Hinweise zum Einstellungs- bzw. Ernennungverfahren von Universitäts- und Juniorprofessuren

Sie haben einen Ruf auf eine Junior- oder Universitätsprofessur an der Friedrich-Schiller-Universität Jena erhalten? Herzlichen Glückwunsch!

Bis zur Rufannahme wird das Verfahren von der Stabsstelle Berufungsmanagement betreut. Nun schließt sich das dienstrechtliche Einstellungs- bzw. Ernennungsverfahren an, welches von der Abteilung Professuren, Beamte und Nebengebiete (PBNG) des Personaldezernats begleitet wird. Dieses steht Ihnen auch jederzeit bei individuellen Fragen zur Verfügung. 

Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

1. Nach Rufannahme erhalten Sie - üblicherweise an die von Ihnen bei der Bewerbung angegebene Privatanschrift - vom Personaldezernat eine Liste mit Informationen, Dokumenten und Formularen, die für die Einstellung bzw. Ernennung notwendig sind. Diese Liste richtet sich nach Ihren individuellen Verhältnissen. Üblicherweise werden jedoch in jedem Fall folgende zwei Dokumente angefordert:
   1. amtsärztliches Gesundheitszeugnis: Die Untersuchung ist grds. durch einen amtsärztlichen Dienst durchzuführen. Sonderregelungen werden von der Abteilung PBNG mit Ihnen besprochen. Bitte vereinbaren Sie erst nach Aufforderung der Abteilung PBNG einen Untersuchungstermin, von der sie auch den offiziellen schriftlichen Untersuchungsauftrag zur Vorlage beim amtsärztlichen Dienst erhalten. 
   2. Führungszeugnis: Üblicherweise ist mindestens ein deutsches Führungszeugnis vorzulegen. Je nach Staatsangehörigkeit bzw. Berufsbiographie werden von der Abteilung PBNG ggf. auch Führungszeugnisse oder vergleichbare Auskünfte aus anderen Staaten bei Ihnen angefordert. Bei dem deutschen Führungszeugnis muss es sich zwingend um ein Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde ("Belegart O") handeln, welches direkt der Universität übersendet wird. Andere Arten von Führungszeugnissen sind nicht ausreichend. Bitte beantragen Sie Führungszeugnisse und ähnliche Unterlagen erst nach Aufforderung durch die Abteilung PBNG. 
   3. Weitere vorzulegende Unterlagen können bspw. sein:
      • beglaubigte Kopien der Urkunden u. Zeugnissen über sämtliche Hochschulabschlüsse und berufliche Qualifikationen
      • beglaubigte Kopien der Promotions- und ggf. Habilitationsurkunden (Lehrbefähigung und -befugnis)
      • vollständiger unterschriebener tabellarischer Lebenslauf
      • Einverständniserklärungen zur Anforderung und Weiterführung von Personalakten der bisherigen Arbeitgeber und Dienstherrn
      • taggenaue und lückenlose Nachweise über berufliche Vorzeiten, auch im Ausland, mit Angaben zu Arbeit-/Stipendiengeber, Arbeitszeit/Umfang, Funktion und taggenauer Laufzeit
      • Nachweis über Wehr-/Zivildienst o.ä.
      • Kopie Ihres Passes oder Personalausweises (bei mehreren Staatsangehörigkeiten aller Pässe)
      • beglaubigte Kopien der Geburtsurkunden der Kinder
      • beglaubigte Kopie Ihrer Geburts- oder ggf. Heiratsurkunde
      • Formulare zu Bankverbindung, Steuer etc.
2. Die angeforderten Informationen, Dokumente und Formulare können Sie analog oder digital einreichen (per E-Mail oder als Upload in die FSU-Cloud - den entsprechenden Link erhalten Sie mit der o.g. Liste). Nur Qualifikationsnachweise (z.B. akademische Grade, Approbation, berufliche Gehemigungen) und Personenstandsurkunden (u.a. Geburts- und Heiratsurkunden) müssen im Original oder als beglaubigte Kopie vorgelegt werden. Das Personaldezernat kann für interne Zwecke die Beglaubigung auch kostenfrei selbst vornehmen. Alternativ können Sie auch durch eine staatliche Behörde beglaubigte Kopien einreichen. Eine Beglaubigung aus dem kirchlichen Rechtskreis ist nicht ausreichend. Alle Dokumente müssen in deutscher oder englischer Sprache eingereicht werden, nötigenfalls müssen sie von einer/m öffentlich bestellten Übersetzer/in in eine dieser beiden Sprachen übertragen werden.

3. Nach Einreichung und Prüfung der Unterlagen werden die Ernennungs- bzw. Einstellungsdokumente erstellt (u.a. Ernennungsurkunde bei Beamten oder Dienstvertrag bei Angestellten). Gleichzeitig wird ein Ernennungs- bzw. Einstellungstermin im Präsidium mit Ihnen vereinbart.

4. Zu dem vereinbarten Termin schließt der Präsident oder eine von ihm bestimmte Vertretung mit Ihnen den Einstellungsvertrag ab oder übergibt die Ernennungsurkunde als Beamtin bzw. Beamter. Dadurch wird das Dienstverhältnis begründet. Die Einstellung bzw. Ernennung kann immer nur mit Wirkung für die Zukunft erfolgen, niemals rückwirkend.

5. Bei Beamten ist zusätzlich zur Ernennung noch eine Vereidigung erforderlich: