Informationen für Welcome Buddys

Die Anmeldung als Welcome Buddy erfolgt online.

Es ist besonders wichtig, dass Sie den Zeitraum Ihrer Verfügbarkeit möglichst auf den Tag genau angeben. Ohne diese Angabe können wir Sie nicht als Welcome Buddy zuteilen. Sollten sich kurzfristig Änderungen bzgl. Ihrer Verfügbarkeit ergeben, teilen Sie uns das bitte umgehend per E-Mail mit. 

Sobald wir Ihre Anmeldung aufgenommen haben, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail mit weiteren Informationen zur Bestätigung Ihrer Anmeldung. Die Zustellung dieser E-Mail erfolgt in der Regel wenige Tage nach der Anmeldung zum Programm.

Die Teilnahme an einer Welcome-Buddy-Schulung ist Voraussetzung dafür, dass Sie als Welcome Buddy tätig sein können. Melden Sie sich dafür bitte über FriedolinExterner Link an.

Aktuelle Schulungstermine für das Wintersemester 2025 / 26: 

03.09., 10-12h, s.t.             online via Zoom
09.09., 14-16h, s.t.             online via Zoom
17.09., 14-16h, s.t.             Haus auf der Mauer, großer Saal
23.09., 10-12h, s.t.             Haus auf der Mauer, großer Saal

Sie müssen nur an einem Termin teilnehmen. 

Ab Ende August bzw. Ende Februar bis zum Beginn der jeweils nächsten Vorlesungszeit finden die Matchings statt. 

Wesentlichstes Kriterium für das Matching ist, dass die Anreisezeit der Mentees mit dem Verfügbarkeitszeitraum der Welcome Buddys übereinstimmt.  

Anschließend versuchen wir Sie, entsprechend Ihrer Studienfächer und Sprachkenntnisse passend zuzuteilen. Sollte dies nicht immer möglich sein, bitten wir um Verständnis. Wenn Sie Medizin oder Jura studieren, werden Sie vorwiegend Studierenden Ihres Fachs zugeteilt.

Wenn wir einen Welcome Buddy für die jeweiligen Mentees gefunden haben, versenden wir an beide eine sogenannte Zuteilungsmail mit den Kontaktdaten. Anschließend nehmen Sie Kontakt zueinander auf.

Welcome-Buddy-Handbuch
Das Welcome-Buddy-Handbuch enthält alle wichtigen Informationen, die Sie für Ihre Tätigkeit benötigen:

•   wichtige Ansprechpersonen, Adressen und Öffnungszeiten 
•   wichtige Termine und Deadlines
•   nützliche Checklisten
•   weiterführende Tipps und Unterstützungsangebote 
  

Dieser Leitfaden wird jedes Semester aktualisiert und ist sowohl digital als auch in gedruckter Form erhältlich. Sie erhalten ihn in gedruckter Form bei der Welcome-Buddy-Schulung oder können ihn nach vorheriger Absprache im Koordinationsbüro im Internationalen Centrum abholen. 

Hier gelangen Sie zum Download: Welcome-Buddy-Handbuch WS2025/26pdf, 1 mb

Newsletter
Welcome Buddys, die bereits aktiv sind und viele praktische Erfahrungen im Mentoring haben, müssen nicht jedes Semester erneut an einer Schulung teilnehmen. Insbesondere für sie, aber auch für alle anderen aktiven Buddys, verschicken wir im März bzw. September jeweils einen Newsletter. Dieser enthält Informationen, Erneuerungen und relevante Termine für das aktuelle Semester. 

Die Tätigkeit als Welcome Buddy ist ehrenamtlich. Für Ihr Engagement bedanken wir uns bei Ihnen mit einem Büchergutschein. Außerdem erhalten Sie mit Abschluss der Tätigkeit einen Nachweis über Ihre Tätigkeit.

