Kaufleute für Büromanagement
Informationen zum Ausbildungsberuf an der Uni Jena
Blick ins Büro
Kaufleute für Büromanagement sorgen dafür, dass Verwaltungsabläufe reibungslos funktionieren. An der Universität Jena werden sie nach dem Rotationsprinzip in verschiedenen Bereichen der Universitätsverwaltung eingesetzt – unter anderem in Finanzen und Beschaffung, Personalwirtschaft, Liegenschaftsmanagement, Studierendenbetreuung, Poststelle oder im Sekretariat einer Fakultät. So erhalten sie einen vielseitigen Einblick in die unterschiedlichen Aufgabenfelder einer großen Wissenschaftseinrichtung.
Zu ihren Tätigkeiten gehören die Unterstützung der Fachbereiche im Tagesgeschäft sowie klassische Sekretariats- und Assistenzaufgaben. Dazu zählen unter anderem die Organisation von Veranstaltungen und Dienstreisen, die Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, die Rechnungsprüfung und die Koordination der universitären Kommunikation. Kaufleute für Büromanagement sind wichtige Ansprechpersonen für Professorinnen und Professoren, Studierende sowie Gäste der Universität.
Der Beruf erfordert organisatorisches Geschick und Kommunikationsfähigkeit, er verbindet gutes Zeitmanagement mit Freude an abwechslungsreichen Aufgaben. Kaufleute für Büromanagement tragen damit wesentlich dazu bei, dass Lehre, Forschung und Verwaltung an der Universität optimal ineinandergreifen.
-
Ausbildungsinhalte
In der Ausbildung werden Pflichtqualifikationen und zwei Wahlqualifikationen erworben.
Die Pflichtqualifikationen umfassen die Kenntnisse, die erforderlich sind, um das Alltagsgeschäft erledigen zu können. Diese sind Gegenstand des ersten und zweiten Ausbildungsjahres und beinhalten:
- Informationsverarbeitung, z. B. Erstellung von Briefen und Protokollen, Postbearbeitung, Anwendung von Gesetzestexten, Aktenbearbeitung
- Koordinations- und Organisationsaufgaben, z. B. Planung von Besprechungen, Dienstreisen, Veranstaltungen, Empfang und Betreuung von Besuchern, Ermittlung von Verkehrsverbindungen, Reservierungen tätigen
- Auftragsbearbeitung, z. B. Prüfung von Rechnungen, Berechnung von Vergütungen, Prüfung von Bestellungen
- Materialbewirtschaftung, z. B. Bestellung von Büromitteln, Bestandsaufnahme aller Büromittel, Materialverteilung
Die Wahlqualifikationen erwerben Sie im dritten Ausbildungsjahr. Sie umfassen fachspezifisches Wissen in bestimmten Aufgabengebieten. Aktuell bietet die Universität folgende Wahlqualifikationen an:
- Personalwirtschaft
- Assistenz und Sekretariat
Für jede der beiden Qualifikationen ist ein Zeitraum von fünf Monaten vorgesehen. Während dieser Zeit werden Sie in entsprechend fachgerechten Bereichen der Universitätsverwaltung oder einem Sekretariat der verschiedenen Fakultäten eingesetzt.
-
Dauer und Ort der Ausbildung
Blick auf das Universitätshauptgebäude der Uni Jena
Foto: Thomas Franke-OpitzDie Ausbildungsdauer beträgt insgesamt 3 Jahre
Die praktische Ausbildung findet in mehreren Bereichen der Universitätsverwaltung, wie z. B. dem Dezernat 5 - Personal oder dem Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung und im Sekretariat einer Fakultät der Friedrich-Schiller-Universität Jena statt.
Die theoretischen Kenntnisse werden an der Bertuchschule - SBBS für Wirtschaft, Verwaltung und ErnährungExterner Link und der Thüringer VerwaltungsschuleExterner Link in Weimar vermittelt.
-
Voraussetzungen
Auszubildende führt ein Telefonat
Foto: Christoph Worsch (Universität Jena)- Guter Realschulabschluss, insbesondere in Deutsch und Englisch
- Sichere Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik
- Interesse für die Arbeit am PC, Grundkenntnisse in der elektronischen Datenverarbeitung sind wünschenswert
- Verantwortungsbewusstsein
- Ordnungssinn
- Freude an der Arbeit mit Menschen
Szilvia Mammel
Ausbilderin für die Kaufleute für Büromanagement
Zwätzengasse 2
07743 Jena Google Maps – LageplanExterner Link
07743 Jena Google Maps – LageplanExterner Link