die Kosten für den zusätzlichen Versicherungsschutz können entsprechend der Regelungen des Reisekostengesetzes im Rahmen der Reisekostenvergütung erstattet werden.

Wenn Sie aus einem der o. g. Risikogebiete zurückkehren, müssen Sie zwingend bestimmte Vorgaben beachten. Bitte informieren Sie sich dazu in Frage 2 unter FAQ - Sonstige Fragen  und auf den Seiten des Bundesgesundheitsministeriums

Vor Auslandsdienstreisen wenden Sie sich bitte für eine reisemedizinische Beratung zu Impfungen, Schutzmaßnahmen und Verhaltensweisen an den Arbeitsmedizinischen Dienst der Universität am Universitätsklinikum (betriebsarzt@med.uni-jena.de, Sekretariat 03641 9-398101). Die Vorgesetzten sind in diesem Fall verpflichtet, entsprechende Vorkehrungen für die Reisenden zu veranlassen.

Was tun, wenn bereits Reisemittel gebucht wurden, die Reise jedoch nicht angetreten werden kann?

Bitte prüfen Sie, ob die bereits gebuchten Reisemittel storniert werden können. Andernfalls können Kosten, die bereits im Rahmen der Reiseplanung angefallen sind, ganz normal im QIS-Reiseportal abgerechnet werden, wenn der Reisende den Grund für den Ausfall der Reise nicht zu vertreten hat. Voraussetzung für die Erstattung der Kosten ist ein genehmigter Dienstreiseantrag im System. Bitte fügen Sie Schriftverkehr und Notizen bei, um zu belegen, dass versucht wurde, die bis dahin gebuchten Reisemittel zu stornieren, bzw. warum es nicht möglich war, stornierbare Reisemittel zu buchen.

Verfahrensänderung bei Abrechnungen von Dienstleistungen/Reiseleistungen von Gästen Eintrag erweitern

Gemäß Rundschreiben Nr. 6/2022 laufen Reisekostenanträge von Gästen der Universität nicht mehr über die Reisekostenstelle. Im betreffenden Merkblatt des Finanzdezernates wird in einer Fußnote darauf hingewiesen, dass dies nicht für Studierende gilt. Richtig ist, dass die Reisekosten der stud. und wiss. Hilfskräfte weiterhin über die Reisekostenstelle laufen. Allerdings trifft dies nicht für Studierende ohne Hilfskraftvertrag zu - diese sind nach den neuen Regelungen über das Finanzdezernat einzureichen, nicht über die Reisekostenstelle. 

9-Euro-Ticket 2022 Eintrag erweitern

Fahrkostenerstattung nach dem Thüringer Reisekostengesetz und der Thüringer Trennungsgeldverordnung hier: 9-Euro-Ticket

Das Bundeskabinett hat am 27. April 2022 das sogenannte 9-Euro-Ticket ab Juni 2022 beschlossen. Vorbehaltlich der Zustimmung von Bundestag sowie Bundesrat und damit des Inkrafttretens der gesetzlichen Grundlage, gibt es aus reisekostenrechtlicher Sicht folgende Hinweise:

In den Monaten Juni, Juli und August 2022 wird das Ticket jeweils zum Preis von 9 Euro pro Monat angeboten. Wer das 9-Euro-Ticket für drei Monate erwirbt, zahlt 27 Euro – ein zusätzlicher Rabatt wird nicht gewährt. Das einzelne Ticket ist stets bis zum Monatsende – also jeweils 30. Juni, 31. Juli, 31. August – gültig. Die Gültigkeit ist unabhängig davon, wann das Ticket im jeweiligen Monat erworben wurde. Je nach Strecke kann es sich auch noch am Ende des Monats lohnen, das 9-Euro-Ticket für nur eine einzige Fahrt zu erwerben.

Das Ticket soll deutschlandweit in Linienbussen, Straßenbahnen, U-Bahnen, S-Bahnen und Regionalzügen (2. Klasse), Regionalexpress-Zügen und einzelnen Fähren des HVV in Hamburg und der BVG in Berlin gelten. Ausgenommen vom Geltungsbereich des Tickets sind der Fernverkehr der Deutschen Bahn AG, also beispielsweise ICE, IC, EC sowie die Flix-Züge und Busse.

Das Ticket soll z. B. digital über die App "DB Navigator" der Deutschen Bahn AG sowie über die Internetseiten und Apps der Verkehrsverbünde und regionalen Verkehrsunternehmen angeboten werden. Ab 23. Mai 2022 soll es auch deutschlandweit an den Fahrkartenautomaten der Bahn und in den DB Reise-zentren in Bahnhöfen erhältlich sein.

1. Fahrkostenerstattung nach dem Thüringer Reisekostengesetz

Nach § 4 Abs. 1 Thüringer Reisekostengesetz (ThürRKG) werden für Strecken, die mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zurückgelegt worden sind, grundsätzlich die entstandenen notwendigen Fahrkosten bis zu den Kosten der niedrigsten Klasse erstattet. Nach § 4 Abs. 2 ThürRKG sind aus dienstlichen oder persönlichen Gründen zustehende Fahrpreisermäßigungen und sonstige Vergünstigungen zu berücksichtigen.