Die Teilnahme am Welcome-Buddy-Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fremdsprachenkenntnisse erweitern. Ganz sicher schließen Sie Bekanntschaft mit Studierenden aus aller Welt und erweitern so Ihre interkulturellen Erfahrungen. Ganz oft erfahren Sie auch große Dankbarkeit für Ihre Unterstützung. Wer weiß, vielleicht entdecken Sie auf die Weise Jena und die Uni noch einmal neu und schließen neue Freundschaften!

Anrechnung des Engagements im Zertifikat "Karriereplan" (ZertiKap)
Die Betreuung mindestens eines Mentees im Rahmen des Welcome-Buddy-Programms ist Pflichtbestandteil des Moduls "Mein soziales Engagement" im Rahmen des "Zertifikat Karriereplan" (ZertiKap).Externer Link Wenn Sie mindestens zwei Semester als Welcome Buddy neu ankommende Studierende unterstützen, können Sie mit den Nachweisen über diese Betreuung sogar das komplette Modul abdecken. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir zu Beginn des Wintersemesters aufgrund der hohen Anzahl neuer Studierender jedem Welcome Buddy in der Regel zwei Mentees zuteilen.

Zwei neue Welcome Buddys werben und den Büchergutschein verdoppeln!

Haben Sie interkulturell interessierte Freunde, Bekannte und Kommiliton*innen, die an der Universität Jena studieren, Deutsch mindestens auf B1-Niveau sprechen, in den 3-4 Wochen vor Vorlesungsbeginn mind. 1-2 Wochen Zeit haben und die Sie als Welcome Buddys gewinnen können?

Dann zögern Sie bitte nicht, sie anzusprechen und zu werben - wir honorieren dies mit einem zusätzlichen Büchergutschein für Sie, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

Anwerbung von mindestens zwei neuen Welcome Buddys, die: 

•   bisher noch nicht als Welcome Buddys an der Uni Jena aktiv waren
•   an einer der angebotenen Welcome-Buddy-Schulungen teilgenommen haben
•   mindestens einen neue internationale studierende Person zu Semesterbeginn betreut hat

Teilen Sie uns bitte per E-Mail mit, wenn Sie neue Welcome Buddys angeworben haben.

Der Studienerfolg internationaler Studierender ist uns wichtig. Und weil viele das erste Mal in Deutschland leben und studieren werden, will die Universität Jena ihnen die Unterstützung bieten, die sie brauchen.

Wenn Sie selbst bereits im Ausland studiert haben, wissen Sie eine gute Betreuung und Einführung in das Studiensystem und das Leben in einer fremden Universitätsstadt in den ersten Wochen des Aufenthalts zu schätzen. Erinnern Sie sich noch an Ihren Studienbeginn? Dann wissen Sie vielleicht, wie aufregend der erste Tag in der neuen Stadt, wie schwierig die erste Orientierung und das Kennenlernen der Komilliton*innen sein können.

Ja, grundsätzlich können alle Studierenden, die zum aktuellen Semester an der Universität eingeschrieben sind, als Welcome Buddy aktiv werden. 

Voraussetzung ist, dass Sie sich gut in Jena auskennen und gut Deutsch (mind. auf B1-Niveau!) sprechen. In der Regel sollten Sie auch ähnlich gut Englisch sprechen, da auch einige Studierende ohne oder mit nur sehr geringen Deutschkenntnissen nach Jena kommen werden.

Als Welcome Buddy sind Sie vor allem Ansprechpartner*in für die neuen internationalen Studierenden und unterstützen deren Ankunft in Jena, den Studienstart an der Universität und die ersten Schritte in Jena.

In der Regel betreuen Welcome Buddys im Wintersemester bis zu zwei Mentees und im Sommersemester jeweils eine*n Mentee. 

Sie sind Ansprechperson und Mittler*in und müssen nicht alles wissen und sollen auch nicht die komplette Regie übernehmen. Im Welcome-Buddy-Programm geht es um "Hilfe zur Selbsthilfe", da die Studierenden auch nach Ihrer Anfangsunterstützung als selbstständige Studierende und Erwachsene ihren Weg finden müssen. So dürfen und sollen Sie immer auch auf andere bestehende Betreuungsangebote und -personen der jeweiligen Fächer (z.B. Fachstudienberatung, Studieneinführungstage, Erasmuskoordinator*innen etc.) verweisen.

