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Personalabrechnung

Die Personalabrechnung ist Ansprechpartner für TV-L Beschäftigte im Drittmittelbereich sowie für stud./wiss. Assistent/in, Tutor/in, stud. Aushilfe (Drittmittel)
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Foto: Jan-Peter Kasper (Universität Jena)

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss einfach stimmen

Brille liegt auf Buch

Brille liegt auf Buch

Foto: Bilddatenbank Pixabay

Unser Leistungsspektrum umfasst u. a.:

  • Personalabrechnung
  • lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigten und der Assistenten
  • Durchführung der betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL (Versorgungskasse der Länder)

von A bis Z

  • Adresse

    Damit unsere Dokumente und Anschreiben Sie auch korrekt erreichen, bitten wir Sie, Änderungen der Anschriftpdf, 31 kb dem Personaldezernat unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Bitte verwenden Sie die dafür bereitgestellten Formulare.

    Sie wollen zeitnah nach dem Ende der Beschäftigung umziehen? Bitte teilen Sie uns auch in diesem Fall die Änderung Ihrer Anschrift mit, damit wichtige Unterlagen nicht verlorengehen. 

  • Bankverbindung

    Damit wir Ihr Entgelt auf das richtige Konto überweisen können, benötigen wir Ihre Bankverbindung. Bitte teilen Sie uns Änderungen Ihrer Bankverbindungpdf, 2 mb (IBAN, BIC und Name der Bank) mindestens 4 Wochen vor der Kontoumstellung schriftlich mit. Vergessen Sie auch Ihre Unterschrift nicht.

  • Betriebliche Altersvorsorge

    Die betriebliche Altersversorgung im öffentlichen Dienst ist eine Art Betriebsrente nach TV-L §25Externer Link und dem Tarifvertrag über die betriebliche AltersversorgungExterner Link der Beschäftigten des öffentlichen Dienstes (ATV). Die betrieblichen Altersversorgung wird bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) mit Sitz in Karlsruhe durchgeführt.

    Die Friedrich-Schiller-Universität Jena meldet Sie mit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses als neue versicherte Person für die Pflichtversicherung (VBLklassik) bei der VBL an. Die Aufwendungen für die Versicherung bei der VBL werden von der Friedrich-Schiller-Universität Jena und der beschäftigten Person getragen. Die Friedrich-Schiller-Universität Jena trägt die Kosten (Umlagen und Beitrag zum Kapitaldeckelungsverfahren) in Höhe von 3,06 % des zusatzversorgungspflichtigen Entgelts. Die beschäftigte Person leistet derzeit einen Eigenanteil in Höhe von 4,25 % des zusatzversorgungspflichtigen Entgelts.

    Beschäftigte mit einer wissenschaftlichen Tätigkeit werden grundsätzlich für befristete Zeiträume eingestellt, so dass die erforderliche Wartezeit von 60 Kalendermonaten für einen Rentenanspruch häufig nicht erfüllt wird. Hier besteht die Möglichkeit, sich von der Pflicht zur Versicherung befreien zu lassen, sofern noch keine früheren Pflichtversicherungszeiten in der Zusatzversorgung vorliegen.

    In diesen Fällen wird eine freiwillige Versicherung durch den Arbeitgeber bei der VBLextra begründet. Die Anmeldung bei der VBLextra erfolgt schriftlich und auf Antrag innerhalb von zwei Monaten nach Beginn des Arbeitsverhältnisses.

    Mit der VBLextra erhalten Sie eine kapitalgedeckte betriebliche Altersversorgung. Um Rentenleistungen in Anspruch zu nehmen, sind keine Wartezeiten in der VBLextra zu erfüllen.  Die Friedrich-Schiller-Universität und Sie als wissenschaftlich beschäftigte Person investieren jeweils 2,00 % des zusatzversorgungspflichtigen Entgelts.