Nach diesen Maßgaben wird das 9-Euro-Ticket nur dann erstattet, wenn es durch die Dienstreise (bzw. Aus-/Fortbildungsreise) veranlasst ist. Das ist der Fall, wenn es erkennbar im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Dienstreise, i.d.R. erst einen Tag vor Dienstreisebeginn, frühestens jedoch nach Vorliegen der Genehmigung der Dienstreise, beschafft wurde. Wurde das Ticket bereits vorher für diesen Kalendermonat erworben, ist davon auszugehen, dass es aus persönlichen Gründen beschafft wurde. Da nach § 4 Abs. 2 ThürRKG aus persönlichen Gründen zustehende Fahrpreisermäßigungen zu berücksichtigen sind, erfolgt insoweit keine Erstattung bei Nutzung für die Dienstreise.

Wird die Dienstreise mit Verkehrsmitteln des Nahverkehrs tatsächlich durchgeführt, für die das 9-Euro-Ticket gilt, ist die Kostenerstattung auf höchstens 9 Euro im Kalendermonat begrenzt. Sind anlässlich einer Dienstreise Fahrkosten zu erwarten, die 9 Euro nicht übersteigen, ist anhand einer Prognose der noch im Kalendermonat zu erwartenden Reisen zu entscheiden, ob statt der Einzelfahrscheine das 9-Euro-Ticket aus dienstlichen Gründen beschafft werden soll.

Unter den Maßgaben der Tz. 4.1.4 der Verwaltungsvorschriften zum Thüringer Reisekostengesetz (ThürRKGVwV) werden bei der Deutschen Bahn AG auch die Kosten einer höheren Produktklasse als Produktklasse C (Regionalverkehr) erstattet. Liegen die dort genannten Voraussetzungen vor, werden die regulären Fahrkosten auch der höheren Produktklasse (z. B. ICE) erstattet, da für diese das 9-Euro-Ticket nicht gilt.

Eine Begrenzung der Fahrtkostenerstattung auf 9 Euro je Kalendermonat erfolgt jedoch nicht, wenn aufgrund der entsprechenden Dienstreisegenehmigung tatsächlich das private Kraftfahrzeug oder ein anderes Beförderungsmittel zur Durchführung der Dienstreise genutzt wird. Bei der Dienstreisegenehmigung sollte jedoch ein größeres Augenmerk auf die Wahl des Beförderungsmittels unter wirtschaftlichen Aspekten gelegt werden.

2. Fahrkostenerstattung nach der Thüringer Trennungsgeldverordnung

Bei der Erstattung einer Reisebeihilfe bei auswärtigem Verbleiben (§ 5 ThürTGV) werden bei tatsächlicher Nutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel als Reisebeihilfe die entstandenen notwendigen Fahrauslagen bis zur Höhe der Kosten der für den Berechtigten billigsten Fahrkarte der allgemein niedrigsten Klasse und Produktklasse erstattet (§ 5 Abs. 3 ThürTGV). In den Monaten Juni bis August 2022 ist die Erstattung somit auf 9 Euro je Kalendermonat begrenzt.

Entsprechendes gilt für die Erstattung der Fahrkostenbeteiligung für Heimfahrten bei tatsächlicher Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (§ 7 Abs. 5 ThürTGV).

Nutzt der Trennungsgeldempfänger bei täglicher Rückkehr zum Wohnort tatsächlich öffentliche Verkehrsmittel des Nahverkehrs, ist der Ansatz der notwendigen Fahrkostenerstattung nach § 6 Abs. 1 ThürTGV insoweit ebenfalls auf 9 Euro pro Kalendermonat begrenzt. Liegen die Voraussetzungen für die Nutzung einer höheren Produktklasse wie bei Dienstreisen vor, greift die Kostenbegrenzung auf 9 Euro nicht.

Da das Trennungsgeldrecht keinen Genehmigungsprozess zur Wahl des tatsächlich benutzten Beförderungsmittels vorsieht, greifen die vorgenannten Hinweise nur, wenn der Trennungsgeldempfänger den Regionalverkehr aus eigener Veranlassung heraus nutzt.

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Leiter der Reisekostenstelle, QIS-Reiseportal, Reisestellenkonto, Corporate Card, Partnerfirmen, Widersprüche
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BahnCardBusiness, Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnung der Beschäftigten (Inland, Fort- und Weiterbildlung)
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Reisekostenabrechnung von Studierenden und Auszubildenden, Exkursionen
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Trzewick, Paul
Reisekostenabrechnung der Beschäftigten (Inland, Ausland)
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Kunert, Ralf
Genehmigung der Dienstreisen, Entsendungen ins Ausland, Entsendebescheinigungen
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