Wichtige Aufgaben als Welcome Buddy sind bspw.: 

•   Abholung vom Bahnhof oder der Busstation in Jena
•   Unterstützung bei der Immatrikulation im Internationalen Büro
•   Begleitung zur Vertragsunterzeichnung im Studierendenwohnheim oder beim Privatvermieter
•   Begleitung zum Bürgerservice (Einwohnermeldeamt)
•   Begleitung zur Bank (Kontoeröffnung, Semesterbeitragszahlung)
•   Unterstützung bei der Anmeldung im Rechenzentrum
•   Hilfe beim Stundenplanbau
•   Generelle Unterstützung bei der Eingewöhnung und Orientierung in Jena und an der Universität
•   Begleitung zu Terminen bei der Ausländerbehörde später im Semester
•   Unterstützung bei Verständigungsschwierigkeiten

Was sind keine Aufgaben von Welcome Buddys?

•   für internationale Studierende bürgen
•   für internationale Studierende Verträge/Versicherungen o.ä. abschließen
•   persönliche Daten von Studierenden an Externe weitergeben
•   eigene Log-In-Daten weitergeben
•   in finanzielle Vorleistung gehen
•   bei Terminen die komplette Gesprächsführung übernehmen

Kommunikation und Grenzen

Bedenken Sie bitte auch, dass Kommunikation das A und O ist. Können Sie beispielsweise Ihre*n Mentee nicht persönlich vom Bahnhof abholen, ist es wichtig, dass Sie dies rechtzeitig kommunizieren, um Missverständnisse und falsche Erwartungen zu vermeiden. Teilen Sie klar und deutlich mit, was Sie leisten können und was nicht. Bieten Sie immer auch konkrete Unterstützung zu den einzelnen, zu erledigenden Schritten an, aber sagen Sie es auch ehrlich, wenn Sie etwas nicht schaffen können. Sie sind ehren-, nicht hauptamtlich aktiv und dafür sind wir Ihnen sehr dankbar! Falls es Ihnen wegen anderer Verpflichtungen doch nicht möglich sein sollte, Ihr Engagement als Welcome Buddy auszuführen, melden Sie sich bitte bei uns.

Das Welcome-Buddy-Programm steht allen neuen internationalen Studierenden der Universität Jena offen, egal ob sie einen DSH-Kurs (Deutsche Sprache für den Hochschulzugang) beginnen, für ein Gaststudium oder ein Abschlussstudium nach Jena kommen. Die Studierenden kommen aus der ganzen Welt und sprechen (fast alle) Deutsch oder Englisch. 

Die Unterstützung durch die Welcome Buddys findet ca. 3-4 Wochen vor Vorlungsbeginn sowie eine Woche nach Vorlesungsbeginn des jeweiligen Semesters statt.

Sie können mit bis zu 10 Stunden pro Mentee rechnen. 

Der Zeitaufwand kann stark variieren. Das ist davon abhängig, wann die Studierenden anreisen, wie viele Fragen sie haben und wie gut sie bereits auf den Aufenthalt in Jena vorbereitet sind. Während manche Mentees viele Wege alleine gehen (möchten) oder problemlos ein Zimmer über das Studierendenwerk bekommen haben, haben andere internationale Studierende Probleme bei der Zimmersuche, bei der Eröffnung eines Bankkontos oder andere Schwierigkeiten und wissen dann Ihre Betreuung besonders zu schätzen. Manche Dinge lassen sich auch in einer Gruppe erledigen, sofern Sie mehrere Mentees betreuen, so dass Sie dadurch evtl. Zeit sparen können.

1. Nutzen Sie das Welcome-Buddy-Handbuch. Dort finden Sie die wichtigsten Informationen.
2. Auf der Webseite Studienstart-international finden Sie alle wichtigen Informationen zur Einschreibung.
3. Lassen Sie sich im WelcomeCafé im Internationalen Centrum beraten. Das WelcomeCafé wird von erfahrenen internationalen Studierenden betreut und findet jeweils 2-3 Wochen vor Vorlesungsbeginn statt.