    Weitere Informationen erhalten Sie direkt auf der Seite der VBLExterner Link

  • Elektronischer Dokumentenversand

    Nach erfolgter Gehaltsabrechnung erhalten Sie Ihre Gehaltsnachweise aus dem Abrechnungsprogramm
    grundsätzlich auf elektronischem Weg. Bitte tragen Sie hierzu die für Sie vom Rechenzentrum der Universität Jena bereitgestellte E-Mail-Adresse in das Formularpdf, 199 kb ein.

  • ELStAM (Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale)

    Damit die Friedrich-Schiller-Universität Jena Ihre ELStAM bei der der Finanzverwaltung abrufen kann, benötigen wir Ihre steuerliche Identifikationsnummerpdf, 2 mb sowie die Auskunft über Haupt- oder Nebenarbeitgeber. 

  • Elternzeit

    Die Elternzeit ist durch das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)Externer Link geregelt, sie besteht unabhängig vom Anspruch auf Elterngeld. Sie können Elternzeit auch in Ihrem befristeten Arbeitsverhältnis beanspruchen, das befristete Arbeitsverhältnis endet weiterhin mit Ablauf der Befristung.

    Nur bei Arbeitsverträgen nach dem TV-L, nach Wissenschaftszeitvertragsgesetz, hat die Elternzeit Auswirkung auf den Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

  • Entgelt

    Ihr monatliches Entgelt ergibt sich aus der Vereinbarung im Arbeitsvertrag. Die Auszahlung des monatlichen Entgelts erfolgt am letzten Werktag eines jeden Monats für den laufenden Monat auf ein Konto innerhalb eines Mitgliedstaats der Europäischen Union

  • Geburt eines Kindes

    Auf Grundlage des voraussichtlichen Geburtstermins (z. B. durch Vorlage des Mutterpasses oder Bescheinigung durch den Arzt) berechnen wir die Dauer des Zuschusses für das Mutterschaftsgeld.

    Kommt der Nachwuchs doch nicht zu errechneten Termin? Mit Vorlage der Geburtsurkunde erfolgt durch uns eine erneute Berechnung der Mutterschutzfrist und daran anknüpfend eine Anpassung der Dauer des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.

  • Jahressonderzahlung

    Tarifbeschäftigte, die am 01. Dezember des jeweiligen Jahres in einem unter den TV-L fallenden Arbeitsverhältnis stehen, haben Anspruch auf eine Jahressonderzahlung. Nach § 20 TV-LExterner Link ist Bemessungsgrundlage für die Jahressonderzahlung das monatliche Entgelt, das den Beschäftigten in den Kalendermonaten Juli, August und September durchschnittlich gezahlt wird. Bei der Berechnung sind Überstundenentgelte, Leistungs- und Erfolgsprämien nicht zu berücksichtigen.

    Die Jahressonderzahlung vermindert sich um je ein Zwölftel für jeden vollen Kalendermonat, in dem beschäftigte Personen keinen Anspruch auf Entgelt oder Entgeltfortzahlung haben.

  • Krankenentgelte

    Sie sind wegen einer Erkrankung arbeitsunfähig? Bitte informieren Sie unverzüglich die Ihnen vorgesetzte(n) Person(en) über die Arbeitsunfähigkeit sowie ihre voraussichtliche Dauer. Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit an das Dezernat Personal als Vertreter des Arbeitgebers erfolgt im Service Desk PortalExterner Link.

    Das Entgelt im Krankheitsfall wird längstens bis zum Ende der 6. Woche fortgezahlt, wobei Zeiten der Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Erkrankung angerechnet werden. Danach erhalten Sie von Ihrer Krankenkasse Krankengeld oder entsprechende gesetzliche Leistungen. Ergänzend dazu erhalten Tarifbeschäftigte ab einer Beschäftigungsdauer von mindestens einem Jahr einen Krankengeldzuschuss in Höhe des Unterschiedsbetrags zwischen den tatsächlichen kalendertäglichen Barleistungen des Sozialleistungsträgers und dem kalendertäglichen Nettoentgelt. Der Krankengeldzuschuss wird abhängig von der Beschäftigungszeit, längstens bis zur 39. Woche gezahlt. Zeiten der Entgeltfortzahlung werden auf die Höchstbezugsdauer angerechnet.