Selbstverständlich können Sie bei Fragen und Problemen jederzeit das Koordinationsteam kontaktieren: 

•   per Email: ib-mentoring@uni-jena.de
•   telefonisch: 03641/ 9 401530 

Bitte versuchen Sie mindestens 2x per E-Mail in Kontakt zu treten. Sollten Sie nach einer Woche immer noch keine Antwort erhalten oder Ihnen Fehlermeldungen angezeigt werden und Sie auch keine E-Mails in Ihrem Spam-Ordner finden, senden Sie bitte eine E-Mail mit allen Informationen an ib-mentoring@uni-jena.de. Wir prüfen dann, welches Problem möglicherweise vorliegt und geben Ihnen Rückmeldung.

Bitte schreiben Sie unbedingt eine E-Mail an ib-mentoring@uni-jena.de und teilen Sie uns dies mit, wir geben die Information dann weiter. 

Wenn Sie dennoch weiterhin als Welcome Buddy zur Verfügung stehen, sind wir Ihnen sehr dankbar.

Wenn sich bei Ihnen etwas ändert, das Einfluss auf Ihre Teilnahme am Programm haben kann, bitten wir Sie, uns dies umgehend mitzuteilen: ib-mentoring@uni-jena.de 

Es ist eher die Regel, dass Ihre Mentees andere Fächer studieren als Sie selbst. Vermitteln Sie Ihren Mentees dann, dass Sie nicht für die fachliche Beratung zuständig sind und diese (in den meisten Fällen) nicht leisten können, um so falschen Erwartungen und Konflikten entgegen zu wirken. Sie können Ihre Mentees dafür aber auf die verschiedenen Angebote der Universität hinweisen. Dabei ist von Bedeutung, was für eine Art von Studium Ihr Mentee absolviert:

Gaststudierende können Sie an die Erasmus-Koordinatorion oder die Fachstudienberatung im jeweiligen Studiengang verweisen.

Abschlussstudierende im Erststudium können sich ebenfalls an die Fachstudienberatung wenden. Einige Fragen können zudem vielleicht bereits während der Studieneinführungstage (STET) geklärt werden. Auch die Fachschaften bieten oftmals Hilfestellungen an. Darüber hinaus bietet das Internationale Büro für Abschlussstudierende die Möglichkeit eines Fachmentorings durch Studierende und Dozent*innen ihres eigenen Studienfaches an. Wenn Sie das interessiert, lesen Sie bitte hier mehr.

DSH-Kursteilnehmende wenden sich bitte an Frau Cornelia Dwars.

Nein. Gegen Ende der Vorlesungszeit, erhalten Sie eine E-Mail von uns, in der wir Sie fragen, ob Sie auch im kommenden Semester wieder als Welcome Buddy tätig sein wollen. Wenn Sie das möchten, geben Sie uns einfach per E-Mail eine kurze Rückmeldung. Wenn Sie nicht mehr teilnehmen können oder evtl. auch nur ein Semester aussetzen möchten/müssen, teilen Sie uns dies bitte ebenfalls per E-Mail mit.

Bleiben Sie mit Ihren Mentees in regelmäßigem Kontakt! Besonders für ausländische Studierende gibt es leider häufig nicht viele Möglichkeiten, mit Einheimischen bzw. Studierenden, die bereits länger in Jena wohnen, in Kontakt zu kommen und längerfristige Beziehungen aufzubauen. Mit Ihnen in Kontakt zu bleiben, kann daher schon ein großer Schritt zur Integration sein. Gerade Termine bei der Ausländerbehörde finden oft auch erst im Laufe des Semesters und nicht gleich am Anfang statt auch da ist Ihre Unterstützung beim Formular ausfüllen und insbesondere auch Ihre Begleitung ausdrücklich erwünscht.

Das Internationale Büro freut sich auch über Anmeldungen zum Fachmentoring für AbschlussstudierendeExterner Link, welches längerfristig angelegt ist.