  • Krankenkasse

    Vor Beginn Ihres Beschäftigungsverhältnisses füllen Sie bitte den Fragebogen Sozialversicherung für Drittmittelbeschäftigtepdf, 4 mb oder den Fragebogen zur Krankenversicherung für studentische und wissenschaftliche Assistent*innenpdf, 21 kb sorgfältig aus.

    Sofern Sie einen Wechsel der Krankenkasse beabsichtigen, sprechen Sie bitte mit Ihrer Krankenkasse. Bitte teilen Sie uns sobald als möglich über das Service Desk PortalExterner Link die Änderung mit. Nur so können wir gewährleisten, dass die Krankenkassenbeiträge an die neue Krankenkasse abgeführt werden und die damit verbundenen Ab- und Anmeldungen durch uns erfolgen können.

  • Mini-Job (Geringfügige Beschäftigung)

    Eine Beschäftigung als Studierende*r oder Beschäftigte*r mit geringen Wochenstunden kann wegen der Höhe des monatlichen Verdienstes geringfügig sein (aktuell 603,- EUR pro Monat). Dabei werden die Arbeitsentgelte mehrerer zeitgleich nebeneinander erfolgenden geringfügigen Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern zusammengerechnet.

    Liegen die Voraussetzungen für eine geringfügige Beschäftigung vor, besteht Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Eine Rentenversicherungspflicht besteht grundsätzlich, der von Ihnen zu tragende Anteil beläuft sich auf 3,6 % des Arbeitsentgelts. Sie haben jedoch die Möglichkeit, sich auf schriftlichen Antragpdf, 143 kb von der  Rentenversicherungspflicht befreien zu lassen.

  • Mini-Job als Kurzfristige Beschäftigung

    Falls Ihre Beschäftigung nur von kurzer Dauer ist und Sie diese nicht berufsmäßig ausüben, kann sie aus diesem Grund kurzfristig sein (als eine weitere Form „geringfügiger Beschäftigung“). Die Beschäftigung darf im Kalenderjahr an nicht mehr als drei Monaten oder 70 Arbeitstagen erfolgen. Auch hier werden alle kurzfristigen Beschäftigungen zusammengerechnet.

    Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, besteht Versicherungsfreiheit in allen Bereichen der Sozialversicherung.

  • Mini-Job und Steuerpflicht

    Geringfügige sowie kurzfristige Beschäftigungen unterliegen grundsätzlich der Steuerpflicht. Das bedeutet, dass eine Besteuerung nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen erfolgt.

  • Mini-Job und Abführung SV-Beiträge

    Die Minijob-Zentrale als Teil der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ist für die Beitragsabführung der Sozialversicherungsbeiträge und die Entgegennahme der Datenmeldungen für geringfügige und kurzfristige Beschäftigungen zuständig. Aus diesem Grund wird auf Ihrer Lohn -und Gehaltsabrechnung als Krankenkasse die Bundesknappschaft abgebildet

  • Sozialversicherung

    Grundsätzlich unterliegen alle beschäftigten Personen der Sozialversicherungspflicht. Bei der Beurteilung der Versicherungspflicht sind die einzelnen Säulen der Sozialversicherung getrennt voneinander zu betrachten. Das bedeutet, dass je nach individueller Situation in einzelnen Bereichen eine Ausnahme von der Versicherungspflicht möglich ist. Zur Beurteilung der Sozialversicherungspflicht benötigen wir Ihre Unterstützung, bitte füllen Sie den Fragebogen für Drittmittelbeschäftigtepdf, 4 mb oder den Fragebogen für studentische und wissenschaftliche Assistent*innenpdf, 2 mb sorgfältig aus.

    Anschließend melden wir Sie auf elektronischem Weg für die Bereiche der Sozialversicherung bei der von Ihnen gewählten Krankenkasse an. Minijobber werden bei der Minijobzentrale (Knappschaft-Bahn-See) angemeldet.  Sie erhalten alle Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung in Kopie.

    Bitte bewahren Sie Ihre Meldebescheinigungen sorgfältig bis zum Renteneintritt auf

    Pflegeversicherung 

    Sofern Sie versicherungspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung sind, müssen wir prüfen, ob auch ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu zahlen ist. Bei kinderlosen Mitgliedern gilt ein Beitragssatz in Höhe von 4,20 %, für Mitglieder mit einem Kind gilt ein Beitragssatz von 3,6 %. Mitglieder mit mehreren Kindern unter 25 Jahren erhalten einen Abschlag ab dem zweiten bis zum fünften Kind in Höhe von 0,25 Beitragssatzpunkten je Kind.

    Rentenversicherung für Minijobber

    Für Minijobber besteht Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung. Als Minijobber zahlen Sie zum Rentenversicherungsbeitrag des Arbeitgebers grundsätzlich einen Eigenbeitrag in Höhe von 3,6 %. Bei Minijobs mit einem Verdienst von weniger als 175 EUR monatlich wird die MindestbeitragsregelungExterner Link angewendet. Das bedeutet, dass Ihr Eigenbeitrag prozentual steigt.

    Beispiel für einem monatlichen Bruttoverdienst von 100 EUR

    Mindestbemessungsgrundlage (175 EUR x 18,6 %)                          32,55 EUR          

    abzgl. Arbeitgeberanteil (15% aus tatsächlichem Entgelt)               15,00 EUR

    Minijobber Eigenbeitrag                                                                         17,55 EUR

  • Vermögenswirksame Leistungen

    Sie haben gemäß § 23 TV-LExterner Link Anspruch auf vermögenswirksame Leistungen, wenn auf Ihr Beschäftigungsverhältnis der TV-L anwendbar ist und Ihre Beschäftigung bei der Friedrich-Schiller-Universität Jena mindestens 6 Monate dauert. Vollbeschäftigte erhalten monatlich 6,65 EUR brutto. Teilzeitbeschäftigte erhalten den Zuschuss entsprechend ihrer vertraglich vereinbarten individuellen Arbeitszeit. 

    Die vermögenswirksamen Leistungen müssen nach Maßgabe des jeweiligen Vermögensbildungsgesetzes in einer zulässigen Anlageform angelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, die Höhe der monatlichen Leistungen für Ihre Anlageform zu wählen.

    Für die Beantragung der vermögenswirksamen Leistungen benötigen wir eine Kopie des Vertrages mit Bankverbindung, Konto- und Vertragsnummer. Sobald uns Ihr Antrag vorliegt, können wir Ihnen den Arbeitgeberanteil max. 2 Monate rückwirkend innerhalb desselben Kalenderjahres gewähren

  • Werkstudentenprivileg

    Werkstudenten sind ordentlich Studierende, die mehr als geringfügig beschäftigt sind und deren Studium im Vordergrund steht. Das sogenannte Werkstudentenprivileg erlaubt den ordentlichen Studierenden, neben ihrem Studium bis max. 20 Wochenstunden zu jobben. Dafür sind alle Arbeitszeiten aller Beschäftigungen zu addieren. Ausnahmen von der 20 -Stunden-Schwelle sind unter bestimmten Bedingungen möglich.

    Zur Prüfung des Werkstudentenprivilegs benötigen wir von Ihnen die Vorlage der aktuellen Studienbescheinigung

Ihre Ansprechpersonen rund um die Entgeltabrechnung